¿Cómo elegir el mejor software contable?

En los últimos años, la tecnología se ha convertido en un aliado indiscutible para empresas de todos los tamaños: por ejemplo, la implementación de un software contable permite optimizar las operaciones, generar cada vez mejores resultados y destacar frente a la competencia.

Sin duda, estos sistemas automatizados son capaces de ofrecerle a tu negocio grandes beneficios que seguramente te ayudarán a lograr tus objetivos.

¿Todavía no te convences o no sabes cuál software contable es la mejor opción para tu empresa? ¡No te preocupes! A continuación, te contamos los beneficios de estas soluciones tecnológicas y cómo escoger una de acuerdo a tus necesidades.

¡Presta atención y toma nota!

¿Qué es un software contable? 

En palabras simples, esta herramienta se trata de un programa informático que se encarga de registrar todos los datos generados a partir de la actividad de una empresa, especialmente lo referente al área contable. 

¿Qué puedo hacer con un software contable?

Entre las funciones que puede ofrecerte un software contable destacan:

• Almacenar toda la información contable.
• Generar informes o reportes contables en cuestión de segundos, como los libros de compra y venta, facilitando la toma de decisiones.
• Monitorear los ingresos y los gastos, ayudando así a gestionar y controlar los gastos de manera eficiente, minimizando el gasto de tiempo y energía en la gestión de datos y previniendo costos asociados a errores en hojas de cálculo.
• Mejorar los procesos de la empresa en lo referente a tiempo y optimización de recursos.
• Hacer cálculos automáticos, proporcionándote información más precisa.
• Ofrecer información histórica de las operaciones de la empresa, permitiendo una evaluación real de su situación económica en un tiempo determinado.

En efecto, las funciones de un software contable son muy variadas y en muchas ocasiones dependerán del rubro al que te dediques.

Igualmente, estas soluciones tienen la flexibilidad de fusionarse con otros sistemas, posibilitando de esta manera la integración de cada una de las operaciones de la empresa.

Por consiguiente, la implementación de un software contable te permitirá agilizar y optimizar todos los procesos administrativos, contables, productivos y muchas otras cosas.

Otro aspecto positivo es que estos sistemas son fáciles de usar y no requieren una gran inversión en capacitación ni en instalación.

Lógicamente, la contabilidad es uno de los elementos más importantes de una empresa. Por esta razón, tener un programa capaz de mantener la información contable actualizada y ordenada te ahorrará muchos dolores de cabeza. 

¿Cuál es la importancia de un software contable? 

La innovación e implementación de nuevas tecnologías son cada vez más necesarias para las empresas, sobre todo cuando el objetivo es lograr un mayor crecimiento y desarrollo. Los mejores programas de contabilidad pueden ayudar a las empresas a automatizar y optimizar su gestión financiera.

La automatización de los procesos no solo mejorará las operaciones, sino que también aumentará la rentabilidad y los resultados económicos en un corto periodo de tiempo. ¿Cómo? Mediante las siguientes ventajas:

1. Reduce considerablemente los márgenes de errores 

Los software contables permiten llevar un control más exhaustivo de las operaciones, ya que al ser sistemas automatizados son capaces de disminuir significativamente cualquier error de cálculo.

Así, mejoran el rendimiento y reducen datos imprecisos que puedan afectar la toma de decisiones. 

2. Minimiza los tiempos de trabajo o de un proceso en específico

El uso de un software de contabilidad permite automatizar diversas operaciones financieras, reduciendo significativamente los tiempos de trabajo y minimizando errores en los registros.

Gracias a esta optimización, los trabajadores pueden dedicar sus esfuerzos a tareas estratégicas que requieren mayor análisis, mejorando así la eficiencia y productividad del negocio.

Además, cuando dispones de una herramienta que agiliza todas las actividades de la empresa, eventualmente puedes mejorar procesos y buscar soluciones de manera más rápida ante cualquier circunstancia. 

3. Mejora los tiempos de respuesta a los clientes

La atención al cliente representa un pilar fundamental para todas las empresas: sin duda, mejorar este aspecto te dará mayor visibilidad frente a la competencia y hará que tengas clientes fieles. 

En este sentido, al usar un software contable podrás facilitar desde los detalles más simples como la emisión de facturas, seguimiento de las cuentas por cobrar o información de existencias disponibles al momento hasta la capacidad rápida de respuesta ante solicitudes o cualquier otro elemento que mejore la experiencia del cliente. 

