Factura de servicios: ¡conócela a fondo!

En Chile existen documentos tributarios obligatorios con los que deben cumplir todas las empresas para poder vender un producto o servicio, en los cuales se grava la operación comercial con los impuestos correspondientes que debes pagar al Estado: uno de estos documentos es la factura de servicios que desde el 1 de febrero de 2018 es obligatoria en formato electrónico para todos los contribuyentes.  

De hecho, para que una empresa pueda operar de manera legal en el país es necesario que emita este tipo de documento por cada operación realizada, además de recibirlo al realizar la compra de mercadería, pagos de servicios o cualquier otra actividad que conlleve un intercambio de bienes o servicios.

En virtud de ello, a continuación te invitamos a conocer todo sobre la factura de servicios.

¡Lee hasta el final! 

¿Qué es la factura de servicios? 

Toda venta de productos o servicios debe registrarse mediante la emisión de un documento tributario legal, ya sea una boleta o una factura. Esta última es considerada como una acreditación de la operación de compra-venta por un bien o servicio, en la cual se incluye toda la información relacionada con la misma para demostrar la veracidad de la transacción. 

Ahora bien, la diferencia de la factura de servicios con la boleta radica principalmente a quien va dirigido el documento, es decir, si es a una persona natural o jurídica que puede acceder al reembolso del Impuesto al Valor Agregado (IVA), el cual grava el documento y crea la obligación del pago del mismo a quien lo emite.

Para explicarlo de manera más simple, la boleta no genera ningún crédito ni devolución y la factura permite hacer uso del impuesto mencionado cuando corresponde. 

¿A quién se le realiza la emisión de facturas de servicios? 

Normalmente, cuando tienes una empresa es una obligación emitir este documento tributario a quien lo solicite cuando: 

• Se trata de una persona jurídica o contribuyente del IVA. 

• El cliente lo solicita para efectos tributarios. 

• Hay ventas sujetas a impuestos especiales que son diferentes del IVA. 

• Las operaciones se encuentran exentas o no afectas al IVA. 

• Otras situaciones.  

Es importante recordar que este documento tributario se encarga de registrar tanto las compras como las ventas generadas en un periodo determinado que corresponden al giro notificado en el Servicio de Impuestos Internos (SII), ya que así el organismo puede llevar un mayor control de las operaciones ejecutadas para calcular mes a mes el monto a pagar por concepto de IVA.  

Por ejemplo, si a fin de mes tienes compras por $2.550.690 y tus ventas son superiores a $4.130.550, probablemente te corresponderá pagar dicho impuesto; ahora bien, si en caso contrario tus ventas son menores a los gastos, podrás tener un crédito a favor y no te corresponderá pagar el impuesto, ya que lo hiciste al realizar las operaciones correspondientes a las compras. 

Son muchos los factores que intervienen para el cálculo de este impuesto, pero básicamente el registro de compras y ventas es lo que determinará el pago.  

Como recordatorio, resulta fundamental que siempre mantengas en tu poder copias de todos tus documentos tributarios emitidos, especialmente cuando de factura de servicios se trata. Por supuesto, no olvides otorgar a tus clientes su respectiva copia para su archivo.  

¿Qué debe contener una factura? 

Existen ciertos aspectos que deben contener las facturas de servicios para ser consideradas totalmente válidas en Chile y entre algunos elementos que son parte de su formato encontramos: 

Encabezado

Corresponde la sección del emisor en la cual se reflejan los datos de la empresa o persona que emite la factura, es decir, quien realiza la venta, como nombre o razón social, RUT, giro, dirección, comuna, sucursales, datos de contacto, entre otros.  

Fecha de emisión y número de documento

Es clave este dato porque te permitirá rastrear la factura, llevar un control contable y cumplir con los plazos de emisión.

Identificación del receptor

En este ítem deben estar todos los datos de la persona a quien se emite el documento, es decir, el comprador del bien o servicio, tales como nombre o razón social, RUT, giro, ciudad, datos de contacto, entre otros. 

Detalle de la operación

En este punto son especificados los productos o servicios de la transacción de venta, indicando cantidades, precio unitario, nombre o código y montos totales de cada uno de ellos. Es importante destacar que se pueden omitir estos detalles si anteriormente fue emitida alguna guía de despacho que los respalde. 

