Libro auxiliar de remuneraciones: qué es y cómo llevarlo al día

¿Cuándo debes llevar un libro auxiliar de remuneraciones?

La regla aplica cuando tienes cinco o más trabajadores.

El artículo 62 del Código del Trabajo obliga al empleador en esa situación a llevar un libro auxiliar de remuneraciones, un registro contable que reúne los pagos efectuados al personal durante el mes.

La Dirección del Trabajo también lo identifica como una obligación que cumple fines laborales, previsionales y tributarios.

Aunque tu dotación sea menor, ordenar los datos desde el primer contrato sigue siendo una práctica útil.

Te permite revisar que la liquidación de sueldo, las cotizaciones previsionales y los registros contables coincidan antes de que el equipo crezca.

Un punto importante: hoy la forma de cumplir con esta obligación es el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) de la Dirección del Trabajo. Al incorporarte al sistema electrónico, este reemplaza de manera íntegra al libro físico para los períodos declarados y no puedes volver a declarar esos períodos en papel.

Puedes revisar más contexto sobre este registro en el artículo de Nubox sobre qué debe contener el libro de remuneraciones.

¿Qué ocurre con los empleadores con menos de cinco trabajadores?

Existe una situación particular para aquellas organizaciones más pequeñas.

Si bien la ley fija la obligatoriedad a partir de los cinco dependientes, los empleadores con una nómina inferior pueden utilizar las herramientas tecnológicas disponibles.

La autoridad laboral permite que cualquier empresa adopte el sistema digital de forma voluntaria, facilitando así su propia gestión de remuneraciones y preparando el terreno para un futuro crecimiento de su plantilla.

¿Qué diferencia hay entre el libro auxiliar de remuneraciones y el LRE?

Los dos conceptos están relacionados. El libro auxiliar de remuneraciones es la obligación legal de registrar los pagos.

Históricamente, se llevaba en hojas foliadas y timbradas por el Servicio de Impuestos Internos.

El LRE es el medio electrónico que la Dirección del Trabajo habilitó para declarar esa información.

Para el empleador, la diferencia se nota en el trabajo mensual. Con el libro físico, debías mantener el soporte y sus formalidades.

Con el LRE, preparas un archivo con la estructura exigida por la Dirección del Trabajo DT, lo cargas en el portal MiDT y conservas la información que respalda lo declarado.

El Servicio de Impuestos Internos SII señala que la propuesta de Declaración Jurada 1887 se construye con la información informada mediante el LRE.

Por eso, un error en un haber, descuento o identificación puede aparecer más adelante en la operación renta.

¿Qué información debe incluir el libro auxiliar de remuneraciones?

El registro debe reflejar lo que efectivamente pagaste en el mes. No basta con anotar un monto líquido total: necesitas que los conceptos permitan entender cómo llegaste a ese pago y qué descuentos se aplicaron.

La carga masiva del LRE se realiza mediante un archivo CSV o TXT delimitado por punto y coma, siguiendo el manual vigente de la Dirección del Trabajo.

Antes de preparar la declaración, reúne y revisa al menos estos datos por cada trabajador:

• Identificación y período: RUT, nombres y apellidos, fecha de ingreso cuando corresponda, período de remuneración y tipo de contrato.
• Haberes imponibles: sueldo, gratificación, horas extraordinarias, comisiones, bonos y otros pagos que integren la base imponible según su naturaleza.
• Haberes no imponibles: asignaciones o beneficios que deben distinguirse de los montos imponibles, como movilización o colación cuando cumplen sus requisitos legales.
• Descuentos legales y autorizados: cotizaciones de pensiones, salud, seguro de cesantía, impuesto único de segunda categoría y otros descuentos que correspondan.
• Aportes del empleador y pagos finales: información previsional exigida por el formato, líquido pagado y antecedentes de término de contrato si la relación laboral finalizó.

También debes cuidar que la información coincida con la liquidación de sueldo entregada a cada persona.

Si quieres repasar ese documento antes de cargar el archivo, revisa la guía de Nubox sobre cómo emitir una liquidación de sueldo.

¿Cuál es el plazo para declarar el libro auxiliar de remuneraciones electrónico?

El LRE se declara todos los meses, dentro de los primeros 15 días hábiles del mes siguiente al pago.

Si pagaste las remuneraciones de abril, debes registrarlas durante los primeros 15 días hábiles de mayo.

No confundas esta fecha con el pago de las cotizaciones previsionales. Son procesos relacionados, pero tienen calendarios propios.

Las cotizaciones deben declararse y pagarse dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al devengo, plazo que puede llegar al día 13 cuando el pago se realiza por medios electrónicos, según las reglas previsionales aplicables.

Un consejo: no dejes la carga del LRE para el último día. La DT advierte que la validación de un archivo declarado puede tardar hasta 48 horas. Si el sistema detecta un problema de formato o una inconsistencia, tendrás margen para corregirlo sin exponer a la empresa a un incumplimiento.

¿Cómo preparar el libro auxiliar de remuneraciones mes a mes?

Un procedimiento repetible reduce las correcciones de último minuto. La clave está en cerrar primero los datos de asistencia, movimientos y descuentos, y recién después generar la información para declarar.

Esto cobra especial relevancia con variables como horas extra, comisiones, licencias y vacaciones.

Para ordenar el proceso, trabaja con esta secuencia:

• Actualiza los movimientos del mes: registra ingresos, términos de contrato, licencias, ausencias, vacaciones, cambios de jornada, bonos y horas extra antes de calcular.

• Calcula y revisa las liquidaciones: verifica que haberes, descuentos, imponibles y líquido a pago correspondan a los antecedentes de cada trabajador. Para las horas extra puedes revisar este artículo sobre horas extras en Chile.

