La elaboración de una factura electrónica es sencilla. Sin embargo, uno de los aspectos que podría generar confusión o duda en los que deben llevar a cabo este procedimiento, es para qué sirve y cómo se llena la glosa de una factura.
Desde febrero del 2018, todas las empresas - sin importar su tamaño - tienen la obligación de estar inscritas en el Servicio de Impuestos Internos (SII) para poder realizar facturas electrónicas.
Este importante cambio se llevó a cabo de manera progresiva, partiendo desde las empresas más grandes hasta las más pequeñas. ¿Por qué? Para impulsar la disminución de los costos del proceso de facturación y facilitar las labores tributarias.
En una factura electrónica, la glosa corresponde a la sección en la que se especifican todos los detalles del documento emitido, el reconocimiento del motivo y los valores de cada una de las facturas emitidas.
Entendido de esta manera, una glosa debe contener la descripción de la transacción o actividad que se realizará, junto con sus características y cantidad del producto o servicio que se vende.
Lo primero que se debe considerar en el proceso, es llenar correctamente la información del receptor. Datos como el RUT, la razón social, el giro, la dirección (con la comuna y ciudad) son fundamentales para que el documento sea correctamente validado por el SII.
Además, es necesario incluir en la glosa de una factura los siguientes datos relacionados a la descripción de los bienes que se incluirán en la transacción, destacando:
El uso de un código es recomendable para una empresa emisora que necesita generar grandes cantidades de facturas por día, semana o mes, y que, a su vez, tienen una gran variedad de productos dentro de su inventario. Estos códigos facilitan el seguimiento de las transacciones, así como los procesos de contabilidad relacionado a las ventas.
Viene asociada al número de productos o servicios que se deben incluir en el Documento Electrónico Tributario (DTE). En el caso de la Unidad, tiene relación a medidas especiales como el peso o volumen relacionado a la venta.
Ahora que ya sabes cómo se llena la glosa de una factura y puedas completar los campos necesarios para validar el Documento Tributario Electrónico, será posible finalizar el proceso de emisión utilizando la opción "guardar", o "guardar y emitir", dependiendo del software de facturación electrónica que tengas.
Escribir incorrectamente una glosa puede implicar que el documento completo sea declarado no válido por el SII. El principal consejo para evitar que rechace una factura electrónica, es ser cuidadoso y usar solo caracteres permitidos.
Si se llega a dar el caso de que cometiste un error al digitar la glosa, pero que no está relacionado al uso de caracteres no permitidos, este no puede corregirse, debido a que, según información entregada por el SII, esta situación no está prevista para la emisión de una nota de crédito.
Las facturas electrónicas llegaron para quedarse, y representan un avance en la forma en que se hacen las transacciones en Chile. No solo su procesamiento es más sencillo y barato, sino que además facilita las tareas para las empresas. En esa línea, las glosas ayudan a mejorar el orden de las facturas, pues entregan visibilidad sobre el contenido de las mismas.
Utilizar un software de facturación electrónica que cuente con todas las funciones para poder emitir facturas de forma rápida y sencilla es de gran ayuda para una empresa que quiere crecer y tener procesos contables de forma eficiente.