5 consejos prácticos para llevar el libro de remuneraciones en Chile

El libro de remuneraciones en Chile es uno de los libros auxiliares más importantes dentro de la contabilidad de la empresa. Por esta razón, es necesario que tengas siempre en cuenta estos 5 consejos que te entregamos para cumplir con esta obligación. 

Asesórate de un contador que maneje contabilidad de RRHH

Para llevar a cabo un libro de remuneraciones en Chile, es necesario disponer de un contador que desarrolle contabilidad relacionada a Recursos Humanos (RRHH), comprendiendo que será el que  tiene el conocimiento de la normativa laboral vigente, y sabrá realizar los cálculos correspondientes, tales como:

• Liquidaciones de sueldos.
• Cálculo de cotizaciones previsionales.
• Libro de remuneraciones.
• Centralizaciones de sueldo.
• Certificado de Remuneraciones de los trabajadores. 
• Declaración Jurada (DDJJ) N°1887 sobre remuneraciones.

En este caso, la información de las liquidaciones de sueldos será la principal herramienta para gestionar los cálculos de los antecedentes que vendrán después. 

Mantén las liquidaciones de sueldo vinculadas con el libro de remuneraciones

Las liquidaciones de sueldos son el documento con el cual se les pagará las remuneraciones a los trabajadores, las cuales comprenden toda la información que deberá tener el libro de remuneraciones en Chile.

Al tener alguna planilla Excel o software electrónico, será muy importante que se puedan vincular ambas acciones.

Cabe señalar que del monto imponible que se encuentra reflejado en las liquidaciones de sueldos, se calculan datos relevantes que deben estar contenidos en el libro de remuneraciones, como por ejemplo el aporte de seguro de cesantía del empleador y el pago de accidente laboral.

Para saber más sobre las liquidaciones de sueldo, recuerda leer nuestro artículo “¿Cómo hacer una liquidación de sueldo?”.

Ten siempre al día el pago de las obligaciones laborales

Es importante cumplir con las obligaciones laborales y tener los pagos al día, ya que los montos que se deberán incluir en el libro de remuneraciones deben estar cuadrados entre la liquidación de sueldo y los pagos previsionales de los trabajadores.

Esto es muy importante ya que te ayudará, al término de cada mes, a realizar la centralización correspondiente, aquella que te será de utilidad al cierre comercial anual de la contabilidad de la empresa

Recuerda que esta obligación se cumple los primeros diez días de cada mes, por mes vencido, es decir, que finalizado el mes de trabajo de los trabajadores, se le entregará su liquidación de sueldo correspondiente y, al mismo tiempo, en el resultado de la misma se deberá declarar las cotizaciones que se indican, por ejemplo;

La liquidación de sueldo del mes de abril del 2021, refleja los descuentos previsionales que se pagarán hasta el día 10 de mayo del 2021.

Cabe señalar que existen plazos excepcionales, los cuales pueden encontrar en el portal de Previred, ya que si bien estos pagos se pueden hacer por caja en cada una de las instituciones o cajas de compensaciones cuando las empresas se encuentran adheridas, existe este portal que unifica la información de todas las instituciones, tales como:

• AFP (Cuprum- Capital- Uno- Hábitat-Modelo- Planvital- Provida).
• Seguro de Cesantía.
• Salud (Fonasa- Isapre).
• Asignación Familiar.
• IPS- Mutuales.

Realizar mes a mes tu libro de remuneraciones

Nunca dejes para el final el libro de remuneraciones, ya que se te acumulará la información y te será más difícil cuadrar mes a mes.

Recuerda que esta información te ayudará a generar los certificados de remuneraciones de los trabajadores a presentar mediante la Declaración Jurada (DDJJ) 1887.

Además, es necesario que te enteres que hoy no lo podrás dejar para final de año, ya que la Dirección del Trabajo fiscalizará la confección del libro de remuneraciones, el cual deberá subirse en formato electrónico al portal de MIDT como empleador.

Para saber más sobre esta nueva normativa, puedes revisar nuestro artículo: Libro de Remuneraciones Electrónico ¡Lo que debes saber!

Obtén tu Plantilla del Libro de Remuneraciones

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Realiza un libro electrónico 

Cuando hablamos de un libro electrónico, nos referimos a que el libro no se realiza de forma manual, ya que la información que contiene es indispensable para cuadrar la contabilidad, ya sea:

• Centralización de  las remuneraciones, aquella que vinculará los pagos de los trabajadores y las obligaciones previsionales.
• Centralización del libro caja o banco, dependiendo de la forma de pago de los sueldos y las obligaciones previsionales que será realizada por el empleador.
•  Certificados de los trabajadores para presentar ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).

En este contexto, se puede contar con: 

• Un libro de remuneraciones electrónico confeccionado en Excel y vincularlo con todas las acciones contables, para que quede automatizada la información en todas las áreas de trabajo.
• Un libro de remuneraciones que se confeccione por medio de un software, donde al realizar las liquidaciones de sueldo se generen de forma automática, no solo el libro de remuneraciones, sino que además las centralizaciones y certificados correspondientes.

Para finalizar, es necesario dejar un resumen del ciclo de vida de la información contable de principio a fin, que permitirá completar la contabilidad relacionada al área de RRHH, donde el libro de remuneraciones será aquel que recopilará toda la información.

Al comprender cómo se compone la Contabilidad de Recursos Humanos, será mucho más fácil entender cómo trabajar el libro de remuneraciones y elaborarlo de la mejor manera posible, para cumplir con las obligaciones y estar siempre dentro de los plazos legales establecidos.