• Contrasta las cotizaciones: revisa que las bases imponibles y los descuentos previsionales usados en la liquidación coincidan con los datos que declararás y pagarás.

• Genera el archivo del LRE: usa la estructura solicitada por la DT, valida los campos obligatorios y conserva el detalle que respalda cada monto informado.

• Carga, valida y guarda el comprobante: ingresa al portal MiDT con la autorización correspondiente, envía el archivo y revisa el estado de la declaración. Guarda el comprobante junto con las liquidaciones y el respaldo de cotizaciones.

Si detectas un error, corrígelo apenas lo identifiques. El portal MiDT contempla rectificaciones, y la DT fija ventanas específicas para que determinados ajustes tengan efecto en la información que se remite al SII.

Revisar el calendario de cada año te ayuda a evitar que un dato mal informado llegue a la DJ 1887.

¿Cómo evitar errores al generar el libro auxiliar de remuneraciones?

Muchos problemas nacen antes de la carga: planillas duplicadas, información tardía o conceptos con una clasificación incorrecta.

Un control al cierre permite detectar diferencias antes de enviarlas a la Dirección del Trabajo.

Antes de declarar, compara el total de haberes, descuentos y líquido pagado con el reporte de remuneraciones y con los comprobantes de pago.

Luego confirma que los trabajadores vigentes, los que ingresaron y quienes terminaron su relación laboral estén informados en el período correcto.

Presta especial atención a estos casos, porque suelen requerir una revisión adicional:

• Horas extraordinarias: deben coincidir con las horas registradas y con el recargo aplicado en la liquidación.
• Licencias médicas y ausencias: revisa qué pagos efectuó la empresa, qué subsidios corresponden y cómo queda la base imponible. Puedes revisar también los tipos de licencias médicas.
• Términos de contrato: en el LRE se deben completar los campos de fecha y causal de término cuando la relación laboral finaliza.
• Bonos y asignaciones: valida su naturaleza imponible o no imponible antes de asignarlos al código correspondiente.
• Cambios de remuneración: si modificaste sueldo base, jornada o una condición contractual, verifica que el cambio esté respaldado y vigente en el mes declarado.

Una conciliación mensual también facilita la contabilidad.

Lee cómo abordar ese cruce en la guía de Nubox para sincronizar la contabilidad con las remuneraciones.

¿Cómo puede ayudarte Nubox con el libro auxiliar de remuneraciones?

Cuando el cierre depende de varias planillas, el riesgo está en tener que copiar una misma cifra entre asistencia, liquidación, Previred, contabilidad y el LRE.

Esa repetición consume tiempo y hace más difícil saber cuál es la versión correcta de un dato.

El Software de Remuneraciones de Nubox permite calcular liquidaciones, gestionar contratos, vacaciones y finiquitos, y generar el archivo para Previred y el LRE.

También puede integrarse a Contabilidad Nubox para convertir cada liquidación en un asiento contable, sin transcribir los montos una segunda vez.

Si tu empresa ya está ajustando sus procesos de personas, también te puede servir esta guía sobre gestión laboral digital desde la contratación al finiquito.

Preguntas frecuentes sobre el libro auxiliar de remuneraciones

¿El libro auxiliar de remuneraciones es obligatorio con menos de cinco trabajadores?

La obligación del artículo 62 del Código del Trabajo se aplica a empleadores con cinco o más trabajadores. De todas maneras, debes cumplir las demás obligaciones laborales y previsionales, como entregar liquidaciones de sueldo, pagar las cotizaciones que correspondan y mantener la documentación de respaldo. Sin embargo, los empleadores con una nómina inferior pueden utilizar las herramientas tecnológicas disponibles. La autoridad laboral permite que cualquier empresa adopte el sistema digital de forma voluntaria, facilitando así su propia gestión de remuneraciones y preparando el terreno para un futuro crecimiento de su plantilla.

¿Puedo volver al libro en papel después de usar el LRE?

No. La DT señaló que la incorporación al sistema electrónico reemplaza el registro en papel de forma íntegra e irrevocable, y que no es posible regresar al papel después de adoptar la declaración electrónica.

¿Cuáles son las sanciones se presento tarde el libro auxiliar de remuneraciones electrónico?

Declarar fuera de plazo significa incumplir una obligación laboral que puede ser fiscalizada por la Dirección del Trabajo. Además, los datos del LRE se usan para la propuesta de DJ 1887 del SII, por lo que el atraso o los errores pueden generar trabajo adicional durante la operación renta. Presenta la información dentro de los primeros 15 días hábiles del mes siguiente al pago.

¿El libro auxiliar de remuneraciones reemplaza la liquidación de sueldo?

No. El libro auxiliar o LRE reúne la información mensual de todos los trabajadores para cumplir una obligación del empleador. La liquidación de sueldo es el documento individual que detalla para cada trabajador sus haberes, descuentos y líquido a pago. Ambos documentos deben ser coherentes entre sí.

¿Puedes rectificar el libro auxiliar de remuneraciones electrónico?

Sí. La plataforma MiDT permite rectificar declaraciones del LRE. Los plazos y el efecto de esas correcciones, especialmente respecto de la información que utiliza el SII para la DJ 1887, pueden variar según el calendario que publique la Dirección del Trabajo. Revisa el plazo antes de realizar la rectificación.

Ordenar tu libro auxiliar de remuneraciones te permite llegar al cierre mensual con datos respaldados y listos para declarar.

Con Nubox puedes centralizar ese proceso y generar el archivo del LRE desde tus remuneraciones.

¡Conoce el Software de Remuneraciones Nubox y cotiza hoy!