Software para nómina: 7 funciones que te evitarán errores

La labor de la contaduría se ha llevado a cabo durante casi toda la historia de manera manual, metódica y repetitiva, lo cual ha cambiado considerablemente en los últimos años gracias a la llegada de tecnologías que transformaron la disciplina, como, por ejemplo, el software para nómina.

En ese sentido, el uso de software ha sido uno de los avances más significativos, pues estos han traído enormes beneficios a quienes hacen trabajos de contabilidad y gestión de transacciones en las empresas.

Esta tecnología ha ayudado a mejorar la eficacia con que se realizan muchas de las tareas del sector, como lo son el manejo de cuentas, almacenamiento de datos, gestión de personal o la elaboración y pago de la nómina.

Los softwares para nómina tienen un gran potencial por aprovechar, y su alcance es bastante mayor del que muchos se imaginan. Por ello, en este artículo te contamos qué es un software de pago de nómina y 7 funciones que agregarán valor a tu empresa. 

¿Qué es un software para nómina?

Un software para nóminas es un programa diseñado para la gestión de la nómina de una empresa, bien sea la creación, actualización, pago o almacenamiento de la misma, adaptándose a formatos y elementos básicos como:

• El Seguro Social
• La contemplación de los años de servicio para vacaciones anuales y finiquito
• El seguimiento de remuneraciones pendientes
• El monto diario de pago y el feriado proporcional
• Entre otros elementos asociados a los recursos humanos y los términos del contrato de cada empleado, que definen la correcta gestión de sus pagos.

Esta solución ofrece herramientas pensadas para facilitar la labor del equipo de contabilidad, automatizando ciertas partes del proceso y simplificando otras tantas.

Estos programas informáticos, usualmente contratados de un proveedor de software especializado, tienen como principal objetivo mejorar la eficiencia de la creación de nóminas gracias a digitalizar la tarea. Esto permite aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología, como el rápido manejo y procesamiento de datos.

Los softwares de remuneraciones cubren un gran terreno en lo que respecta al tipo de funcionalidades que pueden ayudar a un contador. Las compañías los emplean en bastantes formas para disminuir la carga de trabajo y obtener mejores resultados en tiempo récord. Y los softwares de pago de nómina son una modalidad que ha ganado peso con el tiempo.

¿Qué beneficios tiene usar un software para nómina?

Implementar programas digitales para la gestión de nómina tiene grandes ventajas en un montón de frentes. Simplifica tareas complejas como la liquidación de sueldos o el pago de remuneraciones, y las más sencillas las automatiza y refuerza.

Algunos de los alcances más notorios que tienen los softwares para nómina son:

1. Mayor rapidez

Utilizar softwares suele suponer un aumento en la eficiencia con la que se trabaja en materias de contabilidad, puesto que simplifican los procesos, automatizando una parte de los mismos, lo cual es especialmente útil para aligerar la carga que suponen ciertos trabajos monótonos y laboriosos.

Los softwares permiten crear plantillas, formatos o versiones previas que ahorran un montón de tiempo a la hora de elaborar la nómina. Además de facilitar la introducción de nuevas entradas en la misma o de modificar los valores en ella.

2. Reducción de costos

Muchas compañías, por el motivo que sea, no son capaces de encargarse individualmente de elaborar su nómina y llevarla al día, por lo que subcontratan a terceros que se encarguen del asunto, lo que suele suponer un gasto considerable en el largo plazo.

El uso de sistemas contables puede simplificar la tarea lo suficiente como para que sea manejada de manera interna por parte de la compañía, recortando gastos que podían verse como innecesarios.

3. Menos errores

Nadie está exento de cometer algún desliz, y alguien elaborando la nómina y pagándola puede tener alguna errata en el resultado final. Por entendible que sean estos pequeños fallos, los queremos evitar a toda costa, ya que hablamos del pago del salario de nuestro equipo de trabajo, un tema sumamente importante.

En este caso, usar un programa ayudará a reducir el posible error humano haciendo revisiones automáticas del formato en busca de inconsistencias que corregir. También resuelven operaciones aritméticas por ti, disminuyendo aún más los posibles fallos.

4. Automatización del proceso de pago

Calcular, revisar, enviar y pagar las nóminas es un proceso largo y tedioso, lo cual puede empeorar si la compañía tiene un plantel amplio, o si hay muchos tipos de contratos distintos en la empresa que requieran una corrección manual.

Pensados para ello, los softwares de gestión se pueden programar para que, periódicamente, envíen la nómina a los miembros de la empresa, pague los salarios y entregue balances operacionales tras ello.

5. Mayor facilidad para calcular variables en un contrato

Como recién mencionamos, los softwares de contabilidad son sumamente útiles para realizar cálculos, así como para establecer las cantidades que se manejaran en un contrato en particular.

Muchos acuerdos contractuales ofrecen distintos tipos de remuneraciones basándose en ciertas condiciones u objetivos. Dichas remuneraciones pueden ser porcentuales o escalar con el tiempo, por lo que un programa que ayude a saber de manera sencilla su valor total supone un apoyo fundamental.

6. Mantenerse al tanto de la legislación vigente

El pago de salarios involucra naturalmente una parte legal, tanto por la parte del derecho laboral como por los intereses tributarios. Por ende, es necesario estar actualizados e informados sobre los posibles cambios de leyes que puedan afectar a cómo se retribuyen los sueldos.

Es por ello que algunos softwares ofrecen herramientas útiles en este sentido. Unos, por ejemplo, disponen formatos específicos para el abono de los impuestos, los cuales se actualizan rápidamente si se produce una modificación en este sentido. Todo lo que sea facilitar el trato con la hacienda pública es una ventaja.

7. Preparar finiquitos

Los finiquitos son un tema complejo, pues estos involucran su buena porción de trabajo legal y revisión de acuerdos y cláusulas, con lo que es posible que haya momentos en los que haya dudas con respecto a cómo actuar en caso de que un colaborador parta de la empresa.

Cuestiones como el tipo de retribución que se debe abonar o cómo calcular el pago de vacaciones en un finiquito pueden ser enrevesadas. Por ello, utilizar un software de remuneraciones esclarecerá el escenario y manejará la tarea de forma más complaciente para todas las partes.

¿Cómo escoger un software para nómina?

Elegir un programa de remuneraciones puede ser algo complicado, pues querrás apostar por uno que encaje de la mejor manera con las necesidades que tu empresa pueda tener.

Lo ideal es buscar un software al que la compañía se pueda adaptar rápidamente. De fácil uso y especialización, y que cubra tantas áreas como sea posible; además de ser compatible con la infraestructura de la que se disponga.

En ese sentido, el sistema de remuneraciones de Nubox es una solución óptima, pues esta ofrece funciones indispensables a la hora de realizar el pago de nómina, tanto en el terreno legal como en el contable. A su vez, dispone actualización en parámetros legales y capacidad de producir muchos documentos necesarios.

Es por ello que te invitamos a que, si estás interesado, le eches un vistazo al sistema de remuneraciones de Nubox. ¡Seguro que te será útil!