Tipos de software de contabilidad en Chile (¡y más!)

Llevar una contabilidad ordenada es fundamental para mantener una buena salud financiera, y esto aplica para cualquier negocio, sin importar su tamaño.

Solo así podremos contar con un registro detallado de todo movimiento financiero, clave a la hora de evaluar cómo se está comportando nuestra empresa y así tomar decisiones con datos claros.

En el mercado chileno, existe una variedad de softwares de contabilidad disponibles que pueden ayudar a mejorar la eficiencia en las operaciones de las empresas.

Pero, ¿Cómo saber cuál es el más adecuado para determinada compañía? A continuación, revisaremos los principales sistemas contables en Chile, y te diremos sus ventajas y desventajas.

¿Qué es un software de contabilidad?

Definición

Un software contable es un programa informático diseñado para gestionar y procesar la información financiera y contable de una empresa o negocio.

Función de un software contable

Su función principal es proporcionar una herramienta eficiente y precisa para llevar a cabo las tareas contables y financieras, como la gestión de facturas, inventarios, impuestos, nóminas, cuentas por pagar y cobrar, entre otros.

Este tipo de software permite a las empresas mantener un control riguroso sobre sus finanzas, facilitando la toma de decisiones informadas y mejorando la eficiencia en la gestión de sus recursos.

¿Cuáles son los distintos tipos de software contable?

Entre los distintos tipos de software contable que se utilizan en Chile, los más importantes son:

Hoja de cálculo (Excel)

Las hojas de cálculo, como Microsoft Excel, son ampliamente utilizadas por micro y pequeñas empresas para llevar un registro básico de sus gastos y movimientos financieros.

Se utiliza mayormente para calcular y organizar el pago de sueldos de los trabajadores, aunque entre éste y un software de remuneraciones online existen muchas diferencias.

Aunque sus funcionalidades son limitadas, permiten crear listas de cálculos, ventas, ingresos, egresos y otros datos comerciales relevantes.

Sin embargo, al no ser sistemas que integren datos y actualicen en tiempo real, requieren ingreso manual de información y verificación constante de cifras como el valor de la UF, entre otras.

Además, al manejar mayores volúmenes de información resultara poco conveniente llevar en Excel la contabilidad.

Se trata de un software limitado a los cálculos, dejando fuera todo el resto de los procesos contables, como la facturación electrónica, formularios, envíos de libros, centralizaciones,  pago de remuneraciones, etc.

ERP

Los sistemas ERP son sistemas de planificación de recursos empresariales que abarcan múltiples áreas de la gestión empresarial, incluyendo la contabilidad.

Estos software son ideales para manejar y administrar diversas operaciones de producción y distribución dentro de una compañía.

Son capaces de manejar múltiples tareas a la vez, entre las cuales se encuentra la contabilidad (además de logística, inventarios, facturas y un sinfín de etcéteras que facilitan el trabajo y administración de la organización).

Por su capacidad, son ideales para grandes organizaciones, en donde existen muchas áreas y una gran cantidad de procesos.

Existe un mundo de diferencia entre un módulo contable de un ERP y sistemas online específicos, pues estos últimos están creados pensando en clientes más pequeños (Pymes) y con herramientas dedicadas, creadas para tareas determinadas.

Además, es innegable que habrá una curva de aprendizaje al implementar este tipo de plataformas, un proceso que podría tardar semanas, incluso meses.

De hecho, la instalación de un ERP dentro de una empresa requiere de considerables tiempos de instalación y, en ocasiones, precisa de consultoría, la que puede extenderse por un largo período.

Por ello, las empresas que los adoptan se preparan con antelación, destinando recursos, tiempo y personal -incluso áreas- especialmente para que la instalación del ERP sea exitosa.

A lo anterior, debemos agregar que actualizar las versiones del software y todo el equipamiento necesario para que éste funcione de acuerdo a las necesidades de la empresa también será un costo adicional, el cual se debe considerar a la hora de la implementación.