Anticipos o descuentos

En la factura se puede señalar si se realizaron algunos descuentos en los productos, ya sea por cantidad adquirida, algún reembolso o cualquier otra situación que se decida, además de si se han realizado pagos anticipados por la compra de los bienes o servicios. Así, esta información sirve para evitar confusiones posteriormente.

Impuestos específicos

Deben ser detallados todos aquellos conceptos que correspondan por la generación de impuestos que gravan la operación. 

Condiciones de venta al momento de realizar la transacción

Puede ser venta al contado, crédito o cheques, entre otras. En caso de haber emitido guías de despacho, se deberá especificar el número y la fecha de cuando fue emitida. 

Sector de totales

Indica los montos netos, exentos, impuestos como el IVA y el total de toda la operación. 

Otras consideraciones que se deben tener en cuenta al momento de la emisión o recepción de una factura de servicios son: 

• Timbre electrónico: Generalmente se encuentra en la parte inferior izquierda y es un símbolo que le da veracidad al documento, pues es generado por el SII al autorizar los documentos tributarios para la empresa. Actualmente, con la obligatoriedad de la factura electrónica ya no se utilizan timbres manuales y todos los folios son autorizados y generados automáticamente en línea por la entidad. 
• Copia cedible: Es una representación de la transacción que se le otorga al comprador del producto, pero en la actualidad no tiene poder legal debido a que todo se genera electrónicamente. Mayormente, es utilizada como una copia del documento para su revisión y control interno.  
• Referencias de documentos: Las facturas de servicios también pueden contener los números de órdenes de compras que fueron generadas por el cliente para solicitar el producto, ya que de esta manera hay un respaldo si existiese algún error. 
• Facturas exentas: En caso de que la operación sea generada por una actividad que no se encuentre gravada por impuestos, solo debe ser considerado el valor facturado sin incluir cargos por otros conceptos tributarios.

Si bien son muchos los detalles a tener en cuenta al emitir una factura de servicios, no es algo que deba preocuparte en exceso: como indicaremos más adelante, hoy existen distintas soluciones tecnológicas que facilitan esta tarea y evitan los posibles errores a raíz del ingreso manual de datos.

¿Cuál es realmente la importancia de una factura?  

La contabilidad es uno de los elementos más importantes para el correcto funcionamiento de una empresa, pues ayuda a visualizar la situación financiera de esta y, por consiguiente, sirve para tomar las mejores decisiones en favor del crecimiento de la misma. 

En este sentido, la emisión de facturas te permite conocer cuáles han sido las transacciones comerciales de ventas que has realizado en un periodo determinado y aquellas compras o gastos en los que has incurrido para la operatividad de un negocio. 

Cabe destacar que facturar es obligatorio para todas las empresas, ya que esta es la única manera de comprobar todas las operaciones realizadas ante el SII para el cálculo de los respectivos impuestos, tanto de compras como de ventas. De esta manera, tienes la oportunidad de aplicar todas las deducciones correspondientes por concepto de impuestos y rebajar la carga tributaria al momento del pago de estos. 

Asimismo, la factura de servicios es considerada un documento de valor legal y quien la recibe está en su derecho de reclamar sobre el bien o servicio adquirido si este presenta alguna falla, necesita realizar un cambio y desea hacer uso de la garantía correspondiente.  

También, sirve como instrumento de reclamo de deuda, pues demuestra detalladamente la operación ejecutada y aceptada por ambas partes.  

¿Qué debo saber sobre la facturación electrónica en Chile? 

En la actualidad, la emisión de facturas en Chile solo puede ser realizada de manera electrónica: solo este formato tiene validez para efectos tributarios.

Antes, existía la posibilidad de utilizar facturas manuales, pero con los nuevos cambios que se han ido implementando gradualmente desde 2018 es obligatoria su emisión electrónica para todos los contribuyentes.  

Esta medida fue adaptándose junto con la guía de despacho y la boleta electrónica para evitar o reducir la evasión fiscal y llevar un control más exhaustivo de todas las operaciones comerciales llevadas a cabo en el país. 

