¿Cómo realizar una eficiente gestión de vacaciones y ausencias?

Karen Pastén

Escrito por Karen Pastén

Ingeniera en Información y Control de Gestión. Cuento con un Diplomado en Desarrollo de Personas y Organizaciones. Tengo más de 10 de años de experiencia liderando el proceso de remuneraciones en empresas del sector retail y tecnológica.

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Para que una empresa mantenga un buen nivel de funcionamiento durante los merecidos periodos de descanso de sus colaboradores, es esencial que desarrolle una gran gestión de vacaciones y ausencias.

Los trabajadores tienen derecho a 3 semanas de vacaciones con goce de sus haberes imponibles luego de cumplir un año de servicio en la misma organización, de acuerdo con el artículo 67 del Código de Trabajo chileno.

A menudo, el período de descanso de los funcionarios puede ocasionar ciertos desequilibrios en la cotidianeidad del negocio, a raíz de la merma de personas involucradas en determinados procesos.

De ahí la importancia de la gestión de vacaciones y ausencias con eficiencia. Para descubrir cómo hacerlo, ¡te invitamos a que continúes leyendo nuestro post!

¿Qué es la gestión de vacaciones y ausencias?

La gestión de vacaciones y ausencias es una de las principales responsabilidades del área de recursos humanos y, en el caso de los negocios pequeños y familiares, muchas veces de sus propios dueños.

De hecho, administrar las ausencias ya sea justificables por causa médica o absentismo, así como los períodos de descanso de los funcionarios, consiste en un punto esencial de la estrategia empresarial en líneas generales.

En definitiva, poner en marcha acciones que fomenten el control de las ausencias como bajas, faltas y vacaciones permite garantizar que la empresa mantenga el ritmo de su proceso operativo y productivo. 

Asimismo, es esencial para analizar la calidad y efectividad del plantel organizacional y emprender medidas que minimicen el incumplimiento en términos de productividad y rendimiento.

¿Cómo gestionar las vacaciones de tus colaboradores?

A continuación, conoce 4 consejos fabulosos para evitar dolores de cabeza y gestionar las vacaciones y ausencias de modo adecuado:

1. Aclara el contexto en la etapa de selección

Las particularidades de los negocios demandan que cada empresa cuente con una política vacacional adaptada a su contexto

Es esencial que tus colaboradores conozcan la dinámica de vacaciones desde el momento que inician un proceso de selección, así que señala este punto durante la entrevista.

2. Establece plazos para la solicitud de vacaciones

Coloca el interés organizacional en primer plano, organizando la estructura para que los colaboradores cuenten con un tiempo plausible para pedir sus días de descanso y, así, puedas reorganizar los equipos manteniendo el nivel de eficiencia operativa.

3. Planifica las actividades 

La planificación va de la mano de la organización de los plazos, dado que fomenta el correcto desarrollo de las actividades durante la ausencia de los colaboradores.

Bajo esta perspectiva, debes evitar que los equipos se sientan sobrecargados. Para eso, considera la contratación de mano de obra freelancer.

4. Minimiza los conflictos

La disputa por las vacaciones en ciertas épocas del año como feriados nacionales, navidad y Año Nuevo pueden iniciar conflictos. Por esta razón, es recomendable que implementes un sistema de seguimiento de solicitudes y un calendario compartido. 

Recuerda, la transparencia es esencial para generar confianza y estimular una buena comunicación entre los colaboradores y la organización.

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¿Cómo se pagan las vacaciones en Chile?

Calcular las vacaciones bajo los dictámenes nacionales es un proceso muy sencillo.

Básicamente, debes otorgar 15 días hábiles definidos por legislación laboral y añadirle a la remuneración los días inhábiles dentro de ese periodo.

Es decir, si en en general - sumando hábiles e inhábiles - el trabajador pasa 21 días de descanso, los mismos deben quedar pagos en su totalidad.

Es importante destacar que el pago incluye las leyes sociales en Chile y todos los beneficios vigentes del trabajador.

Otro aspecto que debes tener en mente es que cada colaborador tiene derecho a 1,25 días de vacaciones por mes trabajado y que el período de descanso no genera un monto adicional.

Vacaciones progresivas

De acuerdo con el artículo 68 del Código de Trabajo, los funcionarios con diez años de trabajo continuo o no, para una o más empresas, tienen derecho a un día más de descanso a cada 3 nuevos años de servicio considerando negociaciones individuales o colectivas.

Por ejemplo, un trabajador con 13 años de trabajo, tiene derecho a 15 días hábiles más 1 por tiempo de servicio.

Cálculo de las vacaciones en un finiquito

Calcular un finiquito en Chile de modo adecuado, demanda el registro efectivo de todos sus derechos como la liquidación de sueldo y las vacaciones, haberes que deben constar en el libro de remuneraciones corporativo. 

En lo respecta a este último punto, en el caso de despido o renuncia antes de completar un año de servicio en la misma empresa, el área de recursos humanos debe dividir 15 días hábiles entre 12 meses y el resultado entre 30 días. Luego de obtener la fracción de 0,04167 feriados por días de trabajo, el responsable debe hacer los siguientes cálculos:

  • Multiplicar 1,25 por el número de meses de servicio entre la fecha de contratación y de renuncia o despido.
  • Multiplicar 0,04167 por el número de días que exceden un mes pero no alcanzan para completar otro.

Por ejemplo, un funcionario que ha trabajado 5 meses y 10 días tiene derecho a:

  • 1,25 * 5 = 6,25 días
  • 0,04167 * 10 = 0,41167 días
  • 6,25 + 0,41167 = 6,66167 días

Debes tener presente que la remuneración líquida considera los días de calendario por lo que, como dijimos anteriormente, abarca los sábados, domingos y feriados a lo largo del periodo de vacaciones.

Por ejemplo, si el salario diario es de $10.000, el cálculo consiste en multiplicar:

  • 6,66167 * 10.000 = $66.616,7

¿Cómo mantener un control de las ausencias de los trabajadores?

Además de las medidas prácticas señaladas anteriormente, es interesante controlar las ausencias contando con los siguientes tips:

Apóyate en la tecnología

Muchos softwares orientados al sector de recursos humanos pueden ayudarte en esta labor. Fíjate cuál opción disponible en el mercado se ajusta mejor a tus necesidades y adóptala.

Prioriza el bienestar de tus colaboradores

Además de garantizar la eficiencia operativa y financiera de la empresa, al planificar las vacaciones de los trabajadores, pon en la balanza el tiempo de servicio, su edad, su desempeño durante el año y otras cuestiones que incidan en la prioridad de las vacaciones.

¡Esto ha sido todo!

Como ves, organizar la gestión de vacaciones y ausencias es un proceso relativamente simple en el que debe priorizarse una adecuada planificación y organización de las actividades internas.

Una gestión anticipada, el apoyo tecnológico y el seguimiento constante son las claves del éxito.

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