Si estás arrancando una empresa, es importante que conozcas los requisitos para emitir factura electrónica en Chile. De acuerdo con la Ley Nº 20.727, todos los negocios deben operar bajo este sistema, sin importar su tamaño o ingresos anuales, y el que no lo haga puede incurrir en sanciones legales y/o problemas comerciales.   

Hay solo tres requisitos principales. Cumplirlos no supone mayores inconvenientes, pues el SII se ha esmerado en simplificar al máximo el proceso de autorización. Toma nota, acógete al sistema y empieza a disfrutar de los múltiples beneficios que proporciona.

Contar con un software de facturación electrónica    

Sin un sistema de facturación electrónica es imposible emitir Documentos Tributarios Electrónicos. De hecho, en el proceso de postulación para facturar bajo este modelo el SII te exigirá el nombre del software con el que vas a operar.

El SII admite tres tipos de software de facturación digital:

  1.  El del SII, conocido como Mipyme.

  2.  El privado, ofrecido por proveedores certificados. 

  3.  Uno propio desarrollado específicamente para la empresa.

De las tres opciones, el software de facturación electrónica ofrecido por terceros certificados es el más recomendable para las PYMES, especialmente si se mira la relación costo beneficio. Cada proveedor ofrece soluciones acordes a las necesidades específicas de cada cliente. 

Disponer de un certificado digital

Se trata de un certificado electrónico que confirma la identidad en Internet de una persona o empresa. En otras palabras, se trata de tu firma digital.

Sin esta certificación no puedes facturar electrónicamente, pues es la firma que le da validez a los DTE que generes y envíes. Así que, antes de empezar, debes contactar con un proveedor de certificados digitales y obtener uno.    

Estar autorizado para emitir Documentos Tributarios Electrónicos

Para poder operar con un software para emitir DTE, propio o adquirido en el mercado, es necesario que cuentes con autorización para hacerlo emitida por el SII.

Para conseguirla, tienes que surtir un proceso de postulación en el sistema que el SII ha dispuesto para ello. Sin embargo, para hacerlo debes cumplir con los siguientes requisitos:

  • Tener vigente el trámite de inicio de actividades.

  • Ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades.

  • Calificar como contribuyente de primera categoría.

  • No tener procesos en contra por delito tributario.

  • Ni el representante legal ni los firmantes autorizados de la empresa deben tener situaciones pendientes con el SII.

Ten presente que la postulación se hace en el sitio Web del Servicio de Impuestos Internos (SII), mediante un representante legal autenticado con certificado digital. 

Una vez aceptada la postulación, el SII otorgará acceso a un ambiente de pruebas y certificación. Allí podrás efectuar, en modalidad de prueba, las diferentes operaciones de un contribuyente autorizado.

Al finalizar las pruebas, debes efectuar una declaración en la que señales que cuentas con las condiciones y procedimientos solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente los documentos tributarios electrónicos, por ejemplo:

  • Gestión de Códigos de Autorización de Folios.

  • Respaldo de los documentos e información generada.

  • Envío de documentos al SII.

  • Intercambio de DTE.

  • Cuadratura de envíos aceptados y rechazados por el SII.

  • Administración de contingencias.

Luego de efectuar la declaración, el SII emitirá una Resolución en la que te autoriza a emitir DTE por medio de tu sistema de facturación electrónica.

No olvides que el SII eliminará del ambiente de Certificación a los usuarios que no registren actividad durante 6 meses. Así que, a la hora de iniciar el proceso, debes estar seguro de que vas a llegar al final.

Estos son los requisitos para facturar electrónicamente. Lo demás son especificaciones técnicas relacionadas con las características mínimas que debe tener el computador para correr adecuadamente los softwares de facturación.

Los proveedores de dichos programas te las harán conocer al momento de venderte el paquete. Pero no te preocupes, no se trata de nada demasiado sofisticado. Bastará con un PC de oficina normal equipado con Internet, un lector de PDF y Windows XP (u otro sistema operativo superior).

Es muy importante prestar atención y seguir el procedimiento adecuado al momento de generar los Documentos Tributarios Electrónicos que sean emitidos. Aunque se supone que esto se aprende correctamente durante el proceso de postulación y autorización para facturar electrónicamente, no son pocos los emisores que caen en errores.

Recuerda que la factura debe contener la identificación plena tanto del proveedor como del receptor, la especificación de los bienes y servicios entregados o prestados, las cantidades netas y los valores a pagar, el importe de impuestos y demás información importante para evitar reclamaciones o rechazos que afecten tu proceso de factoring o reclamación del crédito fiscal.

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