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Cómo usar la tecnología para mejorar la comunicación contador-cliente

Publicado por Nubox | 15 de junio del 2017
Cómo usar la tecnología para mejorar la comunicación contador-cliente

En el mundo de la contabilidad, la comunicación contador clientes es una tarea constante y esencial. A menudo, suele ser necesario el intercambio de datos importantes o la solicitud (de una u otra parte) de información, apoyo o aclaraciones con respecto a alguno de los procesos que se estén ejecutando. Por ello, es necesario fortalecer esta relación y apoyarse en herramientas que sirvan a este propósito.

El teléfono y el email, comúnmente utilizados para cubrir esta necesidad, en ocasiones no son suficientes porque carecen de las funcionalidades necesarias para que la comunicación sea más efectiva. Recuerda que no estamos hablando de una simple charla amistosa o del envío de correos electrónicos con entradas de blog interesantes. Cuando el contador y el cliente hablan de trabajo, está en juego la estabilidad financiera de la empresa.

La tecnología ha avanzado considerablemente y, hoy en día, es posible encontrar varias soluciones digitales al respecto. Los mismos sistemas contables online son una solución. Le permiten, tanto a contador como a cliente, acceder a la contabilidad de la empresa desde cualquier lugar del mundo y realizar los ajustes necesarios. Sin embargo, se puede hablar de aplicaciones más específicas con un excelente rendimiento:

Aplicaciones de mensajería con funcionalidades de “teleconferencia” y “compartir pantalla”

¿Alguna vez te ha sucedido que no puedes explicar por teléfono lo que estás viendo en un estado financiero? ¿O que requieres urgentemente compartir información con todos los socios de la empresa?

Son situaciones comunes mitigadas con la utilización de aplicaciones de mensajería avanzadas. Con Google Hangouts y Skype -entre muchas otras de corte similar- puedes realizar teleconferencias entre varios integrantes y sin importar la ubicación de cada uno de ellos. Se puede utilizar la funcionalidad de vídeo para mostrar determinados eventos y compartir la pantalla para explicar procesos mientras se lleva a cabo la conversación.

Sin duda alguna, esta funcionalidad optimiza la comunicación contador clientes. Imagina lo siguiente: estás realizando una declaración de renta y no entiendes la relación de algunos de los datos en el reporte de ingresos. No importa. Solucionas el problema comunicándote con quien sea necesario y mostrándole en pantalla los elementos que generan inquietud. ¿Fácil no?

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Email empresarial sincronizado a la pantalla del teléfono

Seguro debes contar con un correo electrónico empresarial destinado estrictamente a la comunicación con los clientes, si no lo tienes crearlo es una forma de establecer un orden. Sincroniza su sistema de notificaciones con tu smartphone para que puedas leer en tu pantalla cada correo que te envíen. De esa manera, respondes de forma inmediata y no hasta el momento en que te sientes en un ordenador a revisar tu bandeja de entrada.

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Comunicaciones unificadas

Algunos proveedores de soluciones tecnológicas de vanguardia -como Cisco- ofrecen servicios de unificación de las aplicaciones de voz, video, datos y móviles utilizadas por un equipo de trabajo, a fin de optimizar la comunicación. Aunque no es una solución para interactuar directamente con el cliente, optimiza la atención y el servicio. No está de más que pienses en su implementación, aunque debes realizar un profundo análisis de costo-beneficio para determinar si es lo aconsejable para tus necesidades.

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Software de factura con funcionalidades de notificación

Dada la obligatoriedad de la Facturación Electrónica, hoy en día los softwares han ido mejorando su aplicabilidad en función de las necesidades de los usuarios. Existen sistemas de facturación online que ofrecen la posibilidad de que la empresa envíe a sus clientes notificaciones sobre el estado de sus facturas y recordatorios de cobro. 

Mediante éste tipo de notificaciones, el programa permite a los usuarios notificar sobre avances de procesos o solicitudes de documentos, las que permiten a los interesados estar al tanto del estado de todos los procesos referentes al manejo de la empresa, además de tomar acciones correctivas a tiempo en caso de que sea necesario. 

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Es indudable que la comunicación efectiva entre equipos de trabajo es importante. Esto aplica tanto al campo de la contabilidad porque el contador -aunque no sea parte de la nómina de la empresa- igualmente es un integrante de ésta, como desde la perspectiva de la empresa. Optimizar la comunicación contador clientes puede jugar un rol importante la toma de decisiones financieras y hasta operativas, así como en el crecimiento y estabilidad del negocio, especialmente cuando se trata de una Pyme.