Libro de Remuneraciones Electrónico: Últimas novedades de la DT

Desde marzo del año 2021, los contribuyentes en Chile están autorizados a llevar el control del libro de remuneraciones de forma electrónica, para de esta manera cumplir con el deber de timbraje de documentos.

La normativa también tiene como finalidad modernizar algunos de los procedimientos que se realizan en la Dirección del Trabajo para poner especial atención en las formas de fiscalización y protección a la masa laboral.

Esto significa que se dan pasos importantes para la digitalización de los procesos que, unas décadas atrás, podían resultar complicados y llevaban mucho tiempo para concretar.

Recordemos que el LRE es un registro de naturaleza contable en una plataforma en línea. Permite a los empleadores informar al Ministerio del Trabajo sobre las remuneraciones efectuadas a sus empleados, cálculos de liquidación de sueldos y todo lo concerniente a los contratos laborales.

Si eres empleador y todo este proceso es nuevo para ti, sigue leyendo porque vamos a profundizar un poco más en el tema.

¿Cuál es el plazo para declarar el Libro de Remuneraciones Electrónicos?

La Ley N°21.327 establece las fechas que debe tener presente el personal administrativo responsable de entregar y actualizar el LRE. Si aún tu PyME no ha actualizado el registro toma nota:

• En el caso de las remuneraciones pagadas en octubre de 2021, el plazo venció en los primeros 15 días del mes de noviembre.

• Para las retribuciones ingresadas en noviembre de 2021 el plazo de declaración es los primeros 15 días de diciembre. Mientras que las correspondientes al mes de diciembre deben ser presentadas antes del 17 de enero de 2022.

• El dictamen del Ministerio del Trabajo también fija el plazo para las retribuciones pagadas entre enero y septiembre de 2021. En este caso es obligatorio estar al día antes del 15 de febrero de 2022. 

¿Qué dice la Ley N°21.327 sobre el Libro de Remuneraciones Electrónico?

Se trata de una normativa bastante densa que en resumen tiene cuatro aspectos claves sobre el libro de remuneraciones.

Vamos a conocer más en detalle de qué se trata y cuáles son sus incidencias:

1. Establece cuál es el sentido y el alcance de los artículos 62, 515 y 517 del Código del Trabajo.

2. Con la Ley N°21.327 el libro de remuneraciones de forma digital es obligatorio en la documentación laboral y solo se exceptúa a aquellos empleadores que son sostenedores de establecimientos educacionales, subvencionados o que reciben aportes del Estado.

3. Será la Dirección del Trabajo el organismo encargado de impartir las instrucciones para todo lo relacionado con los libros en formato electrónico.

4. Es indispensable la protección de la vida privada y basarse en la Ley número 19.628 para cumplir con el tratamiento de los datos personales de los trabajadores.

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Características y condiciones establecidas para el registro del libro

Con la nueva normativa, el Ministerio del Trabajo fija las características y las condiciones para el registro del libro de remuneraciones. Esto es lo que necesitas saber al respecto:

• Toda la documentación que se encuentra en el registro puede usarse con fines legales por la Dirección del Trabajo como, por ejemplo, fiscalizaciones, finiquitos, conciliaciones, entre otras.
• Llevar el registro electrónico es desde ahora una obligación legal para el empleador, quien debe mantenerlo actualizado.
• Toda la información que se declare debe corresponder a datos precisos de remuneraciones y cualquier otro relacionado con el contrato laboral.

En la norma se especifica que aunque se trata de un registro anual asociado al año comercial, la declaración debe hacerse de forma mensual y el plazo de presentación es en los primeros 15 días. Además, sus principios deben estar en consonancia con las Normas Internacionales Financieras.

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¿Por qué es obligatorio llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico?

Tras la entrada en vigencia de la nueva normativa y la incorporación del artículo 515 al Código del Trabajo, desde el 1º de octubre de 2021 se convierte en una obligación para los empleadores la presentación del libro contable.

La obligatoriedad está relacionada con que incide en la elaboración del balance financiero anual y la determinación del pago de impuestos.

Como te podrás dar cuenta, de esta manera concluye el periodo de presentación voluntaria del LRE iniciado en marzo del 2021. Dicho periodo tenía el objetivo de ofrecer a los usuarios la adaptación paulatina a las nuevas herramientas tecnológicas y la plataforma electrónica.

¿Qué empleadores tienen la obligación de llevar el LRE?

Según lo dispone el artículo 62 del Código del Trabajo, todos los empleadores que tengan cinco o más trabajadores a su cargo deben ponerse a derecho con esta normativa.

 

Lo que expresa la Ley sobre el tratamiento de datos personales

Una de los puntos que especifica la reciente Ley es el tratamiento de los datos personales, ya que ahora la institución contará con una gran cantidad de información de carácter confidencial, pero que podrán ser usados según lo amerite el caso siempre y cuando se sujete a la norma N º 19.628 que establece la protección a la vida privada.

Además, se menciona que todo el personal de la Dirección del Trabajo debe guardar reserva sobre los datos que allí se suscriben.

Mientras que el empleador tiene la responsabilidad de lo siguiente:

• Los datos personales que se proporcionen sean exactos;
• Que pueda ser verificable la información suministrada;
• Se deben emplear medidas de control para evitar datos erróneos;
• La forma de suministrar los datos personales debe ser la menos invasiva a la privacidad del trabajador.

Los datos que serán suministrados obedecen a afiliación sindical, licencia médica, identidad de género, datos biométricos... Algunos otros podrían ser de carácter sensible y para ellos es necesario aplicar medidas de protección y resguardo.

Beneficios de llevar un LRE

Realizar trámites laborales en línea supone beneficios tanto para el trabajador como para el empleador. En el caso del Libro de Remuneraciones Electrónico ha permitido a las empresas centralizar la información referente a las remuneraciones económicas, incluyendo pago de finiquitos. Hoy es posible:

• Agilizar los trámites en un plazo de tiempo menor sin la necesidad de trasladarse a una oficina. Todo está al alcance de un clic.
• Ofrecen altos estándares de seguridad para evitar la alteración de los documentos.
• Permite un mayor control.
• Ayuda a proteger al trabajador de actuaciones como despidos sin pago de cotizaciones.

Ya que el Libro de Remuneraciones Electrónico permite informar mensualmente sobre las asignaciones a los trabajadores - incluyendo horas extra y bonos, por ejemplo - y sus sueldos base, se puede verificar de manera oportuna si existe alguna deuda con el pago de cotizaciones previsionales.

La tramitación electrónica de la administración pública es un tema que se ha gestado desde hace algunos años en todo el mundo y con la crisis sanitaria por COVID-19 nació la necesidad de acelerar el proceso.

Hoy, países como Chile que, en medio de la recuperación económica marcada por una tasa de desempleo que en el primer semestre de 2021 descendió más del 4%, apuestan a continuar simplificando los trámites a través de la globalización que ofrece el internet.

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