La implementación de la facturación electrónica ha facilitado muchas operaciones tributarias para los contribuyentes, trayendo consigo una serie de ventajas para las empresas como: 

Ahorro de tiempo 

La emisión electrónica de documentos ha disminuido de manera considerable la pérdida de tiempo valioso para las empresas: anteriormente, para poder timbrar y entregar documentos tributarios válidos era necesario asistir a las oficinas del Servicio de Impuestos Internos para que ahí timbraran cada uno de los folios autorizados, lo cual se traducía en esperas en largas filas para lograrlo.  

Ahora, este procedimiento es realizado en el sitio web del SII y tan solo requieres de acceso a internet para solicitar los folios timbrados sin necesidad de asistir a ninguna oficina.  

Optimización y rapidez  

La emisión automatizada de la factura de servicio permite generar el documento tributario de forma más rápida y eficaz, ya que se encuentra un formato preestablecido en el cual solo debes ingresar algunos datos específicos y, posteriormente, si cuentas con un software de facturación, los datos de tus clientes se mantienen almacenados, razón por la cual evitarás tener que ingresar la información otra vez para una próxima compra.  

Así, logras optimizar tus recursos y ofrecer un mejor servicio al cliente que también te favorecerá al momento de cobrar, pues mientras más rápido sea emitido el documento, los tiempos de crédito disminuyen: recuerda que los plazos de pago empiezan a correr desde el momento de emisión del documento.  

Reducción de costos  

Al facturar de forma electrónica disminuyes tus costos tanto de impresión como de despacho o almacenamiento, ya que no es necesario imprimir el documento ni enviarlo a tu cliente en formato físico, sino que ambas partes pueden utilizar medios electrónicos como el correo o la web.  

Además, te ahorras el gasto de papelería, archivos y personal: esto último es crucial, ya que tus colaboradores tendrán tiempo para realizar otras actividades más importantes para la empresa. 

Disminución de errores 

La automatización de procesos disminuye considerablemente los errores de tipeo que se puedan cometer al momento de emitir una factura de servicios. 

Cada ítem del documento debe ser completado con diferentes tipos de información: si esta ya está preestablecida en el sistema es menos probable incurrir en alguna equivocación, pues es posible realizar cargas masivas de datos y guardarlos. Igualmente, siempre tendrás la opción de previsualizar un borrador de la factura antes de emitirla. 

Resguardo de la información 

Al contar con un sistema de facturación electrónica, todos los documentos se encuentran resguardados en la nube y disminuyen los riesgos relacionados con la pérdida de información.  

Por otra parte, esta solución facilita la búsqueda de las facturas sin tener que hacerlo de manera manual: con unos simples clics podrás obtener toda la información que necesitas y clasificar los documentos según cada cliente. 

Mejor toma de decisiones  

Tener todos los datos —ordenados y clasificados— en una plataforma permite obtener información en tiempo real sobre las compras y ventas generadas en una empresa, pudiendo observar cualquier elemento que sea necesario al momento de tomar alguna decisión importante para la organización, como cambio de estrategias para generar más ventas, posibles reducciones de gastos, reposición de inventario, entrega de créditos a clientes según su historial de pago o adquisición de productos con mayor rotación, entre otras. 

Mayor control sobre las cuentas por cobrar 

El uso de la tecnología agiliza tus tiempos de cobro: contar con un sistema automatizado te ayudará a visualizar de forma actualizada cuáles son las fechas de vencimiento de cada factura, el monto adeudado, los días de morosidad y los abonos recibidos.  

Por supuesto, al tener información clara y precisa llevarás un mayor control y seguimiento de cada una de las cuentas por cobrar.  

De igual forma, puedes manejar los créditos obtenidos con proveedores o los préstamos solicitados para conocer los plazos de pago y los montos de cada factura, evitando incurrir en mora o generar intereses innecesarios.  

Mejor servicio al cliente

La rapidez en la emisión de documentos te permite generar una mejor atención al cliente, ya que en cuestión de segundos puedes resolver dudas, aclarar situaciones o responder cualquier reclamo que estos puedan hacer por alguna factura electrónica.

Además, agiliza los procedimientos de registro tanto para ellos como para tu empresa, pudiendo crear un portal donde cada cliente pueda acceder para visualizar sus documentos tributarios, registros de abonos o hasta deudas pendientes.

¿Cómo emitir una factura de servicios? 

Existen dos alternativas mediante las cuales es posible emitir este documento tributario, ambas muy fáciles de utilizar. ¡Veamos!

