Guía sobre los libros auxiliares de contabilidad que se usan en Chile

Dayana Huala Saavedra

Escrito por Dayana Huala Saavedra

Administradora Pública con doble pregrado de Contadora - Auditora

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En este artículo, te hablaremos de los libros auxiliares contables que deben llevar las empresas, su importancia y en qué casos se deben considerar llevar todos o algunos de ellos.

Actualmente, existen muchas dudas, sobre todo con los cambios tributarios que han existido en el último tiempo por medio de la Ley N°21.210 del 2020, que moderniza la legislación tributaria. 

Para comenzar, te hablaremos de los libros auxiliares contables, para luego proceder a la definición de los libros más usados en Chile dentro de la Contabilidad General. ¡Sigue leyendo!

¿Qué son los libros auxiliares de contabilidad?

Los libros auxiliares son fundamentales para llevar una contabilidad organizada, de tal modo  se pueda llegar a los saldos finales reales de acuerdo a todos los tipos de movimientos que tenga una empresa, tales como:

  • Compras y ventas.
  • Remuneraciones.
  • Saldos del flujo efectivo.
  • Entre otros.  

Ahora bien, ya en términos más normativos, podemos encontrar que, según el Diccionario Básico Tributario Contable del SII, los libros auxiliares son complementarios de los libros principales de contabilidad. Su función es registrar analítica y detalladamente todas las operaciones que le son propias a estos y centralizarlas en el Libro Diario a través de un solo asiento contable. 

¿Por qué son importantes los libros auxiliares de contabilidad en Chile?

De forma general, es sumamente importante que las empresas lleven de forma correcta su contabilidad tributaria y financiera, ya que esta es una obligatoriedad para cumplir con sus tributos.

Entonces, si las empresas llevan sus libros auxiliares asociados a sus tipos de contabilidad, ya sea completa o simplificada, podrán comprender la información que deben considerar en sus informes finales del cierre comercial. 

Finalmente, la necesidad de llevar los libros auxiliares radica en que son el soporte que permite conocer las operaciones individuales que se sintetizan en los libros principales.

¿Dónde se encuentra la normativa de los libros auxiliares?

Los libros auxiliares son parte de la contabilidad general de una empresa, por lo que se encuentran normados en Ley de Impuesto a la Renta

Cabe señalar que, de acuerdo al Código Tributario de Chile, los contribuyentes deben llevar los libros adicionales o auxiliares que exige el Director Regional, de acuerdo con las normas que dicte para el mejor cumplimiento o fiscalización de las obligaciones tributarias.

¿Qué sucede si no se completan los libros auxiliares?

Todos los contribuyentes que no cumplan las indicaciones legales que se encuentren normadas, sufren de sanciones.

Es por esto que, el hecho de no llevar o mantener desactualizados los libros auxiliares, es sancionado con multas que van desde una unidad tributaria mensual a una unidad tributaria anual.

Por lo tanto, es importante cumplir con tal mandato para lograr consolidar una contabilidad fidedigna y evitar líos con el Fisco.

Recuerda que no todos los contribuyentes deben considerar todos los libros auxiliares. Esto dependerá del tipo de contabilidad y del tipo de rubro que tenga la empresa. 

¿Cuáles son los libros auxiliares de contabilidad?

A continuación, enumeramos los 5 libros auxiliares más importantes que todo negocio debe llevar: 

1. Libro de remuneraciones

El  libro de remuneraciones es obligatorio para todo empleador con cinco o más trabajadores. En él se deben relacionar detalladamente todas las remuneraciones, teniendo en cuenta que solo aquellas que se encuentren registradas podrán considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la organización. 

2. Libro FUT

El SII señala que este es un libro de control que debe ser llevado por los contribuyentes que declaran rentas efectivas en primera categoría, demostradas mediante contabilidad completa y balance general. Se registran la historia de las utilidades tributables y no tributables, generadas por la organización y percibidas de aquellas sociedades en que tiene participación.

 

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3. Libro auxiliar de inventarios de mercancías

En este libro se registran cronológicamente todas las entradas y salidas de cada una de las mercancías que están en bodega o en los anaqueles para la venta. Resulta ideal para las empresas dedicadas al comercio, y sirve como medio de control en los sistemas de inventario permanente.

4. Libro de ingresos y egresos

Los contribuyentes que se encuentren asociados a regímenes tributarios que lleven contabilidad simplificada, tienen la obligación de llevar este libro de ingresos y egresos.

Como su nombre lo indica, en este se asientan los ingresos percibidos y devengados, así como los egresos donde, además de las compras y contrataciones de servicios, se relacionan honorarios, intereses cancelados, gastos presuntos, impuestos pagados, etc.

Escucha el podcast:
Hablan los que cuentan
Para conocer todo lo referente al mundo de la criptomonedas y el tratamiento contable y tributario que debe tener, Francisco Lucero conversó en este episodio con Francisco León Heyder, Contador - Auditor, Docente y Doctor en Contabilidad y Auditoría.

5. Libro de Compra y Ventas

Se trata de un libro en el que debes llevar un registro cronológico de las compras y ventas que realiza la empresa durante el ejercicio. Anteriormente era una obligación para los contribuyentes afectos al impuesto del IVA, pero el SII los eximió de ella en julio de 2017, ya que a partir de la información de los documentos tributarios electrónicos que estos emiten, el Servicio puede generar automáticamente dicho registro.

No obstante, es un libro que se recomienda llevar para mantener en orden la información referente a las compras y ventas de la organización, con el fin de poder revisarla cuando sea necesario y/o para generar informes oportunos y fidedignos que faciliten la gestión saludable del negocio. 

¿Qué contribuyentes llevan estos libros contables ?

Los libros auxiliares, como su nombre lo dice sirven para “auxiliar” la contabilidad, es decir, recopilar la información contable para llevar a cabo los informes finales.  

Cabe señalar que los libros descritos acá son los auxiliares que más se ocupan en Chile, pero se pueden enunciar otros como el libro de impuestos retenidos, el libro de caja y el de bancos.

La implementación de estos otros depende del tamaño de la empresa y de sus necesidades contables, sin obviar que los contribuyentes obligados a tributar con base a la Renta Efectiva, demostrada con contabilidad fidedigna, deben llevar contabilidad completa.

Actualmente,  no todos los contribuyentes llevan contabilidad completa, ya que también existe la posibilidad de llevar una contabilidad simplificada. Así que, por ahora, las empresas que pueden llegar a completar todos los libros mencionados serían aquellas asociadas a los regímenes tributarios que tienen la obligación de llevar una contabilidad completa:

  • Régimen Pro Pyme General: los contribuyentes asociados a este régimen deben llevar contabilidad completa. También pueden solicitar autorización para llevar contabilidad simplificada. 
  • Régimen General (Semi Integrado): En este caso, los contribuyentes están obligados a llevar contabilidad completa.

Para estos efectos, te puede interesar: “¿Cuál es la diferencia entre contabilidad simplificada y completa?”

Es importante considerar que, aquellos contribuyentes que llevan contabilidad simplificada, deben completar sólo algunos libros auxiliares mencionados acá, como por ejemplo: el libro caja. 

Existen herramientas que ayudan a llevar estos libros con facilidad, permitiéndote optimizar el trabajo al llevar la contabilidad ordenada, evitando así errores de digitación que pueden ser desastrosos.

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