Software de contabilidad instalado

Estos programas requieren una instalación física y, generalmente, ofrecen funcionalidades robustas adaptadas a las necesidades específicas de la empresa.

El avance de la tecnología hacia la computación en la nube y el desarrollo de las Apps (aplicaciones para dispositivos móviles), van dejándolos cada vez más obsoletos.

Estas son algunas de las desventajas:

• Deben instalarse (vía CD, DVD, pendrive o descarga)  en un computador específico, y debes trabajar directamente en ese equipo quedando amarrado. No podrás trabajar en lados distintos porque la información no está en línea.
• Sus actualizaciones no son automáticas y generalmente tienen un costo asociado.
• Lo normal es que cuando surge una dificultad que no es simple de resolver para soporte, también tiene costo de tiempo y dinero, ya que debe realizarse en el computador donde está instalado el sistema.

Software de contabilidad de desarrollo propio

Cuando las necesidades son muy específicas, las empresas se ven obligadas a desarrollar sus propios sistemas de contabilidad, de manera personalizada y escalable.

Las ventajas de este tipo de software contables son evidentes: básicamente, creas algo de acuerdo a tus necesidades. Sin embargo, y pese a lo personalizado de este tipo de software contables, uno de sus mayores contras radica en su alto valor.

Y no solo nos referimos al desarrollo, puesto que también debemos considerar que este tipo de programas exigen estándares mínimos respecto a equipos e implementación -como el uso de servidores propios, si la compañía es muy grande-, lo que muchas veces incrementa aún más su costo.

Punto aparte son los requerimientos como cambios o mejoras, pues el soporte técnico debe evaluarlas y analizarlas antes de trabajar en ellas. Con ello, -y dependiendo si el equipo es interno o externo- los tiempos y costos de mantención podrían ser mucho mayores que con otras alternativas de software contable.

Software gratuitos

El mercado ofrece algunas plataformas contables con costo cero. Si bien con ellos el ahorro en la inversión es evidente, el peligro de que desaparezcan es latente, ¿y qué pasará con el tiempo que ocupaste en aprender a utilizarlo? Al ser gratuitos, con ellos nada es seguro. Además, la mayoría de ellos están obsoletos.

Este tipo de software, además de ser limitados, no son recomendables por la falta de actualizaciones y soporte técnico. Y tratándose de los números de tu empresa, siempre es mejor evitar cualquier tipo de riesgos, por lo que invertir en un software contable -aunque sea un monto mínimo- siempre será la  alternativa más recomendad para tener seguridad respecto a la información obtenida.

¿Cuáles son las características más importantes que debes buscar en tu software contable?

Existen muchas ofertas de software contables en el mercado, por lo que puede resultar difícil encontrar el perfecto para tu empresa.

Si te sientes perdido, deja que te ayudemos a entender cuáles son las características más importantes que debes buscar:

1. Debe ser multiempresa 

Como contador independiente requieres de un programa que te permita gestionar la contabilidad de múltiples clientes en módulos diferentes y sin correr riesgos de revolver datos y documentos.

Sin duda alguna tu estudio crecerá con el tiempo y el software que manejes debe permitirte este tipo de cosas. De lo contrario, en un futuro podrías tener que migrar a una solución de mayor alcance y el proceso puede resultar bastante complejo.

2. Evalúa el soporte técnico

Es uno de los factores más importantes a la hora de elegir cualquier tipo de software, y si eres contador independiente y aún no tienes un equipo con el que resolver dudas en conjunto, de seguro apreciarás poder resolver problemas rápidamente. 

Evalúa la asistencia técnica que te ofrecen cada uno de los proveedores ¿En qué tipo de problemas prestan su ayuda? ¿Durante cuánto tiempo tienes acceso a su asistencia? Son algunas de las preguntas que debes hacerle al proveedor para determinar la calidad de su servicio de soporte.

