¿Qué es el libro de caja y cómo se lleva?

Publicado por Nubox | 19 de noviembre del 2020
¿Qué es el libro de caja y cómo se lleva?

Los libros de caja son el mecanismo de control de las empresas con contabilidad simplificada. Se consideran una herramienta esencial para una mejor gestión financiera, y tienen como objetivo registrar todos los movimientos monetarios de la empresa.

 

Nueva llamada a la acción

 

¿Qué se debe considerar para llevar un libro de caja?

Se debe tener presente que, para llevar un libro de caja, hay que ser contribuyente adherido al Régimen de Tributación Simplificada. Cabe señalar que hoy en día con la reforma tributaria se incorporan nuevos regímenes tributarios que cuentan con contabilidad simplificada, por lo cual existen un mayor % de MYPYMES adheridas a esta modalidad y se deberán verificar sus libros contables obligatorios.

Recuerda que, como contribuyente de contabilidad completa, podrás solicitar llevar contabilidad simplificada, siempre y cuando cumplas los requisitos establecidos por ley. Esta solicitud se hace a través del portal del Servicio de Impuestos Internos (SII).

Es importante saber que no pueden acogerse a contabilidad simplificada contribuyentes del rubro minero, aduanas y corredoras, que clasifican como contribuyentes de primera categoría.

 

¿Qué debe contener un libro de caja?

Hay que tener en cuenta que un libro de caja debe estar autorizado de acuerdo al régimen tributario en que te encuentres.

En la siguiente lista, enumeramos todo lo que no puede faltar en tu libro de caja:

  1. Registro cronológico del flujo de todos los ingresos y egresos que tenga el giro comercial.
  2. Ingresar los movimientos de manera clara, es decir, si fueron ingresos percibidos y egresos efectivamente pagados.
  3. Para ambos casos, ya sea ingresos o egresos, se deben ingresar con un número correlativo (1, 2, 3, y siguientes).
  4. Los ingresos o egresos, se deben identificar según su número de documento.
  5. Se debe señalar el tipo de documento que está respaldando el ingreso percibido o el egreso efectivamente pagado. (Facturas, certificados, Boletas de Honorarios, entre otros).
  6. Los documentos de respaldos asociados a los ingresos y egresos, deben considerar el registro del RUT del contribuyente de quien lo emite.
  7. Las fechas de operación que se registran, de acuerdo al formato dd/mm/aaaa.
  8. Para el caso de las operaciones que solo han sido devengadas, se deberá considerar la fecha del documento.
  9. En el caso de las operaciones percibidas en el mismo momento en que se hayan devengado, se registrará la fecha del documento.
  10. En los casos en que la percepción de los montos devengados haya sido con anterioridad, se deberá registrar la fecha de percepción.
  11. Los montos netos se deben registrar en el libro de caja de acuerdo al monto neto y en pesos, de acuerdo a los documentos que se encuentren afectos a IVA.
  12. Con respecto a los montos de IVA, se debe considerar su registro en el libro de caja con base al monto en pesos que se registra en el documento, de acuerdo a las operaciones afectas a IVA.
  13. Aquellas operaciones con montos exentos y/o no gravadas con IVA, se deben registrar aquellos montos totales que reflejan las operaciones que se encuentren exentas y/o no gravadas de IVA.
  14. La planilla de ingresos y egresos deberá incluir un monto total. Para operaciones afectas a IVA se deberán registrar los montos brutos y las operaciones exentas y/o no gravadas de IVA deberán repetir el monto total de las operaciones que se encuentren bajo este concepto (se repite lo que se explica en el número 13).
  15. Para los montos percibidos o pagados, se debe tener en cuenta que se registrarán los montos efectivamente percibidos o efectivamente pagados, de acuerdo al monto total de la operación.
  16. Se debe incorporar una glosa de acuerdo a la operación realizada, ya sea un ingreso o egreso. De esta forma, se podrá identificar el tipo de movimiento operacional al que corresponde, por ejemplo: ventas afectas a IVA, ventas exentas, compra exenta, importación, exportación, y otros relacionados.
  17. Se debe identificar la operación y señalar si fue con una entidad relacionada.
  18. Se debe identificar la operación y señalar si esta corresponde a una percepción o pago devengado con anterioridad al ingreso de un régimen simplificado. (31-12-2014), como también señalar si el monto percibido o pagado corresponde a una operación devengada antes del 31 de diciembre del año en que se ingresa al régimen tributario.
  19. En el caso de que existan operaciones pactadas con un pago que será a un plazo establecido, se deberá considerar y señalar en el libro de caja.
  20. Cuando existan fechas que exijan pagos, se deben indicar en el libro de caja para considerar el tipo de movimiento. A su vez, se deberá indicar la fecha en la que se espera el pago señalado.
  21. No olvides reflejar los resultados finales de un libro de caja con sus respectivos saldos.
  22. El saldo final será la diferencia entre los montos de ingresos efectivamente percibidos como tal del total de las operaciones respectivas indicadas en el libro de caja y el monto de egresos efectivamente pagados como egresos del total de las operaciones registradas.
  23. Es importante señalar que los saldos serán un resumen de los ingresos menos los egresos, considerando los saldos iniciales del resultado del año comercial anterior y año tributario presente.
  24. El libro de caja deberá consolidar los montos imponibles para su cumplimiento tributario.
  25. El libro de caja deberá estar foliado y timbrado ante el Servicio de Impuestos Internos.
  26. El libro de caja podrá ser manual o computacional. Sin embargo, el computacional debe solicitar la autorización en el Servicio de Impuestos Internos.
  27. El libro de caja debe permitir efectuar el registro de todos los movimientos de acuerdo a su documentación de respaldo de manera cronológica y cumplir con todo lo establecido en el Articulo N° 17 del Código Tributario.
  28. Aquellos contribuyentes que incumplan la obligación de llevar un libro caja o que lo presente de manera irregular y/o retrasado, serán sancionados de acuerdo al numeral 7 del artículo N°97 del código tributario.
  29.  

Aquellos contribuyentes acogidos al Artículo N° 14 Ter, pueden ingresar el libro caja por medio del sistema de tributación simplificada (14 Ter). En el siguiente link podrás encontrar los pasos a seguir: “¿cómo ingresar y operar en el libro caja?”