¿Te preguntas cómo cambiar una factura electrónica? Si te equivocaste en el valor de una operación o en uno de los datos de tu cliente, es una duda que seguramente tienes.
Por suerte, modificar la información y el texto de este Documento Tributario Electrónico (DTE) es un proceso sencillo y práctico, que podrás hacer en cuestión de minutos o, incluso, segundos.
En concreto, tienes dos opciones para llevar a cabo esta tarea: utilizar el sistema de facturación gratuito del Servicio de Impuestos Internos (SII) o un software de mercado.
A continuación, te mostraremos cómo cambiar una factura electrónica de ambas formas.
También, te explicaremos qué pasa si se rechaza una factura electrónica y cuáles puedes ser los motivos de esta situación.
¡Sigue leyendo!
Si todavía no dispones de un software de mercado y facturas a través del sistema genérico del SII, puedes optar por esta alternativa para modificar y actualizar tu documento tributario con errores.
En este caso, identifícate con tu RUT, clave o representante legal para acceder al sistema y sigue estos pasos:
¡Veamos!
En el sistema del SII, expande la sección de “Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos” y dirígete a “Nota de crédito electrónica”.
Luego, haz clic en la opción para emitir nota de crédito para comprobantes que hayan sido generados a través del sistema del SII.
Selecciona la factura electrónica que será modificada.
Para cumplir con este paso, debes realizar la búsqueda de la factura en cuestión en el sistema de administración de documentos del SII.
Allí, podrás ordenar la lista por fecha, folio, monto y estado, entre otros parámetros, para agilizar el acceso al comprobante.
Una vez encuentres la factura electrónica, selecciónala y haz clic en la opción “Generar nota de crédito para corregir texto”.
En este punto, ya tendrás la posibilidad de hacer las correcciones que requiera el texto de la factura electrónica.
Una vez hagas los ajustes, visualiza la versión final de la nota de crédito, para validar que los cambios sean correctos.
Si todo está en orden, haz clic en “validar y visualizar”. Así, podrás firmar el documento y enviarlo al Servicio de Impuestos Internos.
Una vez cumplas con este paso, recibirás de forma automática un respaldo de la nota de crédito en tu correo electrónico, en caso de que sean receptor electrónico autorizado.
Para obtener una representación impresa de la nota de crédito generada, selecciona ver “Documento”.
Esta vista previa permite tanto la impresión del documento como su descarga, para que así poseas un respaldo en tu dispositivo.
Para emitir las facturas electrónicas de manera ágil y optimizar la gestión de documentos tributarios en general, el uso de un software de mercado es lo más recomendable.
Este tipo de sistemas cuentan con muchas más funcionalidades y se adaptan a las necesidades y características particulares de los negocios que los implementan.
Y, cuando se trata de cómo cambiar una factura electrónica, verás que el proceso se hace mucho más ágil y sencillo.
Si cuentas con tu propio software, para modificar los datos de este comprobante tan solo deberás cumplir con los siguientes pasos:
Una vez estés dentro de tu software, haz clic en la ventana de “ventas”.
Así, acceder a un listado exclusivo de los comprobantes de ventas que has emitido, entre estos las facturas.
Para encontrar fácilmente el documento, puedes referenciarte por la fecha o por la información de folio.
Cuando ubiques tu comprobante, un proceso que cumplirás en instantes, selecciónalo y, luego, haz clic en la opción para crear la nota de crédito.
De inmediato, se abrirá una ventana para que puedas hacer las correcciones de texto necesarias.
Finalmente, haz clic en la opción de “Guardar y emitir” para que completes la generación de la nota de crédito y el ajuste de la factura electrónica en cuestión.
También, un software de mercado te ofrecerá una opción para que únicamente guardes el comprobante y lo emitas luego, si así lo prefieres.
Por otro lado, este tipo de herramientas brindan la oportunidad de adjuntar archivos a la nota de crédito para respaldar la acción de ajuste llevada a cabo.
Por ejemplo, puedes incluir una foto de un comprobante un pantallazo de una transferencia.
Ahora que sabes cómo cambiar una factura electrónica desde un software, probablemente te preguntes de qué forma acceder a este documento que respalda la modificación.
Como ya sabes, si lo haces en el sistema gratuito del SII, deberás esperar a recibir el respaldo en tu correo electrónico. En tanto, con un software, el comprobante queda almacenado de forma inmediata en el mismo sistema.
De esa forma, en la opción de consulta de documentos de tu software tendrás acceso a la nota de crédito recién generada, para que así puedas imprimirla o exportarla, de acuerdo a tus preferencias y necesidades del momento.
Para facilitar las consultas, puede buscar las notas de crédito y diferentes tipos de facturas y documentos por cliente y periodo, entre otros filtros.
En estos casos, el Sistema de Impuestos Internos genera reparos, es decir, correcciones de Documentos Tributarios Electrónicos que serán debidamente informadas al emisor.
Cuando se trata de una factura electrónica que fue aprobada por el SII y, luego, el organismo detectó un error en el siguiente análisis, se genera una nota de débito o una nota de crédito, dependiendo del caso, en formato digital.
Este nuevo comprobante se envía al emisor para que pueda incluirlo en su registro y mantenga su contabilidad al día y en orden.
Cuando se emite una nota de crédito o débito como reparo, esta siempre incluye:
Puede suceder que emitas un Documento Tributario y, antes de su envío y posterior aceptación del SII, notes que contenga un error. Cuando esto ocurre, debes informar al Servicio de Impuestos Internos que el folio del comprobante es nulo.
Esto también evita que la factura errónea sea enviada al receptor, a la vez que queda sin ningún efecto tributario o impositivo.
Entre estos errores que puedes identificar, que se convertirían en motivos de rechazo de factura electrónica, encontramos:
Por supuesto, se trata de errores y motivos de rechazo de factura electrónica que puedes evitar con tan solo implementar un software adherido a los formatos y exigencias del Servicio de Impuestos Internos.
¡Muy bien! Si leíste hasta aquí ya conoces qué pasa si se rechaza una factura electrónica.
Además, entiendes a detalle cómo cambiar una factura electrónica tanto a través del sistema gratuito del Servicio de Impuestos Internos como por medio de un software de mercado.
Como ves, la segunda opción es mucho más ágil y efectiva, a la vez que te proporcionará acceso a funcionalidades adicionales para una amplia y práctica gestión de los Documentos Tributarios Electrónicos.
A la vez, de igual manera es un sistema automatizado y autorizado por el SII, por lo cual evitará que cometas errores básicos.
Y, en caso de que por alguna razón se presente un error, podrás cambiar fácilmente la factura gracias a lo intuitivo y ágil que resulta un sistema de este tipo, como el provisto por Nubox, por ejemplo.
Con Nubox migrarás a un entorno de gestión documental mucho más eficiente y con menor margen de error, optimizando los costos, la experiencia del cliente y la organización interna.