Si no te convence, es mejor que descartes la opción por más tentadora que pueda parecer. La contabilidad es uno de los pilares de cualquier negocio y de ella depende su salud financiera; no puedes gestionar la de tus clientes en un programa que no te ofrece garantías.

3. Que cuente con seguimiento

En línea con lo anterior, el proveedor debe apoyarte en el proceso de implementación del sistema en tu estudio. El mejor software contable contempla la capacitación, evaluación y seguimiento del uso del sistema.

4. Piensa en las funcionalidades que necesitas

Una vez satisfechos los puntos anteriores tienes que entrar a valorar las funcionalidades y módulos que requieres en tu estudio. Eso depende del tipo de servicio que prestes y de las características específicas de tus clientes.

Pero, como contador independiente, de seguro requerirás que el programa ofrezca espacio para manejar contabilidad general, contabilidad financiera y contabilidad fiscal.

5. Que sea multiusuario también es importante

Seguramente, en tu estudio contarás con cierto número de colaboradores que te ayudarán con diferentes tareas de la contabilidad de tus clientes.

Por eso es indispensable que el programa te ofrezca la posibilidad de crear múltiples usuarios, con distintas atribuciones y licencias para actuar dentro de la plataforma.

6. Subir archivos en Excel

Gran parte de la información contable de tus clientes la recibirás en hojas de cálculo de Excel. Por lo tanto, el programa que elijas tiene que brindarte la posibilidad de importar desde datos de celdas específicas hasta archivos de Excel completos.

De igual manera, debe permitirte la exportación de reportes a Excel, especialmente para cuando sea necesario entregar copia de balances e informes a clientes y demás interesados en ellas.

7. Actualizaciones según normativa contable y tributaria

Los regímenes tributarios y contables cambian constantemente. Por ello, es fundamental que el proveedor de software garantice actualizaciones periódicas en conformidad con las normas vigentes y las exigencias del SII.

Idealmente, estas actualizaciones deberían aplicarse de manera automática, sin requerir que realices acciones adicionales o instales extensiones.

8. Evalúa la trayectoria del proveedor

Recuerda que la información financiera y contable de tus clientes es de vital importancia y alta confidencialidad. No puedes dejar su gestión en manos de una compañía que no garantice su seguridad y privacidad.

Por lo tanto, tienes que evaluar la trayectoria comercial del proveedor, factores como la cantidad de clientes con los que cuenta, la opinión de otros colegas sobre su funcionamiento o saber en qué países opera, serán de mucha importancia. Con esa información, tendrás una visión de su posición en el mercado y fiabilidad.

9. La seguridad es importante

En línea con lo anterior, el proveedor debe garantizarte la seguridad de la información que gestionas mediante su software contable. Para ello, debes indagar sobre sus protocolos de seguridad y número de respaldos que realizan durante el día.

Los respaldos son copias de la información que se almacenan en distintos medios y ubicaciones, con el fin de poder recuperar la información en caso de una catástrofe o eventualidad mayor.

En cuanto a la seguridad, el proveedor debería ofrecer aspectos como transmisión encriptada de la información, múltiples capas de Firewalls y vigilancia de los lugares en que residen sus servidores.

10. Precio accesible

Este último punto no es menor, pues los precios son realmente competitivos y es posible que encuentres diferentes promociones para estudios contables.

En todo caso, a la hora de determinar cuánto vas a pagar por tu solución, debes tener en cuenta los puntos anteriores, el número de funcionalidades que buscas y la cantidad de empresas que vas a gestionar a través de este.

