Hace varios años leí un estudio que afirmaba que un importante porcentaje de las hojas de cálculo de Excel contienen algún error. Como primera impresión no lo creí; llevaba bastante tiempo utilizando un sistema de remuneraciones en Excel con todos mis clientes y no había tenido problemas.

Pero, por otro lado, algunos colegas que utilizaban software de remuneraciones de mercado no dejaban de mencionarme sus beneficios, resaltando siempre las desventajas de la hoja de cálculo.

Para mostrar esta realidad, a continuación hablaré sobre las dificultades de una plantilla o sistema de remuneraciones en Excel y cómo sustituirlo por un software mucho más eficiente.

Desventajas de un sistema de remuneraciones en Excel

En ese entonces, con mucho atino, mis colegas me decían que:

  • Excel no fue diseñado para el cálculo de remuneraciones.
  • Al trabajar en él te expones a cometer varios errores: un número equivocado aquí, una supresión accidental allá, etc.
  • Las hojas de cálculo no pueden ser actualizadas al mismo tiempo por múltiples usuarios. Lo que significa que es necesario rotar la copia maestra de mano en mano de los diferentes gestores en el proceso de pago de sueldo en Chile y revisión de remuneraciones. Eso ralentiza la tarea y aumenta el margen de error. Mientras que al software pueden ingresar varios usuarios desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet. 
  • Llevar las remuneraciones en hojas de cálculo, implica la exposición de gran cantidad de datos confidenciales, que de caer en manos equivocadas pueden derivar en serios problemas. En cambio, un sistema de remuneraciones trabaja con servidores de alta seguridad.  
  • Las remuneraciones tienen que cumplir con normas que pueden ser cambiadas de un momento a otro por las respectivas autoridades. Si trabajas en una planilla de Excel tendrás que reformular la hoja por completo, proceso que puede llevar a serias confusiones. En contra partida, los softwares especializados son actualizados constantemente.

A pesar de que la lógica indicaba que Excel no era la mejor solución para llevar remuneraciones, sobre todo en mi caso, porque no trabajaba con empresas pequeñas, yo lo veía como una opción ajustada, válida y barata. Además, no me había fallado; aunque el proceso era un poco lento y tedioso, lo conocía al revés y al derecho.

libro de remuneraciones

Había ordenado la planilla con la que trabajaba para llevar el control de horas, sumar haberes, calcular imposiciones y realizar casi todas las tareas necesarias para liquidar el sueldo bruto y el sueldo líquido.

Punto de inflexión

Sin embargo, un día se presentó un problema con el sistema de remuneraciones en Excel que me hizo perder mi mejor cliente: una empresa con más de 500 empleados.

Como todos los meses, mi estudio tenía la responsabilidad de liquidar los sueldos de sus trabajadores. Tenía compromisos importantes fuera de la ciudad, así que le asigné la tarea a uno de mis colaboradores de confianza.

Aunque hizo muy bien su trabajo no se percató de que las fórmulas de algunas celdas de la planilla habían sido alteradas -aún no sé por qué- y la liquidación quedó mal calculada. Un error garrafal que le hubiese generado a la empresa varios problemas si el gerente no se hubiese dado cuenta antes de autorizar los pagos.

Recuerdo que el gerente me llamó, claramente enojado, reclamando por la situación, pero el error ya estaba hecho. Él, por supuesto, necesitaba que lo corrigiéramos de inmediato, porque no quería arriesgarse a pagar las remuneraciones fuera del plazo legal establecido por la empresa.

Sin duda, el error principal era mío al no revisar las planillas antes de enviarlas. Lógicamente, ya no valía la pena lamentarse, lo importante era solucionar el problema.

Pese a todo lo útil que había sido la planilla hasta antes de esta situación, si quería tener una relación seria con mis clientes tenía que utilizar un sistema que me diera más confianza. Llamé a un colega para evaluar sistemas y softwares que si bien había escuchado, estaba reacio a conocer.

¿Por qué utilizar un software de mercado y cómo sustituye a Excel?

