Contabilidad para pymes: ¿Por qué es clave a la hora de emprender?

Cuando pensamos en cómo emprender, solemos enfocarnos en distintos aspectos, como la innovación de nuestro producto o servicio, en hacer algo que en verdad disfrutemos, si existe un nicho en el mercado y si hay clientes potenciales. 

Sin embargo, a veces pasamos por alto una cuestión primordial: la contabilidad para pymes. Uno de los aspectos más importantes para mantener una buena salud financiera en tu empresa.

De hecho, ¿De qué otra manera puedes dar cuenta de los avances o retrocesos económicos? La contabilidad permite tener esta visión -tanto a nivel micro como macro- sobre los números de tu pequeña o mediana empresa. Por eso para llevarla a cabo se hace necesario que contrates un contador. 

¿Qué aspectos abarca la contabilidad para pymes?

La contabilidad contempla los ingresos, egresos y todos los gastos, adeudos e inversiones de la empresa. Esto incluye pagos de servicios como electricidad, agua y gas, igual que gastos fijos como remuneraciones y pagos de impuestos. Además, permite llevar un control de los gastos variables, las ventas de nuestros productos o servicios y compras a proveedores.

En definitiva, llevar una contabilidad ordenada de nuestro negocio significa tener un control del todo el dinero que entra y sale de éste, algo fundamental para saber cómo emprender exitosamente.

¿Por qué es importante la contabilidad?

Una de las ventajas de llevar una contabilidad ordenada es que nos permite saber si la empresa está siendo exitosa o no. Los números hablan por sí mismos, y cuando notamos que mes tras mes los egresos son mayores que los ingresos -o que estamos lejos de recuperar nuestra inversión inicial-, algo está fallando en el manejo del capital de nuestra pyme.

Además, al revisar el desglose de la contabilidad, será más fácil hacer un balance de prioridades, para definir con claridad qué debemos reestructurar en nuestro plan de negocios de cara a encaminarnos hacia el éxito. Es una herramienta que, a la larga, te puede permitir ahorrar para hacer crecer tu idea.

Cuando tenemos nuestras prioridades definidas, estamos en mejores condiciones de decidir en qué vamos invertir nuestro dinero, minimizando los riesgos.

Por ejemplo, podemos emplearlo para mejorar la calidad de un servicio, para lanzar un nuevo producto o para iniciar una campaña de Marketing.

Quizás, queramos invertir para incorporar nuevas tecnologías que optimicen nuestros procesos de producción o estemos en condiciones de contratar nuevos talentos. En la medida en que llevemos una contabilidad ordenada, todo ello es posible.

Trabajo mucho y el dinero no me rinde

Si alguna vez te has visto en esta situación, es posible que lleves un registro pobre o nulo de la contabilidad de tu pyme.

Como muchos emprendedores inician su negocio a muy pequeña escala -a veces de manera informal y con una inversión mínima-, no conceden importancia a la parte contable.

El problema es que, aun cuando la empresa haya crecido y prosperado, suele mantenerse con los mismos hábitos con los que inició.

En ese sentido, un riesgo que corremos cuando no llevamos un control de nuestros gastos e ingresos es mantener los mismos precios desde hace años porque no tomamos en cuenta que las materias primas, servicios, gastos de transporte e impuestos han subido de precio.

Es así como la contabilidad ayuda a ver el costo real de producción para definir los precios de un producto o servicio, uno de los tantos argumentos que dan cuenta de su importancia para emprender exitosamente.

También es posible que estemos haciendo gastos exagerados u obsoletos a falta de un registro contable, o bien, que ni siquiera consideremos un salario para nosotros mismos, lo que a menudo ocasiona que no logremos solventar nuestras propias necesidades fuera de la empresa.

Los números de tu empresa hablan por ti

La contabilidad permite conocer la situación financiera de tu PyME y esto te da más seguridad a ti, a tus empleados. Tener cuentas claras te da seriedad, no sólo al interior de la empresa, sino para pedir préstamos bancarios o incluso para atraer a posibles inversionistas que ayudarán a crear una microempresa, por ejemplo.

Por si fuera poco, llevar un control contable mantendrá tu empresa en orden y dentro de las normas fiscales, lo cual puede ahorrarte muchos problemas en el futuro.

Como ves, el éxito o fracaso de una PyME está estrechamente relacionado con el manejo de la contabilidad. Es la única manera de tener un control sobre tu dinero y -además de darle estructura y formalidad a tu negocio- te brinda tranquilidad.

Sabemos que llevar la contabilidad de una empresa no es fácil. Sin embargo, al apoyarte en un sistema contable online podrás tener un manejo ordenado y claro de las finanzas de tu empresa.

Además, podrás acceder - en todo momento y lugar - a información específica o archivos puntuales, con lo que se elimina la necesidad de llevar un registro físico de los documentos, aspectos claves para saber cómo emprender exitosamente y formar parte de la evolución de los emprendedores en Chile.

Si buscas comprender mejor las claves para emprender un negocio puedes descargar el ebook que hemos preparado especialmente para ti. Contiene ideas que puedes replicar y que, sin duda, te ayudarán a cristalizar tu estrategia emprendedora.

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Claves para mejorar la estrategia contable de tu PyME

Ya hemos visto que la contabilidad es vital para cualquier microempresa o emprendimiento a pequeña y mediana escala.

Llevar registros inteligentes no solo te permitirá hacer un mejor seguimiento de los gastos comerciales. También te ayudará a descubrir nuevos caminos para crecer en tu pequeño negocio, seas emprendedor extranjero o nacional.

Mantener registros precisos y ordenados garantiza un actuar más responsable por parte de quienes estén al frente de todo esfuerzo de emprendimiento. Y este actuar se refleja en el cumplimiento de cosas básicas como los compromisos fiscales, con el gobierno y con los empleados.