Ventajas para las empresas de utilizar un software de contabilidad

Las ventajas de utilizar un software contable son numerosas. Algunas de las más destacadas incluyen:

• Mayor eficiencia y precisión: Los software contables automatizan muchas de las tareas repetitivas y propensas a errores, lo que aumenta la eficiencia y precisión en la gestión contable y financiera.
• Reducción del tiempo y el esfuerzo: Al automatizar procesos, se reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesario para llevar a cabo tareas contables, permitiendo a los trabajadores enfocarse en actividades más estratégicas.
• Mejora en la toma de decisiones: La disponibilidad de información financiera actualizada y precisa facilita la toma de decisiones informadas, lo que puede conducir al éxito de la empresa.
• Mayor seguridad y control: Los software contables ofrecen altos niveles de seguridad y control sobre la información financiera, protegiendo los datos sensibles de la empresa.
• Automatización de tareas: La posibilidad de automatizar tareas y procesos contables reduce el riesgo de errores humanos y mejora la eficiencia operativa.

Ventajas para los contadores

En el caso de los contadores, estos sistemas pueden ofrecer beneficios como:

• Acceso instantáneo a costos y ganancias: Los sistemas contables permiten a los contadores acceder de manera inmediata a la información financiera de sus clientes. Gracias a su almacenamiento en la nube, estos sistemas facilitan la conexión desde cualquier lugar con Internet, lo que permite modificar presupuestos, realizar gastos y tomar decisiones estratégicas al momento, registrando todos estos movimientos de manera rápida y eficiente.
• Intercambio de información en tiempo real: Estas plataformas sirven como un nexo entre pequeñas y medianas empresas y sus contadores. Permiten que los clientes vean y monitoreen los movimientos financieros al instante, mientras que el contador puede enviar información necesaria de manera ágil, facilitando un control más integral de los movimientos financieros.
• Los parámetros siempre están actualizados: Los valores que empleas a diario, como la  UF y el UTM, permanecerán actualizados para simplificar las conversiones pertinentes. Con esta funcionalidad dejarás atrás la tediosa y estresante tarea de buscar cada vez que necesitas utilizarlos, disminuyendo con ellos, los posibles errores que conlleva el cálculo e ingreso manual de cifras.
• Optimización de recursos: Al utilizar programas de contabilidad, los recursos de una empresa pueden utilizarse de manera más eficaz. Los usuarios de estos programas pueden realizar sus tareas contables de manera más rápida y ordenada, como generar remuneraciones, manejar ventas, control de compras y monitorear la actividad general de la empresa.
• Complemento para Excel: La mayoría de los software de contabilidad ofrecen la posibilidad de integrarse con Excel, permitiendo importar y exportar datos entre ambas plataformas. Esto facilita la edición de la información y evita la necesidad de reescribir datos ya recopilados.
• Evitar errores contables: Utilizar un software contable reduce el riesgo de cometer errores en áreas críticas como el pago de remuneraciones e imposiciones. Al automatizar cálculos y cuentas, estos sistemas ayudan a prevenir pérdidas de credibilidad y problemas legales para las empresas de los clientes.

En resumen, los sistemas contables ofrecen a los contadores una gama de beneficios que incluyen acceso rápido y en tiempo real a la información financiera, optimización de recursos, integración con herramientas como Excel y la minimización de errores contables, todo lo cual contribuye a una gestión financiera más eficiente y precisa.

La importancia de elegir un software confiable

Algunos programas de contabilidad son gratis y otros pagados. En Internet encontrarás una amplia oferta que promete solucionar todos los problemas de tu negocio con precios que varían de acuerdo a las características que ofrecen y el plan que escojas.

Antes de arriesgarse a poner toda tu información financiera en una plataforma online, es vital que te informes respecto a la confiabilidad, credibilidad y protección de datos de la empresa que lo desarrolla, asegurándote de que lo que ofrecen es veraz.

Hablamos de soluciones que se adaptan a todo tipo de organizaciones, pudiendo contar incluso con herramientas específicas en función de las necesidades o el presupuesto de la compañía. ¿Para qué perder tiempo entre papeles y archivadores teniendo a mano software especializados en contabilidad?

Hablamos de soluciones que se adaptan a todo tipo de organizaciones, pudiendo contar incluso con herramientas específicas en función de las necesidades o el presupuesto de la compañía. ¿Para qué perder tiempo entre papeles y archivadores teniendo a mano software especializados en contabilidad?