Así un software en la nube te da orden y productividad

Durante los últimos años, el término cloud computing se ha posicionado con fuerza en el entorno empresarial, pero ¿sabes a qué se refiere? ¿Qué es un software en la nube?

El término abarca desde aplicaciones comunes -como el correo electrónico- hasta complejos sistemas tecnológicos para la optimización de procesos empresariales.

Y su valor agregado, más allá de la reducción de costos en la adopción de herramientas tecnológicas, radica en la innovación, movilidad, espacio ilimitado y seguridad que puede llegar a ofrecer. Es tal el impacto de este tipo de soluciones que, a finales del 2016, el 93% de las empresas ya usaban al menos un servicio de TI en la nube.

En el caso específico de Chile, el estudio IDC Latin America Cloud Compliance Survey 2016-2017, señala que el 60% de las empresas chilenas planean aumentar sus inversiones en sistemas o plataformas alojadas en la nube. Al respecto, las cargas de trabajo más ejecutadas en cloud son: 

• Email corporativo (78%). 
• Customer Relationship Management (49%). 
• Recursos Humanos (43%). 
• Enterprise Resources Planning (ERP) y administración financiera (24%). 
• Comercio electrónico B2B (23%). 
• Soluciones de industria (19%).

La adopción de todas estas aplicaciones alojadas en la nube se explica, en gran parte, por el impacto que esta tecnología tiene en la productividad, sin embargo, también debido a la seguridad de la información y el ahorro que genera a largo plazo.

¿Cómo impacta el software en la nube en la productividad de las empresas?

¿Recuerdas cómo era el proceso de facturación antes de que existiese la factura electrónica? Sin duda concuerdas en que era bastante engorroso, especialmente en lo que respecta al timbraje de documentos que podía tardar incluso horas.

Gracias a dicha innovación soportada en la nube, surgieron una serie de software que redujeron el proceso a unos cuantos clics: representando un ahorro importante respecto a  costos de impresión, almacenamiento y despacho del documento. 

Sin embargo, el mayor impacto de la utilización de los software en la nube puede observarse directamente en la productividad:

1. Optimización de procesos

2. Velocidad

3. Trabajadores satisfechos

Los software en la nube permiten automatizar ciertos procesos, reduciendo la carga laboral e incrementando la satisfacción de los colaboradores. 

4. Confiabilidad para tu negocio

5. Sostenibilidad

Mantener una gran infraestructura de TI exige tiempo, dinero, trabajo, espacio y energía. Al usar sistemas alojados en la nube,  evitas el dolor de cabeza de las temidas mantenciones.

6. Una fuerza laboral más conectada

Un estudio realizado por Frost & Sullivan mostró que las empresas que invierten en tecnologías de colaboración incrementaron su productividad hasta en un 400%. Esto se debe a que la nube facilita el trabajo colectivo, sin importar el lugar en el que se encuentren los distintos participantes. 

7. Flexibilidad

Permite a las empresas adaptarse a las condiciones del mercado con una flexibilidad que  difícilmente se hubiera logrado con soluciones alojadas en equipos específicos.  

8. Protección ante desastres

Al gestionar tu data en servidores virtuales, la información está protegida ante eventualidades como incendios, robo de equipos o similares.

Análisis Comparativo con Soluciones Tradicionales

Para comprender las ventajas del software en la nube frente a las soluciones tradicionales, es esencial evaluar varios aspectos clave:

Costos

• Software en la nube: Generalmente funciona bajo un modelo de suscripción, eliminando la necesidad de grandes inversiones iniciales en hardware y licencias. Los costos operativos suelen ser menores, ya que no requiere mantenimiento de infraestructura física.
• Soluciones tradicionales: Involucran altos costos iniciales de instalación y actualización de hardware y software. Además, los gastos de mantenimiento y soporte pueden aumentar considerablemente con el tiempo.

Eficiencia

• Software en la nube: Permite la automatización de procesos y accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto reduce el tiempo necesario para las tareas administrativas y mejora la eficiencia operativa.
• Soluciones tradicionales: Limitan la movilidad y la colaboración. Los procesos suelen ser más lentos debido a la dependencia de la infraestructura local y la falta de actualizaciones automáticas.

Seguridad

• Software en la nube: Ofrece altos estándares de seguridad, incluyendo encriptación de datos y copias de seguridad automáticas. La seguridad es gestionada por expertos en centros de datos especializados.
• Soluciones tradicionales: La seguridad depende de las medidas implementadas por la empresa, lo que puede ser costoso y menos efectivo en comparación con los servicios en la nube.

Flexibilidad y Escalabilidad

• Software en la nube: Facilita la escalabilidad al permitir añadir o reducir recursos según las necesidades del negocio sin incurrir en costos significativos.
• Soluciones tradicionales: Requieren inversiones adicionales y tiempo para aumentar la capacidad, lo que puede limitar la flexibilidad para adaptarse a cambios rápidos en el mercado.

Actualizaciones y Mantenimiento

• Software en la nube: Recibe actualizaciones automáticas y regulares sin interrupciones en el servicio, asegurando que las empresas siempre utilicen las versiones más recientes y seguras.
• Soluciones tradicionales: Necesitan actualizaciones manuales, lo que puede causar interrupciones y costos adicionales de mano de obra y licencias.

Impacto Ambiental

• Software en la nube: Reduce el consumo de energía y la huella de carbono al disminuir la necesidad de grandes centros de datos locales.
• Soluciones tradicionales: Requieren instalaciones físicas con altos consumos energéticos, aumentando la huella ambiental.

