En Chile, el control de horas es una obligación legal. Todo empleador debe mantener un registro que permita determinar con precisión las horas trabajadas de cada persona, según las normativas de trabajo vigentes
Además, el cálculo de horas trabajadas alimenta directamente la liquidación de sueldo, el pago de horas extras y el cumplimiento de la jornada laboral máxima que fija el Código del Trabajo.
El problema casi nunca es la fórmula en sí, que es simple. El problema es que el registro de entrada y salida llega incompleto, con horarios redondeados a ojo o con el tiempo de colación mal restado, y el error se arrastra hasta la remuneración del mes.
En esta guía vas a encontrar el cálculo manual paso a paso, la fórmula básica, cómo armarlo en Excel, qué cuenta legalmente como tiempo de trabajo efectivo y qué dice la Ley 21.561 sobre la jornada máxima vigente este año.
El cálculo manual se hace en tres movimientos, siempre en ese orden:
La fórmula básica es:
Tiempo trabajado en el día = (hora de término menos hora de inicio) menos los minutos de descanso no computables
Un ejemplo resuelto: un trabajador marca entrada a las 08:30 y salida a las 18:00, con 45 minutos de colación.
Si ese mismo trabajador tiene un contrato pactado en 8 horas diarias, los 45 minutos restantes de esa semana (u otro exceso similar) se acumulan como horas extraordinarias, y ahí entra el recargo legal que revisamos más abajo.
No todo el tiempo dentro de la jornada cuenta como tiempo de trabajo efectivo.
El artículo 34 del Código del Trabajo establece que la jornada diaria debe dividirse en dos partes, dejando un espacio de al menos media hora para colación, y ese tiempo no se considera trabajado, salvo en los trabajos de proceso continuo o cuando las partes hayan pactado que la colación se imputa a la jornada.
Un error común es restar la colación de forma pareja para todos los trabajadores sin verificar el tiempo de colación aplicable a cada trabajador: si alguien tiene una hora de colación pactada y solo se le descuentan 30 minutos, el cálculo de sus horas extra queda inflado y se le paga de más (o al revés, si el descuento es mayor al pactado, se le paga de menos, lo que expone a la empresa a un reclamo ante la Dirección del Trabajo).
Para una pyme con más de un par de trabajadores, hacer esta resta a mano artículo por artículo deja de ser práctico rápido.
Excel resuelve esto con formato de hora y una resta simple.
El error más frecuente al pasar este cálculo a Excel es dejar las celdas en formato general o de número: la resta entre dos horas puede arrojar un valor decimal ilegible en vez de horas y minutos.
Con la hora de entrada en la celda A2, la hora de salida en B2 y el tiempo de descanso en C2, la fórmula es:
=B2-A2-C2
Con los datos del ejemplo anterior (A2: 08:30, B2: 18:00, C2: 00:45), la celda muestra 08:45, es decir, 8 horas 45 minutos de trabajo efectivo.
Para totalizar una semana, basta con sumar la columna de resultados diarios (=SUMA(D2:D6)) usando el formato [hh]:mm para que la suma no se reinicie cada 24 horas.
Esta fórmula sirve para calcular jornadas cuya hora de entrada y salida corresponden al mismo día.
El artículo 22 del Código del Trabajo fija el límite semanal de la jornada ordinaria y define qué cargos quedan excluidos de ese tope (gerentes, administradores y trabajadores sin fiscalización superior directa).
El artículo 28, por su parte, agrega un tope diario: la jornada ordinaria no puede exceder de diez horas por día, sin importar cómo se distribuya la semana.
Cuando el trabajo excede la jornada ordinaria pactada, esas horas adicionales son extraordinarias y se rigen por los artículos 31 y 32 del Código del Trabajo: deben acordarse por escrito y solo pueden utilizarse para cubrir necesidades temporales de la empresa, tienen una vigencia transitoria de hasta tres meses (renovable por acuerdo de las partes), no pueden exceder de dos horas por día y se pagan con un recargo mínimo del 50% sobre el sueldo convenido para la jornada ordinaria.
Para saber cómo calcular el valor de las horas extraordinarias, revisa esta guía para calcular horas extras.
La llamada Ley de 40 Horas (Ley 21.561) estableció una reducción progresiva de la jornada ordinaria semanal: el límite, que era de 45 horas hasta abril de 2024, disminuye en etapas hasta llegar a 40 horas:
Para el cálculo diario, esta reducción no cambia la fórmula: sigue siendo hora de salida menos hora de entrada menos descanso.
Lo que cambia es el techo semanal contra el que se compara ese total, y por lo tanto el punto en que empiezan a contarse horas extraordinarias.
Una empresa que siga distribuyendo la jornada como si el máximo fuera de 44 horas, sin adecuar sus turnos y su sistema de control de asistencia, corre el riesgo de generar horas extra no pactadas o de exponerse a las multas por incumplimiento de la Ley de 40 Horas, que pueden ir de 3 a 60 UTM por cada trabajador afectado, según el tamaño de la empresa y la infracción.
Hacer esta resta a mano, contrato por contrato, escala mal apenas el equipo crece.
El Software de Control de Asistencia de Nubox, operado en conjunto con el partner Geovictoria, funciona como un sistema de control de asistencia certificado por la Dirección del Trabajo: registra entrada, salida y pausas de forma digital, y automatiza el cálculo de horas trabajadas y horas extraordinarias.
Esto ayuda a reducir dos de los errores más comunes de la lista anterior: el redondeo manual de horarios y el descuento parejo de colación para toda la planilla.
El sistema ayuda a gestionar la jornada vigente de 42 horas y a evitar errores manuales en el cálculo de asistencia y horas extra.
El registro de horas por sí solo resuelve poco si después alguien tiene que traspasarlo manualmente a la planilla de sueldos.
El Software de Remuneraciones de Nubox permite incorporar las horas trabajadas y las horas extraordinarias calculadas por el control de asistencia en la liquidación de sueldo del período, con los cálculos laborales correspondientes y el archivo Previred y la LRE generados sin digitación adicional.
Las horas de permanencia son el tiempo total entre la entrada y la salida del trabajador. Las horas de trabajo efectivo son ese total menos los períodos de descanso no computables, como la colación. Solo las horas de trabajo efectivo se usan para calcular la jornada y las horas extraordinarias.
La jornada ordinaria no puede superar diez horas diarias. Sin embargo, pueden pactarse hasta dos horas extraordinarias al día en faenas que no perjudiquen la salud del trabajador, siempre que se cumplan los requisitos legales aplicables.
Por regla general, no. El artículo 34 del Código del Trabajo establece que el período de colación no se considera trabajado para calcular la jornada diaria, salvo que las partes hayan pactado expresamente que se impute a la jornada.
Un software de control de asistencia permite registrar digitalmente entradas, salidas y pausas, y automatizar el cálculo de horas trabajadas y horas extraordinarias. Cuando se integra con el software de remuneraciones, ayuda a incorporar la información de asistencia en la liquidación de sueldo y a reducir la digitación manual. Puedes leer más sobre este tema en el artículo sobre cálculo de horas trabajadas con el control de asistencia digital.
Calcular bien las horas de trabajo diarias es, al final, una cuestión de consistencia: la misma fórmula, aplicada con el mismo criterio a cada contrato, mes tras mes.
¿Tu empresa ya tiene ese proceso resuelto, o todavía depende de una planilla que alguien revisa a mano cada cierre?
Conoce el Software de Control de Asistencia de Nubox + GeoVictoria y cómo se integra con tu proceso de remuneraciones.
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