4. Ahorra dinero y disminuye las pérdidas 

Cuando maximizas todos los esfuerzos, llevas al día la contabilidad, mejoras la exactitud de la información y tienes una capacidad mayor de respuesta ante los riesgos, el software contable te permite tener un ahorro significativo de dinero. 

En ocasiones, no llevar cálculos correctos de la contabilidad y operaciones generales de una empresa —incluyendo compras, ventas, inventario, entre otros— resulta en pérdidas monetarias en impuestos y materiales o productos al no tener información acertada. 

La exactitud en los resultados podrá determinar claramente cómo se encuentra la empresa, qué necesita y qué hay que mejorar para que se puedan tomar las mejores decisiones posibles. 

5. Aumenta la capacidad de reacción 

Al tener toda la información registrada, clasificada y almacenada en un mismo lugar puedes obtener informes en tiempo récord, lo que genera una gran ventaja al tener que actuar frente a un problema o situación que se presente en la empresa porque tendrás un mejor tiempo de reacción y posibilidades de resolverlo de manera prudente para evitar mayores consecuencias. 

Además, al tener información histórica a la mano puedes observar el comportamiento de ciertas actividades y visualizar cómo ha sido el avance de la empresa en un periodo determinado de tiempo, pudiendo establecer nuevos objetivos o acciones. 

Como puedes ver, la importancia de los software contables radica en los beneficios de su implementación, lo cual demuestra que adquirir este tipo de tecnologías hará que tengas un mejor posicionamiento en el mercado junto a resultados positivos. 

Ahora bien, existen diversos programas con diferentes funciones, integraciones y posibilidades, pero como ya mencionamos, todo dependerá de lo que realmente necesite tu empresa.

Elegir el mejor software contable puede parecer toda una odisea: ya sea porque no cuentas con experiencia o porque no sabes específicamente qué es lo que necesitas.

En virtud de ello, hemos considerado 7 preguntas para saber cuál es la plataforma especializada que más se acomoda a tu empresa o estudio de contabilidad con el fin de ayudarte a tomar una mejor decisión, pues conocer a cabalidad los números de cualquier empresa es vital para mantener una buena salud financiera.

Características clave de un programa de contabilidad

Un programa de contabilidad debe tener ciertas características clave para ser efectivo y eficiente. A continuación, se presentan algunas de las características más importantes:

1. Facilidad de uso: El programa debe ser intuitivo y fácil de usar, incluso para usuarios sin experiencia en contabilidad. Una interfaz amigable y un diseño claro pueden hacer una gran diferencia en la adopción y uso diario del software.
2. Flexibilidad: El programa debe ser flexible y adaptable a las necesidades específicas del negocio. Esto incluye la capacidad de personalizar módulos y funciones según los requerimientos de la empresa.
3. Seguridad: El programa debe ofrecer medidas de seguridad robustas para proteger la información financiera y evitar accesos no autorizados.
4. Conciliación bancaria: Esto permite comparar y verificar las transacciones bancarias con los registros contables de manera eficiente.
5. Asientos contables: El programa debe permitir la creación y gestión de asientos contables de manera sencilla, facilitando el registro de todas las transacciones financieras de la empresa.
6. Gestión de gastos: El programa debe permitir la entrada y seguimiento de todos los gastos, así como la generación de informes detallados.
7. Generación de informes: La generación de informes financieros y contables es una de las funciones más importantes. El programa debe permitir la creación de informes precisos y detallados que faciliten la toma de decisiones.
8. Facturación electrónica y documentos tributarios: La implementación obligatoria de la facturación electrónica en Chile ha transformado radicalmente la manera en que las empresas documentan sus operaciones comerciales. Un software contable adecuado debe permitirte emitir facturas electrónicas, notas de crédito, notas de débito y otros documentos tributarios conforme a los requisitos del SII.

¿Cómo elegir el mejor software contable? 

Sin embargo, los tiempos en que esta práctica se hacía manualmente han quedado atrás. Así, hoy es posible encontrar plataformas especializadas capaces de realizar las tareas contables de manera rápida, ordenada y -en algunos casos- con la posibilidad de integrar en un mismo proceso al contador y al cliente. Pero, ¿Cómo saber por cuál inclinarse? Presta atención:

1. ¿Cuáles son mis necesidades?

Lo primero es saber para qué lo necesitas. ¿Buscas solo llevar la contabilidad de tu empresa o clientes, o también quieres usarlo, por ejemplo, para ver las remuneraciones? Ya en otras oportunidades nos hemos referido a los tipos de software contables disponibles en Chile, y conocer la oferta es clave para encausar tu búsqueda.

