Pago de nómina de trabajadores: ¡6 buenas prácticas!

El pago de nómina es un punto de sumo cuidado para toda empresa. No importa si es pequeña o grande, siempre es necesario darle la debida importancia al momento de hacer los cálculos y liquidaciones de sueldo. De lo contrario, te puedes enfrentar a demandas y multas innecesarias.

La nómina es esencial para todo negocio por la necesidad que tiene de emplear personas capaces de ayudar a su crecimiento, por el impacto que genera en las personas que reciben este pago —los trabajadores— y por la importancia que tiene su correcta aplicación en los estados financieros de la empresa.

Por eso, debes fijarte bien en cada detalle al momento de realizar el pago a tus trabajadores, evitar errores en su aplicación y, de este modo, no perjudicar el bienestar de cada uno de ellos ni tus operaciones.

En virtud de lo anterior, en este artículo te hablaremos en profundidad sobre las nóminas y compartiremos 6 buenas prácticas que te ayudarán a efectuar el pago de nómina sin ningún problema. ¡No dejes de leer!

¿Qué es la nómina y cuáles son sus componentes?

La nómina es un registro que una empresa mantiene para organizar y procesar los pagos de salarios a sus empleados. Los componentes típicos de una nómina incluyen:

• Salario: El pago base que recibe el empleado, que puede ser expresado en términos horarios, semanales, mensuales o anuales.
• Comisiones: Pagos adicionales que se hacen a los empleados, generalmente basados en un porcentaje de las ventas realizadas o los objetivos alcanzados.
• Horas Extras: Compensación adicional por las horas trabajadas más allá de la jornada laboral normal. Las tasas de pago por horas extras suelen ser más altas que las horas normales.
• Recargos Nocturnos y Festivos: Pagos adicionales por trabajar en horarios nocturnos o en días festivos, según lo establecido por las leyes laborales o los acuerdos contractuales.
• Descuentos: Deducciones de la nómina por diversos conceptos, como impuestos, contribuciones a la seguridad social, pensiones, seguros de salud, y otros posibles descuentos acordados o mandatados por la ley.
• Beneficios y Bonificaciones: Incluyen beneficios adicionales como seguros, pensiones, bonificaciones por desempeño, entre otros.
• Vacaciones y Licencias: Compensación por días de vacaciones o licencias que pueden ser pagadas, como licencias médicas o maternidad.

Cada uno de estos componentes juega un papel vital en la determinación del salario neto que un empleado recibe. La nómina también puede incluir detalles sobre la retención de impuestos y otras deducciones legales. Además, las empresas deben garantizar que sus sistemas de nómina cumplan con las regulaciones y leyes laborales vigentes, lo cual puede variar según el país y la región.

En resumen, una nómina detallada y precisa es fundamental para la gestión eficiente de los recursos humanos de una empresa, asegurando que todos los empleados reciban una compensación justa y adecuada por su trabajo, al tiempo que se cumplen las obligaciones fiscales y legales.

Las mejores prácticas para el pago de nómina de trabajadores

Entre las mejores prácticas que puedes aplicar a la hora de pagar la nómina a tus trabajadores, sin duda, se encuentran:

Sé puntual en el pago de nómina

La puntualidad genera confianza, motivación y, por consiguiente, personas felices en su desempeño laboral.

Para los trabajadores es de gran valor que no te atrases en los pagos de sus sueldos y salarios. Revisa los plazos estipulados en los contratos para que sepas hasta qué fecha puedes realizar el abono.

En este aspecto, varias empresas pactan con su personal la forma en la que será pagada su nómina, la cual puede ser mensual, quincenal o semanal. ¡Cumple con lo acordado!

Además, recuerda que el pago atrasado puede traerte problemas legales o multas.

Verifica la información

Ahórrate los errores de cálculo al realizar las estimaciones en el pago de nómina. ¿Cómo? Considerando los muchos factores involucrados en esta operación, los cuales varían según trabajador.

Recuerda que cada uno de ellos tiene una situación diferente, ya sea por tipo de jornada, horas extras, descuentos por inasistencia, comisiones, bonificaciones, cajas de ahorro, entre otros.

El sueldo puede ser variable o fijo dependiendo de lo acordado. Por esta razón, analiza cada caso cuidadosamente y no asumas que todos conllevan los mismos detalles. Igualmente, verifica si durante el mes alguno de tus colaboradores solicitó un anticipo que debas deducir de su sueldo.

Identifica los ingresos imponibles y los no imponibles

La remuneración del trabajador se estructura por aquellos ingresos considerados imponibles, los cuales incluyen el sueldo base, las horas extras y las gratificaciones legales que posteriormente tienen las deducciones correspondientes.

Por otra parte, está el ingreso no imponible, el cual se refiere a aquellos gastos en los que incurre el trabajador para poder desarrollar sus actividades laborales, como la colación, el transporte, los viáticos, la asignación familiar, entre otros, pero a los cuales no se les puede realizar ningún tipo de descuento legal.

Cada empresa estipula en el contrato si incluyen estos ingresos y su identificación es vital para no cometer errores a la hora de realizar los cálculos para el pago de nómina.

