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¿Cómo elegir software contable si eres contador independiente?

Publicado por Nubox | 3 de octubre del 2017
¿Cómo elegir software contable si eres contador independiente?

Utilizar un software contable simplifica todas tus tareas técnicas, facilitándote el análisis de datos y la posibilidad de volverte un asesor en diferentes rubros de relevancia para las organizaciones, lo que es prácticamente un requisito para todos los contadores modernos.

 

Sin embargo, la elección del software indicado puede llegar a ser complejo. En el mercado hay varios proveedores con distintas soluciones y elegir no es una tarea fácil. Sin embargo, si consideras algunas cosas importantes puedes tomar la mejor decisión. Presta atención:

Debe ser multiempresa 

Como contador independiente requieres de un programa que te permita gestionar la contabilidad de múltiples clientes en módulos diferentes y sin correr riesgos de revolver datos y documentos.

 

Sin duda alguna tu estudio crecerá con el tiempo y el software que manejes debe permitirte este tipo de cosas. De lo contrario, en un futuro podrías tener que migrar a una solución de mayor alcance y el proceso puede resultar bastante complejo.

Evalúa el soporte técnico

Es uno de los factores más importantes a la hora de elegir cualquier tipo de software, y si eres contador independiente y aún no tienes un equipo con el que resolver dudas en conjunto, de seguro apreciarás poder resolver problemas rápidamente. 

 

Evalúa la asistencia técnica que te ofrecen cada uno de los proveedores ¿En qué tipo de problemas prestan su ayuda? ¿Durante cuánto tiempo tienes acceso a su asistencia? Son algunas de las preguntas que debes hacerle al proveedor para determinar la calidad de su servicio de soporte.

 

Si no te convence, es mejor que descartes la opción por más tentadora que pueda parecer. La contabilidad es uno de los pilares de cualquier negocio y de ella depende su salud financiera; no puedes gestionar la de tus clientes en un programa que no te ofrece garantías.

¿Cuenta con seguimiento?

En línea con lo anterior, el proveedor debe apoyarte en el proceso de implementación del sistema en tu estudio. Esto contempla la capacitación, evaluación y seguimiento del uso del sistema.

Piensa en las funcionalidades que necesitas

Una vez satisfechos los puntos anteriores tienes que entrar a valorar las funcionalidades y módulos que requieres en tu estudio. Eso depende del tipo de servicio que prestes y de las características específicas de tus clientes. Pero, como contador independiente, de seguro requerirás que el programa ofrezca espacio para manejar contabilidad general, contabilidad financiera y contabilidad fiscal.

Que sea multiusuario también es importante

Seguramente, en tu estudio contarás con cierto número de colaboradores que te ayudarán con diferentes tareas de la contabilidad de tus clientes. Por eso es indispensable que el programa te ofrezca la posibilidad de crear múltiples usuarios, con distintas atribuciones y licencias para actuar dentro de la plataforma.    

 

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¿Necesitas subir archivos en Excel?

Gran parte de la información contable de tus clientes la recibirás en hojas de cálculo de Excel. Por lo tanto, el programa que elijas tiene que brindarte la posibilidad de importar desde datos de celdas específicas hasta archivos de Excel completos.

De igual manera, debe permitirte la exportación de reportes a Excel, especialmente para cuando sea necesario entregar copia de balances e informes a clientes y demás interesados en ellas.

Actualizaciones según normativa contable y tributaria

Los regímenes tributarios y contables cambian constantemente. Aunque algunos de ellos, como la Nueva Declaración del IVA, no afectan la configuración de un software contable, la gran mayoría de ellas sí pueden hacerlo.

 

Por eso es importante que el proveedor te garantice actualizaciones periódicas y acorde a las normas vigentes preferiblemente sin que tengas que realizar acción alguna o instalar extensiones.

Evalúa la trayectoria del proveedor

Recuerda que la información financiera y contable de tus clientes es de vital importancia y alta confidencialidad. No puedes dejar su gestión en manos de una compañía que no garantice su seguridad y privacidad.

 

Por lo tanto, tienes que evaluar la trayectoria comercial del proveedor, factores como la cantidad de clientes con los que cuenta, la opinión de otros colegas sobre su funcionamiento o saber en qué países opera, serán de mucha importancia. Con esa información, tendrás una visión de su posición el mercado y fiabilidad.

La seguridad es importante

En línea con lo anterior, el proveedor debe garantizarte la seguridad de la información que gestionas mediante su software contable. Para ello, debes indagar sobre sus protocolos de seguridad y número de respaldos que realizan durante el día.

 

Los respaldos son copias de la información que se almacenan en distintos medios y ubicaciones, con el fin de poder recuperar la información en caso de una catástrofe o eventualidad mayor.

 

En cuanto a la seguridad, el proveedor debería ofrecer aspectos como transmisión encriptada de la información, múltiples capas de Firewalls y vigilancia de los lugares en que residen sus servidores.

 

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¿Cuánto estás dispuesto a pagar?

Este último punto no es menor, pues los precios son realmente competitivos y es posible que encuentres diferentes promociones para estudios contables. En todo caso, a la hora de determinar cuánto vas a pagar por tu solución, debes tener en cuenta los puntos anteriores, el número de funcionalidades que buscas y la cantidad de empresas que vas a gestionar a través de éste.

 

Como contador independiente, debes ofrecerle a tus clientes un valor agregado en los servicios que prestas. Y una de las mejores formas de hacerlo es llevando su contabilidad en un sistema contable. Esto te permite garantizarles precisión, rapidez e informes financieros fiables en el momento en que lo exijan. Solo debes elegir el proveedor adecuado.