Así que todo esto de la contabilidad en las PyMEs es un tema delicado en el que la palabra “improvisar” no debe tener cabida. Desde que se comienza a gestar la idea de negocio o cómo hacer el inicio de actividades, la estrategia contable es crucial.

En definitiva, la contabilidad es un área que debes manejar con visión estratégica, siguiendo estos principios:

1. Evalúa tus objetivos financieros

Al evaluar qué tan bien va la estrategia contable de tu startup o pequeña empresa es importante que comiences considerando cuáles son los objetivos financieros empresariales y qué tan claramente están establecidos.

Y esto aplica tanto para quien lleva sobre sus hombros un emprendimiento individual o modesto como aquel que tiene empleados a su cargo.

Implementar estrategias eficientes para llevar los registros contables y mantener lineamientos financieros sólidos evitará que problemas frecuentes - como el agotamiento del flujo de caja - den al traste con el éxito de toda pequeña empresa.

2. Céntrate en hacer más eficiente la gestión financiera

¿Sabías que los expertos en negocios advierten que las pequeñas empresas suelen abandonar una vez que el flujo de caja se esfuma? Esto significa que muchos esfuerzos se concentran en el arranque, más no en el camino y la sostenibilidad.

En los negocios, a pesar de que la incertidumbre y los factores externos están constantemente interfiriendo en el contexto empresarial, construir pequeñas empresas prósperas debe partir de las bases más sólidas posibles.

Y la gestión financiera eficiente es una de esas bases en la que debes concentrarte.

3.  ¿Contratar un contable o invertir en un software? ¡Ambas sería ideal!

Soñar está muy bien cuando se trata de crear y hacer crecer un negocio. Pero uno de los principales errores de muchos emprendedores es pensar que pueden sacar adelante este sueño llevando sus cuentas solo con lápiz y papel y registros en físico.

Lo que funcionaba antes no tiene porqué seguir siendo así. Por supuesto, los valores de todo buen empresario es algo que nunca pasará de moda. Eso no está en discusión.

Sin embargo, las formas de hacer negocio hoy en una PyME o startup demandan tomar decisiones que impliquen el uso de la tecnología adecuada y la búsqueda de la asesoría profesional en materia de contabilidad.

Considerar la opción de subcontratar a asesores contables y/o efectuar una inversión en un software de contabilidad permitirá sentar las bases adecuadas para el futuro financiero de la empresa.

4. Familiarízate con conceptos de contabilidad precisa y organizada

Tener en orden toda la contabilidad implica precisión y efectividad desde la forma de presentar los registros hasta el control de las transacciones financieras. Esto incluye las ventas que se generan, los gastos, con qué activos se cuentan y cuáles son los pasivos.

Es toda una tarea en la que tenemos que familiarizarnos si llevamos el timón de una pequeña empresa. Esto no significa que tengamos que volvernos expertos en contabilidad, pero sí que debemos estar al tanto de los conceptos claves que manejan los contables.

Entre ellos, tenemos tres:

Balances

Reflejan la salud financiera de una PyME en periodos determinados, pues contiene cifras de activos, pasivos y el capital contable.

Es frecuente organizarlos por trimestre, pero las tecnologías de contabilidad de hoy facilitan tener esta información en tiempo real. Básicamente, mide lo que posee y lo que debe una empresa.

Pérdidas y ganancias

Los estados de pérdidas y ganancias muestran el panorama de ingresos y gastos de una pequeña empresa o negocio en un lapso determinado.

Se le conoce como estado de resultados y al mostrar ingresos, ganancias, pérdidas y gastos permite, a quienes llevan la contabilidad, saber cuáles son los ingresos netos.  

Flujos de efectivo o caja

Muestran cuánto dinero entra y cuánto sale de la empresa. Se enfocan más que todo en los activos líquidos que se traducen en efectivo o en sus equivalentes. Incluye la relación entre:

• Actividades de inversión: como préstamos a proveedores, compraventa de activos, entre otras.
• Operatividad de la empresa: pagos de salarios y a proveedores, ventas, intereses bancarios, etc.
• Financiamiento: pago de dividendos a accionistas, emisión de acciones, pago de deudas, entre otros.

5.  Automatiza tu contabilidad

Esta clave bien podría ser la conclusión de todas las anteriores. Disponer de un buen software de contabilidad para startup y pequeñas empresas es algo que puede eliminar de raíz varios quebraderos de cabeza en toda estrategia contable.

Automatizar la contabilidad en los negocios te permite evitar los errores de cálculo manual, así como la repetición u omisión de datos. Te ayuda a hacer un seguimiento, pulso a pulso, de elementos importantes como las métricas.

También, permite obtener informes precisos que facilitan los cálculos a la hora de reportar impuestos, obtener informes sobre la comercialización de nuestros productos y servicios y administrar eficientemente las finanzas.

Las actualizaciones y versiones de los softwares de hoy se acoplan a todo tipo de programas para administrar tu negocio.

Incluso, simplifican tareas cotidianas como el pago de cuentas, emisión de facturas electrónicas para el sistema SII, cálculos automáticos de los impuestos y reportes fiscales.

Todos estos elementos, hacen de los softwares de contabilidad una potente herramienta que eleva la eficiencia de tu empresa.

Junto con un buen soporte técnico para el software, que puedes contratar como servicio tercerizado, y el apoyo de un profesional independiente o grupo calificado en el área contable para pequeñas empresas, podrás mantener la contabilidad para PyMEs con números favorables y con los menores sobresaltos posibles.

Esta organización en el departamento contable es lo que hará crecer tu emprendimiento con pasos firmes aunque no cuentes con un gran presupuesto y con la confianza necesaria para enfrentar un mundo tan competitivo como el actual.