Cálculo de horas trabajadas con el control de asistencia digital

Llevar un buen control de asistencia es la base para ordenar el día a día de cualquier empresa. Durante años, este registro se hacía de manera tradicional, con libros de asistencia firmados a mano o relojes control en la entrada.

La tecnología vino a simplificar este proceso. Hoy es posible registrar la asistencia en segundos, desde un celular o un dispositivo digital, y contar con la información organizada y segura en la nube.

Esto no solo agiliza el control del tiempo de trabajo, sino que también facilita la gestión de datos laborales y asegura que las remuneraciones se calculen de manera justa y transparente.

¿Por qué te conviene calcular bien las horas trabajadas?

Imagina que La Ley de 40 horas laborales ya empezó su camino en abril de 2024: primero bajó de 45 a 44 horas, y en 2028 llegará a 40 horas semanales totalmente implementadas.

Eso significa que las empresas deben ajustar sus rutinas, porque fiscalización y exigencia legal vienen de la mano.

Y si creías que esto es solo un trámite, piensa de nuevo. Las planillas en papel se pierden, los olvidos ocurren, y las dudas sobre horas extras se vuelven comunes. 

Que un sistema digital lo evite todo y al instante puede ahorrar montones de tiempo y reducir errores.

Marco legal en Chile

El artículo 33 del Código del Trabajo chileno exige mantener un registro fidedigno de asistencia y horas trabajadas, pudiendo esto realizarse mediante libro, reloj o sistema electrónico autorizado por la Dirección del Trabajo.

Desde 2025, las empresas están impulsadas a modernizarse según la Resolución Exenta N°38, usando un único sistema digital homologado para evitar multas y problemas de fiscalización.

¿Cómo funcionan los sistemas modernos de control de asistencia?

Hoy, marcar la entrada o salida del trabajo no tiene por qué depender de una planilla o de un reloj anclado a una pared.

Los sistemas digitales de control de asistencia permiten, dependiendo del sistema contratado, que los colaboradores registren su jornada desde distintos dispositivos, como un celular, un lector biométrico o una app con GPS.

Esto no solo facilita el proceso, sino que también permite hacerlo desde cualquier lugar, algo especialmente útil para equipos en terreno, con jornadas flexibles, trabajadores remotos o empresas con modalidades híbridas.

Ya no es necesario estar en la oficina para validar la asistencia: basta con que el colaborador marque desde su teléfono, y el sistema utiliza geolocalización para registrar la ubicación exacta en tiempo real. Así, se asegura que el registro sea confiable, verificable y adaptado a la realidad del trabajo flexible.

Para saber cómo implementar un sistema que permita registrar asistencia de manera remota, puedes leer este artículo sobre control de asistencia remoto.

Además del registro, estos sistemas permiten monitorear en tiempo real quién está presente, quién llegó tarde, cuántas horas se han trabajado, o si alguien tiene horas extra acumuladas.

La gran ventaja es que toda esa información se almacena en línea, está respaldada y disponible tanto para empleadores como para trabajadores, cumpliendo con lo que exige la Dirección del Trabajo, especialmente desde la entrada en vigencia de la Resolución Exenta N.º 38, que regula los sistemas electrónicos de control de jornada.

Y cuando el sistema está bien integrado con tu software de remuneraciones, el cálculo de las horas trabajadas, las horas extra y los días ausentes se vuelve automático.

Además, se facilita la gestión de turnos, permisos y vacaciones. Desde un mismo lugar puedes asignar horarios, registrar ausencias justificadas, gestionar licencias médicas o revisar el historial de atrasos. Todo queda ordenado y trazable.

Así, se evitan errores manuales, se eliminan las dobles digitaciones y se gana tiempo valioso en la gestión del equipo.

Con Nubox + GeoVictoria es posible gestionar de forma integrada los registros de asistencia, turnos, permisos, vacaciones y horas extra. Y cuando lo conectas con el Software de Remuneraciones de Nubox, se integran automáticamente en la nómina: los pagos se calculan sin errores, las ausencias se registran al instante y las horas trabajadas se convierten en liquidaciones precisas. Todo desde un solo lugar, sin planillas ni dobles digitaciones.

¿Por qué es mejor un control de asistencia digital que los métodos tradicionales?

Si alguna vez te tocó revisar un libro de asistencia con firmas ilegibles o calcular las horas extra desde una planilla Excel mal guardada, ya sabes por qué el control de asistencia digital es una ventaja.

No es solo una moda ni un capricho tecnológico: es una necesidad real, sobre todo ahora que las leyes laborales se están actualizando en Chile y la fiscalización es cada vez más estricta.

1. Te olvidas del papel… y de los errores

Los libros de asistencia y los relojes mecánicos tienen algo en común: dependen demasiado de las personas.

