¿Qué es la gestión de contratos?

Independientemente del sector corporativo, la gestión de contratos se ha vuelto una práctica esencial no solo en materia de organización de documentos, sino que también de cumplimiento y productividad.

De hecho, una buena parte de los gestores tiene dudas sobre las bases de una adecuada administración de contratos, así como las mejores prácticas para evitar ineficiencias y riesgos con gran potencial nocivo. 

En esta ocasión, veremos en qué consiste el manejo de contratos, quién administra este proceso en una empresa y cuáles son las estrategias más interesantes para gestionarlos con excelencia.

¿Qué es la gestión de contratos?

El manejo de contratos se puede definir como un conjunto de prácticas, normas y herramientas destinadas a crear y supervisar los contratos, con el fin de garantizar que lo acordado se lleve a cabo de manera efectiva y eficiente. 

Este concepto abarca todo el ciclo de vida de cualquier tipo de contrato, desde las propuestas iniciales hasta las normas de renovación, pasando por los calendarios de evaluación, las fechas de entrega, las reglas de pago y los plazos de validez. 

También es crucial para evitar problemas como el empleo de un trabajador sin contrato adecuado.

Por otro lado, un sistema de gestión de contratos va más allá de la simple firma de documentos en papel implicando, de esta manera, la gestión integral de los ciclos operativos y financieros relacionados con los acuerdos contractuales. 

¿Quién gestiona los contratos?

La persona encargada del manejo de contratos es, como su nombre indica, un administrador o gestor de contratos. 

Este profesional se encarga de: 

• Asegurar el cumplimiento: uno de los aspectos más críticos de su labor es garantizar que todas las partes involucradas cumplan con los términos y condiciones estipulados en los contratos.
• Minimizar el riesgo: los administradores de contratos trabajan activamente para identificar y minimizar los riesgos asociados a los acuerdos contractuales, lo que ayuda a proteger los intereses de la organización.
• Promover el almacenamiento seguro: tras la ejecución de un contrato de trabajo, se encargan de asegurar que este se almacene de manera segura y esté fácilmente accesible para las partes interesadas en el futuro.
• Estructurar plantillas automatizadas: pueden crear y revisar plantillas automatizadas que agilicen la creación de futuros acuerdos, lo que mejora la eficiencia y la consistencia del proceso.
• Analizar datos: emplean datos sobre el flujo de trabajo del contrato para identificar posibles cuellos de botella en el proceso de ejecución y tomar medidas para optimizarlo.
• Integrar tecnologías de punta: pueden integrar el flujo de trabajo de contratación digital con otras aplicaciones útiles para aumentar la productividad y la eficiencia operativa.
• Gestionar relaciones: mantienen relaciones efectivas con proveedores, subcontratistas y otras partes involucradas en los contratos.
• Negociar: en algunos casos, colaboran estrechamente con el equipo legal en las negociaciones contractuales, asegurando que los acuerdos sean justos y beneficiosos para la organización.
• Analizar contenidos: analizan minuciosamente los contratos, tanto nuevos como antiguos, para asegurarse de que el contenido sea legalmente sólido y ejecutable, lo que contribuye a evitar posibles problemas legales.

¿Cómo manejar un contrato?

Es fundamental comprender que el proceso de gestión de contratos se desglosa en varias etapas clave que permiten una administración adecuada de los acuerdos contractuales. 

Así que, veamos cómo se lleva a cabo una gestión contractual de manera eficiente:

1. Solicitud y caracterización del contrato

El primer paso es identificar las necesidades de contratación. Esto implica categorizar el tipo de contrato necesario y determinar la documentación requerida para su implementación. 

Esta fase puede surgir a partir de una iniciativa interna de la organización o en respuesta a una solicitud de un tercero, como un cliente o proveedor.

2. Redacción del contrato

Una vez identificadas las necesidades, se procede a redactar la primera versión del contrato. 

En esta etapa, es común utilizar plantillas predefinidas como punto de partida, realizando las modificaciones necesarias para adaptar el documento a las necesidades específicas del acuerdo. 

En algunos casos, se puede crear el contrato desde cero si las circunstancias lo requieren.

3. Negociación y colaboración

Tras la redacción inicial del contrato, suele llevarse a cabo un proceso de negociación y colaboración entre las partes involucradas. 

Durante esta fase, ambas partes revisan el contrato, realizan propuestas y discuten los términos y condiciones hasta llegar a un acuerdo mutuo.

4. Aprobación definitiva

Una vez que todas las partes están conformes con la versión final del contrato, se procede a obtener la aprobación definitiva por parte de los responsables competentes dentro de la organización. 

Esta aprobación asegura que el contrato se alinee con la estrategia y políticas de la empresa, lo que es esencial cuando se busca implementar un sistema de control de contratos eficaz.

5. Firma del contrato

La siguiente etapa es la firma formal del contrato acordado. 

En la actualidad, la contratación digital ha ganado protagonismo, permitiendo que la firma se haga de manera electrónica, lo que agiliza el proceso y reduce la necesidad de trámites en papel o envíos por correo postal.

6. Control, seguimiento, análisis y gestión contractual

Esta fase abarca el monitoreo continuo de los contratos a lo largo de su vida útil. 

Esto incluye tareas como el seguimiento de vencimientos, la revisión y modificación de los contratos durante su vigencia, así como el análisis de su ejecución. 

Además, es esencial configurar sistemas de alertas para recordar las fechas de vencimiento y realizar revisiones periódicas para garantizar que los contratos se cumplan eficazmente.

7. Finalización y renovación

El proceso de gestión de contratos culmina con la finalización de su vigencia o, en algunos casos, con la activación de los trámites de renovación. 

Algunos contratos pueden contener cláusulas de renovación automática, a menos que alguna de las partes se oponga en un plazo específico.

¡Optimiza tu gestión de contratos! 

La gestión de contratos es esencial para una operación empresarial eficiente y la protección de intereses. 

Desde la identificación de necesidades hasta la firma, seguimiento y renovación, cada etapa requiere atención y experiencia. 

Por esa razón, contar con un administrador de contratos es crucial porque garantiza el cumplimiento, la minimización de riesgos, la gestión de las relaciones con proveedores y clientes, y mucho más. 

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