Volviendo a la recomendación de mi colega, él utilizaba un sistema de remuneraciones certificado por Previred, lo que me pareció un buen comienzo. Aunque no sabía cómo funcionaban esos programas y al principio pensé que iba a ser muy complicado, me explicó que usar un software era mucho más sencillo de lo que pensaba. 

Este era un programa 100% online que, gracias a sus funcionalidades intuitivas, podía ser utilizado por cualquier contador con mínimos conocimientos computacionales.

Además, podía integrarse a Excel, por lo que pudimos subir rápidamente la información que ya teníamos registrada. Luego calculó y generó las liquidaciones. Además, tenía funcionalidades adicionales como:

  • La descarga del certificado 1887 listo para presentar al SII.
  • El envío del libro de remuneraciones.
  • La generación de archivos previsionales listos para cargar en las respectivas webs.
  • El pago automático de remuneraciones. Final del formulario
  • La generación del Certificado de renta (F 1887).
  • La relación de haberes imponibles y descuentos predefinidos.
  • La inclusión de parámetros generales automáticos (IPC, Comisiones de AFP, UTM, Ingreso Mínimo, entre otros.).

La verdad es que era una maravilla de programa. Procesos automatizados, y a un clic, todo era tan fácil y rápido, que realmente no me explicaba cómo, considerando mis necesidades, pude trabajar durante tanto tiempo sólo en una planilla de Excel.

No obstante, algo que me desmotivó al pensar en adquirir el sistema, fue que pensé que era demasiado costoso y que importar todos mis datos desde Excel podía resultar complicado.

Me encontré con que había planes a la medida de todas las empresas y sus necesidades. En cuanto a la migración de los datos, era tan sencilla como lo habíamos hecho con la información de mi ex cliente. En ocasiones recuerdo con nostalgia todos los beneficios que Excel me reportaba, pero empiezo a trabajar con mi sistema de remuneraciones e inmediatamente se me olvida.

¿Qué considerar al elegir un software de remuneraciones?

En este punto, queda alcance los beneficios y capacidades de un software de remuneraciones avanzado y de mercado sobre un sistema de remuneraciones en Excel.

Pero, es tan amplia la oferta de soluciones tecnológicas en la actualidad que, como emprendedor, estás empoderado y puedes tomarle el tiempo suficiente para elegir una opción realmente optimizada, que marque un antes y después en tu negocio.

Al analizar la oferta de software de remuneraciones de mercado y elegir una alternativa necesitas evaluar los siguientes puntos:

Integración a estándares gubernamentales

Este es el punto clave e inicial al analizar cualquier oferta de software que supla el tradicional sistema de remuneraciones en Excel.

De nada vale que un recurso sea avanzado e integral si no sigue los estándares gubernamentales en cuanto a porcentajes de descuentos por cotizaciones, valor añadido de horas extra y otras variables.

Recuerda que el manejo de personal es una de las labores con mayor control por parte de las autoridades, especialmente en cuanto a las remuneraciones.

Grado de automatización

Mientras más automatizado sea el software, menos inversión de tiempo demandará y, además, lograrás una verdadera estandarización de tus procesos de liquidación y gestión de nómina.

Un software altamente automatizado demandará que solo registres una vez la información de cada funcionario. Luego, simplemente deberás seleccionar la ficha del trabajador, los cargos correspondientes y se realizará el cálculo automático para la liquidación.

También, quedará registrada la información contractual, el tiempo de inicio de actividades del trabajador y otras variables que serán útiles para acelerar procesos como la asignación de vacaciones e incluso los finiquitos, en caso del término de la relación laboral.

Amplitud

No se trata solo de realizar las liquidaciones de sueldo a final de mes. La idea es que el sistema tecnológico pueda suponer una optimización general de tus procesos de gestión de nómina.

Por ese motivo, es importante que cuente con características asociadas a los contratos y finiquitos, la programación de vacaciones y otras funcionalidades típicas de esta área.

Así, tu equipo de recursos humanos o tú mismo, en caso de encargarte directamente, disfrutarán de optimización del tiempo y podrán dedicar mayor atención a la toma de decisiones.

 

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