Respeta la normativa legal

La ley establece ciertas normas a seguir para el pago de nómina, tanto en temas laborales como en las deducciones obligatorias —de tributación y seguridad social— que se encuentran establecidas dentro del respectivo marco legal del país. En el caso de Chile, se deben considerar los siguientes ítems al momento de realizar los cálculos:

• Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP): Estipula una retención del 10% del sueldo imponible del trabajador.
• Prestación de salud: La cual puede ser FONASA —correspondiente al 7% del sueldo imponible— o ISAPRE —entidades privadas que establecen un % de acuerdo a sus servicios y son plasmados en un contrato aceptado por el trabajador.
• Seguro de cesantía: Correspondiente al 0,6% aplicado igualmente al sueldo imponible. Este seguro ayuda al trabajador en caso de quedar sin trabajo.
• Haberes tributarios: Es un impuesto aplicado a los salarios si estos exceden mensualmente las 13,5 UTM.

Estas son las principales deducciones establecidas en la ley y que debes tener en cuenta para el pago de nómina. De igual forma, mantente atento a cualquier cambio que se pueda generar en cuanto a la normativa para que siempre cumplas con las leyes vigentes.

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Confirma las formas de pago

Normalmente, las empresas optan por realizar el pago de los sueldos mediante transferencias bancarias, puesto que son más seguras, confiables y fáciles de manejar, tanto para ellas como para sus colaboradores.

Debes constatar que se realicen los abonos a las cuentas correspondientes de cada uno de los trabajadores, y si existe algún caso que deba ser pagado en efectivo o por medio de algún otro método.

De este modo, no tendrás problemas de atraso en el pago de nómina por no considerar a tiempo todas las opciones.

Genera recibos de liquidación de nómina

Por ley, es indispensable que se le entregue a cada trabajador un recibo o liquidación de sueldo donde se especifique cada detalle de su remuneración mensual.

Este documento puede ser firmado tanto por el empleador como por el trabajador —si está de acuerdo y así lo desea— para confirmar que se le pagó íntegramente el sueldo mensual que le correspondía. Asimismo, cada parte debe quedarse con una copia con el fin de comprobar la operación realizada.

Verifica con tus trabajadores que todo se encuentre en orden y que reciban el importe que les corresponde por la realización de sus labores.

Un pago de nómina oportuno y sin errores representa indudablemente un motor motivacional para cada uno de los colaboradores que forman parte de tu empresa, lo que genera un mayor rendimiento e interés en sus labores y, por ende, un incremento en tu desarrollo económico.

Mejora tus procesos con un software de pago de nómina

Los softwares de pago de nóminas no solo simplifican y automatizan procesos que tradicionalmente han sido complicados y propensos a errores, sino que también ofrecen una multitud de beneficios adicionales que pueden transformar la forma en que las empresas manejan la remuneración de sus empleados.

Automatización y Precisión Mejoradas

El software de pago de nómina elimina gran parte del trabajo manual involucrado en el cálculo de salarios y deducciones. Con la capacidad de integrar automáticamente las variables de tiempo trabajado, ausencias, horas extras y otros factores, estos sistemas reducen significativamente el riesgo de errores humanos. Esto no solo asegura la precisión en los pagos a los empleados, sino que también ayuda a mantener el cumplimiento con las normativas fiscales y laborales.

Gestión Eficiente del Tiempo

Un aspecto clave de estos softwares es su capacidad para ahorrar tiempo. Al automatizar procesos como la entrada de datos, cálculos de salarios y generación de informes, los sistemas de nómina permiten a los equipos de recursos humanos y contabilidad dedicar su tiempo a tareas más estratégicas y de mayor valor, mejorando así la eficiencia general de la empresa.

Acceso y Seguridad de Datos

Los softwares de nómina modernos ofrecen plataformas seguras y centralizadas para almacenar y acceder a los datos de nómina. Esto no solo mejora la seguridad de la información confidencial, sino que también permite un acceso fácil y rápido a los registros históricos de nómina, lo cual es crucial para el análisis y la toma de decisiones informadas.

Cumplimiento Normativo Actualizado

Con las leyes y regulaciones fiscales y laborales en constante cambio, mantenerse actualizado puede ser un desafío. Los softwares de nómina están diseñados para actualizarse regularmente, asegurando que las empresas permanezcan en cumplimiento con las últimas normativas, reduciendo así el riesgo de sanciones y multas.

Integración y Personalización

Estas herramientas suelen ofrecer opciones de personalización y la capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales, como la gestión de recursos humanos y la contabilidad. Esta integración proporciona una visión más holística y coherente de las finanzas y las operaciones de la empresa, lo que facilita una mejor planificación y gestión.

Adoptar un software de pago de nómina es una decisión estratégica que puede llevar la gestión de nóminas de una empresa a un nuevo nivel de eficiencia, precisión y conformidad. Al elegir la herramienta adecuada, las empresas pueden no solo mejorar sus procesos de pago de nómina, sino también impulsar la productividad y el cumplimiento normativo, garantizando una gestión financiera sólida y eficiente.

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