Si bien lo ideal es que una plataforma especializada pueda ayudarnos en la mayor cantidad de tareas posibles, debemos priorizar y definir con exactitud cuáles son los temas en que más se requiere el apoyo de una herramienta como esta.

2. ¿Tiene un valor agregado?

Puede que nunca antes te lo hayas planteado, pero conocer el valor agregado de los software contables es clave a la hora de decidirte. Entre ellos, uno de los más importantes es el soporte técnico, vital ante dudas, errores u orientación en el uso de la plataforma. ¿Qué ocurrirá si no sabes cómo realizar una tarea determinada y ésta no cuenta con este servicio?

Un ejemplo claro de lo anterior es Mipyme, el sistema de Facturas Electrónicas que el SII pone a disposición de los contribuyentes. Aunque es gratis, su desempeño no es el mejor y el soporte técnico -como muchos de ustedes sabrán- tiene varios puntos que invitan a dudar sobre utilizar este sistema.

3. ¿La información está resguardada?

Probablemente, el cuidado de los datos es uno de los aspectos de mayor importancia a considerar al momento de evaluar distintos softwares contables. Los más confiables utilizan data centers para proteger la información de los clientes, evitando riesgo de pérdidas o filtración de datos de carácter confidencial. 

4. ¿Tiene actualizaciones?

Las actualizaciones automáticas y constantes son, también, un factor a considerar al momento de elegir el mejor software contable para tu empresa o negocio de contabilidad.

Los aspectos financieros evolucionan constantemente, por lo que el que elijas debe ir a la par con las nuevas normativas, disposiciones y -por supuesto- con los avances tecnológicos.

5. ¿Cuánto tiempo tardará en implementarse?

Más que el precio, este es el costo verdadero de cualquier programa. Debes tener en cuenta el tiempo de su implementación y el de capacitación para poder utilizarlo.

A diferencia de los ERP, los software contables permiten su utilización luego de una breve inducción y aprendizaje de las funcionalidades, y la manera en que cada empresa desarrolladora aborde este punto constituye un elemento diferenciador entre cada alternativa.

6. ¿Es intuitivo?

Puede que sea el software más completo del mercado, pero si su uso es demasiado complejo, ¿es realmente útil? De nada sirve que un programa tenga múltiples funciones si no logras comprenderlo a cabalidad.

7. ¿Está en la nube?

Una característica muy importante en estos días es que la plataforma tenga respaldo en la nube, para así trabajar en cualquier momento.

En ese sentido, los software contables online asoman como la mejor solución para pymes, pues permiten acceder a ellos cuando sea necesario, pudiendo compartir información y asignar roles de usuarios, precisando solamente de un computador con acceso a Internet.

Así, no estás atado a una oficina o un espacio físico determinado, lo que es de gran valor, por ejemplo, cuando debes reunirte con tus clientes o necesites verificar o enviar determinada información sin estar en tu escritorio.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor un software en la nube o uno instalado en el computador?

Un software en la nube ofrece mayor accesibilidad, copias de seguridad automáticas y actualizaciones en tiempo real, mientras que uno instalado no cuenta con accesibilidad remota, es necesario realizar copias de seguridad manualmente, y existe la posibilidad de quedar desactualizado sin actualizaciones automáticas.

¿Cuánto cuesta un software contable?

Los precios varían según las funciones y el proveedor. 

¿Un software contable sustituye a un contador?

Un software contable complementa el trabajo de un contador, facilitando el registro de datos y automatizando tareas, pero la asesoría de un profesional sigue siendo clave para cumplir con las normativas tributarias.

¿Qué tipo de programa de contabilidad es el mejor para mi negocio?

El tipo de programa de contabilidad que es el mejor para tu negocio depende de tus necesidades específicas y del tamaño de tu empresa. Es importante evaluar las funcionalidades que necesitas y elegir un software que se adapte a tus requerimientos.

Como ves, elegir el mejor software contable para tu empresa o para tu estudio no es algo que puedas decidir de un momento a otro.

Es importante evaluar diferentes softwares de contabilidad y sus características antes de tomar una decisión.

Las interrogantes que acabamos de plantear te ayudarán a llegar a la alternativa que más se acomode a tus requerimientos sin quitarte tiempo.

Con ello, podrás optar por la plataforma adecuada para tus necesidades; como llevar la contabilidad de tu compañía o clientes, el pago de remuneraciones, o emitir facturas electrónicas. ¡Descubre más en esta guía gratuita que hemos preparado para ti !