Si alguien se olvida de firmar, marca por un compañero o simplemente no entiende bien el horario, los errores están casi asegurados. En cambio, un sistema digital registra automáticamente la hora, la guarda en la nube y reduce al mínimo el riesgo de que algo se pierda o se anote mal.

2. Todo es más rápido y más claro

Con un clic, puedes ver quién llegó, quién no, cuántas horas lleva trabajando cada persona, y cuántas horas extra se han acumulado.

Nada de sumar a mano o revisar correos para saber si alguien pidió permiso. Y si integras este sistema con tu software de remuneraciones, las horas se traducen automáticamente en pagos justos, sin dobles digitaciones ni cálculos a la rápida.

3. Es más justo para todos

Uno de los grandes problemas de los métodos tradicionales es que suelen generar desconfianza. Si un trabajador siente que sus horas no están bien registradas o que siempre hay errores en su liquidación, el ambiente se enrarece.

Un sistema digital ofrece transparencia para ambas partes: lo que se marca, se registra, se respalda y se paga.

4. Cumples con la ley sin complicarte

En Chile, los registros de asistencia deben ser verificables, confiables y estar disponibles tanto para empleadores como para trabajadores.

Los métodos digitales certificados por la Dirección del Trabajo cumplen con esa exigencia y además te ayudan a evitar multas (que pueden llegar a 60 UTM si no tienes cómo demostrar la jornada de tu equipo).

5. Ideal para empresas con equipos remotos o en terreno

Si tienes trabajadores que no están siempre en la oficina, por ejemplo, vendedores, técnicos, personal de terreno o equipos híbridos, un sistema tradicional simplemente no sirve.

En cambio, un buen sistema digital permite marcar asistencia desde el celular, validar con GPS y generar reportes detallados de rutas y horas trabajadas.

Con una solución como la de Nubox + GeoVictoria puedes registrar la jornada desde cualquier lugar, hacer seguimiento en tiempo real del equipo en terreno y automatizar todo el proceso hasta llegar a la nómina. Esto no solo te ayuda a cumplir con la ley, sino que te da orden, visibilidad y tranquilidad en la gestión diaria.

Si quieres profundizar en el tema, este artículo sobre las diferencias entre el registro de asistencia digital y el tradicional, explica claramente cómo sistemas electrónicos eliminan errores, mejoran la seguridad y facilitan el cumplimiento normativo.

Preguntas frecuentes (esas que todos nos hacemos)

¿Sirve para calcular horas extras?

Si tu jornada es de 44 horas y alguien trabaja 47, el sistema identifica automáticamente las 3 extras. No hay discusiones, solo datos transparentes.

¿Qué pasa si se corta internet o el sistema falla?

Los sistemas modernos guardan los registros localmente y los sincronizan después. Además, por ley, todos los registros electrónicos deben guardar acceso a datos: empleador y empleado tienen la misma info.

¿Es obligatorio usar un sistema digital en Chile?

La ley exige que los registros sean verificables y confiables, y desde abril de 2024, cualquier sistema electrónico debe cumplir con una resolución que fija sus requisitos técnicos y de seguridad. Así, aunque no sea obligatorio cambiar al digital inmediatamente, los sistemas electrónicos deben ajustarse a esa normativa si quieres usarlos legalmente.

¿El control de asistencia digital sirve solo para empresas grandes?

No. De hecho, muchas micro y pequeñas empresas están optando por estos sistemas porque les permite tener un registro claro. Hoy existen soluciones escalables y con costos accesibles, pensadas especialmente para pymes.

¿Puedo acceder a reportes históricos si necesito respaldos antiguos?

Sí. Los controles de asistencia digitales guardan toda la información en línea, por lo que puedes acceder a registros antiguos cuando los necesites. Esto es útil en auditorías, reclamos laborales o revisiones internas.

¿Cómo funciona el control de asistencia para trabajadores remotos o en terreno?

Hoy no necesitas estar físicamente en la oficina para marcar asistencia. Los sistemas digitales permiten que los trabajadores remotos, híbridos o en terreno registren su jornada desde el celular o computador, y muchos de ellos incluyen geolocalización por GPS. Esto permite validar la ubicación exacta al momento de marcar, algo muy útil para equipos que trabajan en distintos lugares, realizan visitas a clientes o tienen alta movilidad. Así, el registro es preciso, transparente y seguro, sin importar dónde estés trabajando.

¿Dónde puedo verificar si un sistema de control de asistencia está certificado por la Dirección del Trabajo?

Para asegurarte de que el sistema que estás considerando usar cumple con la normativa vigente (específicamente la Resolución Exenta N.º 38 de 2024) debes consultar el Listado oficial de Sistemas de Registro y Control de Asistencia autorizados por la Dirección del Trabajo. Este listado se actualiza periódicamente con las plataformas que han pasado la evaluación técnica y legal. Usar un sistema que no está incluido puede exponerte a sanciones en caso de fiscalización.