Sistema de facturación gratuito del SII 

La plataforma del Servicio de Impuestos Internos tiene a disposición en su sitio web —y también en su aplicación móvil— la posibilidad de emitir documentos tributarios electrónicos sin ningún costo.

Para ello, solo tienes que seguir los siguientes pasos: 

• Ingresar al portal web del SII —www.sii.cl— e indicar el RUT y contraseña de usuario según corresponda.
• Ir a la sección "Factura electrónica" y luego seleccionar "Sistema de Facturación Gratuito del SII". 
• Luego, debes hacer clic en "Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE)". 
• Completar todos los datos solicitados y dar clic en "Validar" o "Visualizar".
• Posteriormente, seleccionar la opción "Enviar" para confirmar la emisión del documento y, así, este sea firmado.

Gracias a esos pasos, generarás la factura de servicios con su respectiva firma y timbre y, al mismo tiempo, esta será enviada automáticamente al SII para su registro. 

Finalmente, tendrás la opción de imprimirla o guardarla para su envío electrónico por correo o cualquier otro medio digital.  

El registro en el libro de ventas se hace de manera inmediata y podrás visualizarlo cuando lo requieras.

¿Tienes dudas sobre cómo emitir una factura de servicios? ¡Descarga nuestra "Guía para emitir una factura electrónica" y facilita tus tareas contables!

Sistema de facturación de mercado 

La segunda alternativa es la compra o adquisición del servicio prestado por empresas externas al SII, las cuales han sido autorizadas para ser emisoras de facturas electrónicas. Lógicamente, esta es una muy buena opción cuando tienes un alto flujo de ventas y necesitas más rapidez en la emisión de documentos.  

Por lo general, en este tipo de sistemas la emisión de factura de servicios es rápida y eficaz, ya que tiene un formato preestablecido y aprobado por el SII para los documentos tributarios electrónicos: en estos se registran los folios timbrados, contando con validez legal al igual que las facturas generadas por la plataforma del SII.  

Sumado a ello, algunas de estas soluciones se conectan con el SII para el envío automático de los documentos al ser generados y, de esta forma, registran en el libro de ventas cada una de las facturas emitidas por el sistema, permitiéndote llevar un mayor control de cada una de las operaciones realizadas en la empresa y evitando tener que ingresar a mano la información.  

Afortunadamente, existen muchas opciones en el mercado: solo debes buscar aquella que se adapte mejor a ti y a tu negocio para que sea mucho más fácil el proceso de facturación.

¿Qué pasa si existen errores en una factura emitida?

Aunque mencionamos que los errores disminuyen considerablemente con la facturación electrónica, siempre puede existir la posibilidad de que sucedan.

Algunos de los errores más comunes son:

• Información mal ingresada, ya sea datos del cliente, algún monto del producto o una cantidad inferior o superior del mismo.

• Cálculo erróneo del IVA o productos o servicios exentos.

• Cualquier otra información relacionada con el documento.

Independientemente del error, tienes varias opciones para arreglar este documento tributario electrónico, como generar una nota de crédito para corregir el monto y emitir una nueva factura, apoyarte en el soporte de tu software de facturación para agilizar el proceso o usar el portal gratuito del SII.

Como ves, este es un motivo de peso para contar con un buen sistema de facturación electrónica que te ofrezca soluciones inmediatas frente a este tipo de problemáticas que pueden estar presentes en la emisión de documentos.

¿Puede un cliente rechazarme una factura?

Según lo establecido en la ley, existe un plazo donde tanto los proveedores como los clientes pueden rechazar una factura de servicios recibida, ya sea por no recibir el total de los productos mencionados en la factura, existir algún error en el documento o cualquier otra razón por la cual el cliente no esté de acuerdo.

Para ello, se dispone de un plazo de 8 días corridos para aceptar o rechazar la factura: de cumplirse este tiempo, esta será aceptada automáticamente.

¡Listo! Si llegaste hasta este punto, ya conoces todo lo que debes saber sobre la factura de servicios y ahora podrás emitir correctamente este importante documento tributario.

Por último, te invitamos a complementar esta lectura con la descarga gratuita de nuestro material "Factura, Boleta y Guía de despacho: aprende sobre los documentos tributarios electrónicos que debes utilizar en tu negocio" para que siempre mantengas tu empresa y sus actividades dentro del marco legal tributario del país.

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