Este análisis demuestra que, aunque las soluciones tradicionales aún tienen su lugar en ciertos contextos específicos, el software de gestión en la nube ofrece ventajas significativas en términos de costos, eficiencia, seguridad y flexibilidad que pueden mejorar sustancialmente la operación de las empresas.

Medidas de Seguridad Específicas en la Nube

1. Encriptación de Datos:
   • En Tránsito: Los datos son encriptados mientras se transfieren entre el usuario y los servidores de la nube utilizando protocolos como TLS (Transport Layer Security).
   • En Reposo: Los datos almacenados en los servidores de la nube también son encriptados para protegerlos contra accesos no autorizados.
2. Autenticación Multifactor (MFA):
   • Capas Adicionales de Seguridad: MFA requiere que los usuarios proporcionen más de un método de autenticación, como una contraseña y un código enviado a un dispositivo móvil.
   • Prevención de Accesos No Autorizados: Este protocolo asegura que incluso si una contraseña es comprometida, se necesitará un segundo factor para acceder a los datos.
3. Monitoreo y Auditoría Continuos:
   • Detección de Amenazas: Los proveedores de nube utilizan sistemas avanzados de monitoreo para detectar actividades sospechosas y amenazas en tiempo real.
   • Auditorías Regulares: Realizan auditorías de seguridad regulares para asegurar el cumplimiento con las normativas y estándares de seguridad.
4. Backups y Recuperación de Desastres:
   • Copia de Seguridad Automatizada: Los datos son respaldados automáticamente y almacenados en múltiples ubicaciones geográficas.
   • Planes de Recuperación: Los proveedores tienen planes robustos de recuperación de desastres para garantizar la continuidad del negocio en caso de fallas o incidentes.
     

5. Cumplimiento Normativo:

   • Certificaciones y Normas: Los proveedores cumplen con estándares internacionales como ISO 27001, que asegura que siguen las mejores prácticas para la gestión de la seguridad de la información.
   • Políticas de Protección de Datos: Adhieren a regulaciones estrictas como GDPR, garantizando que los datos personales sean manejados y protegidos adecuadamente.

Integración y Compatibilidad

Integración con Sistemas Existentes

1. APIs y Webhooks
   • Conectividad Facilitada: Las APIs permiten que el software en la nube se comunique y comparta datos con otros sistemas empresariales, como ERP, CRM y sistemas de contabilidad.
   • Automatización de Flujos de Trabajo: Los webhooks pueden desencadenar acciones automáticas en otros sistemas cuando ocurren eventos específicos en el software en la nube.
2. Compatibilidad con Plataformas Diversas
   • Soporte Multiplataforma: El software en la nube es compatible con una amplia gama de plataformas y dispositivos, incluyendo Windows, macOS, Linux, Android y iOS.
   • Acceso a través de Navegadores: La mayoría de las soluciones en la nube se pueden acceder directamente a través de navegadores web, eliminando la necesidad de instalaciones específicas en cada dispositivo.
3. Sincronización en Tiempo Real:

• Datos Actualizados: La sincronización en tiempo real asegura que todos los usuarios tengan acceso a la información más reciente sin retrasos.
• Colaboración Mejorada: Facilita la colaboración entre equipos, ya que todos pueden trabajar con datos actualizados simultáneamente.

   

  Actualizaciones y Mantenimiento
  • Sin Interrupciones: Las actualizaciones se implementan automáticamente en la nube sin interrumpir las operaciones, garantizando que todas las integraciones y compatibilidades se mantengan actualizadas y funcionando correctamente.
  • Escalabilidad: La infraestructura en la nube permite escalar fácilmente los recursos según las necesidades de la empresa, asegurando que las integraciones sigan siendo eficientes a medida que la empresa crece.

La integración y compatibilidad del software en la nube facilitan una gestión empresarial eficiente, permitiendo una interacción fluida entre diferentes sistemas y plataformas. Esto es crucial para mantener la productividad y la eficiencia en un entorno empresarial cada vez más digital.

¿Cómo elegir el mejor software en la nube? 

Ya sabes que con un software en la nube podrás acceder a tus datos de manera remota, sin necesidad de instalaciones. Esto no sólo significa movilidad al momento de trabajar, sino que te ahorrarás el costo de licencias y de desarrollos particulares de sistemas a la medida.  

Contarás con otras ventajas adicionales, como la gestión de la información con serios protocolos de seguridad, escalabilidad, actualizaciones constantes y soporte. Además de sumarte a la lista de empresas a nivel mundial, que ya son parte de la digitalización.

La transformación digital es una realidad que ha impactado a muchísimas empresas a nivel nacional, regional y universal, por lo que aquellas que no sepan cómo abordarlo, difícilmente podrán competir al mismo nivel que las que sí lo han hecho. Reinventarse y  adoptar nuevas prácticas para el desarrollo de procesos será la base para sobrellevar esta etapa.

Panorama a futuro del mercado del software en la nube

Queda claro que la nube juega un papel fundamental en los procesos de digitalización de las empresas que han sabido hacerle frente a la revolución digital, por lo que es de esperar que su adopción siga en aumento. De acuerdo con estadísticas de IDC, se espera que para este 2020, el gasto en cloud computing  aumente 6 veces más.

Sumado a ello, según un estudio de Google Cloud, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial serán las tareas de mayor crecimiento para la adopción de la nube en los próximos años. Un futuro prometedor, sin duda, en el que la integración de sistemas cloud computing  marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa.

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