Factura proforma en Chile: entendiendo sus implicaciones

¿Sabes qué es la factura proforma en Chile? Aunque es documento de compraventa de bienes o servicios sin obligación fiscal ni validez contable, puede serte muy útil para el registro de información o para adecuarte a las exigencias de ciertos clientes.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma proporciona la información necesaria sobre las transacciones internacionales, incluso antes de que se emita una factura de impuestos válida.

Por esa razón, si bien no forma parte de los documentos tributarios electrónicos con efecto fiscal en Chile, contribuye con el control de los negocios, principalmente de aquellos que implican importación o exportación de bienes.

Su función, en términos generales, es indicar las características del trato para presentarlas a los clientes o incluso a entes externos. Esto lo detallamos enseguida.

¿Para qué sirve?

La factura proforma emitida por el proveedor describe la mercancía de manera precisa, completa y detallada.

Además de especificar todos los términos comerciales, los valores netos y brutos de la mercancía, sus dimensiones, la moneda en la cual se hará la transacción, la forma y el plazo de pago, incluye el Incoterm y el modo de transporte de los productos.

Es el documento preliminar de una factura comercial con valor fiscal y no requiere un sello o número de control.

Para los importadores, la proforma es muy útil para realizar los trámites aduaneros, ya que contiene todos los detalles requeridos por la autoridad del Servicio Nacional de Aduanas de Chile (SNA) para calcular los derechos de importación y las exenciones. 

Por ejemplo, con una factura proforma se pueden certificar envíos marítimos, aéreos o terrestres por lo que siempre debe reflejar con precisión y fidelidad todo lo que involucra la compra/venta.

Con este instrumento se pueden realizar, además, trámites bancarios como prepago de fondos, cambio de divisas o gestionar una carta de crédito, ya que se utiliza como documento certificado al igual que para efectos de pago.

¿Cuándo se emite?

• Cuando el cliente solicita los detalles de la compra para validar que todo está claro y se cumple el acuerdo.
• Como instrumento de verificación de lo que se ha solicitado para realizar una compra.
• Cuando el proveedor quiere que el cliente confirme sus datos y actuaciones.
• En transacciones internacionales, se emite cuando se quiere declarar el valor de la mercancía en la aduana.

¿Lleva IVA?

La factura proforma tiene el mismo contenido que la factura de servicios, salvo que debe llevar un enunciado en el encabezado con el cual se le aclara al cliente que está recibiendo una proforma.

Es importante tener claro que este documento se numera de forma diferente a la factura fiscal para evitar confusiones. A su vez, esta numeración no es contabilizada por el SII.

Por tanto, aunque el IVA figure en la factura proforma no es válido a nivel financiero y contable, por lo que la información sobre este impuesto no tiene ninguna función fiscal en este instrumento.

La diferencia entre proforma y presupuesto

La intención es una de las principales diferencias entre la factura proforma y el presupuesto.

Cuando se emite una cotización, el objetivo es presentar un presupuesto para un producto o servicio que probablemente le interese al cliente.

En cambio, la factura proforma incluye conversaciones y acuerdos comerciales previos. En este caso, la relación entre el cliente y el vendedor está más desarrollada.

La formalidad de la factura proforma conlleva una mayor probabilidad de cerrar el trato, en contraste con el presupuesto donde la posibilidad de no cerrar la venta es mayor.

¿Cómo hacer esta factura proforma?

El papel de la factura proforma es acreditativo. Por ejemplo, en el caso de mercancías transportadas por vía marítima, se puede acreditar todo lo que hay en el contenedor.

Datos que incluye esta factura

Los datos específicos que debe llevar una factura pro forma incluyen:

• Fecha
• Nombre de la empresa del emisor y del beneficiario
• Descripción del servicio o producto
• Detalles del monto de la transacción
• Detalles del precio de la transacción y la moneda
• Precio total detallado
• Una serie numérica diferente a la de la factura con validez fiscal
• Términos del pago
• País de origen y país de destino
• Incoterms

Por eso, puedes hacerla por medio de programa de tu preferencia siempre que incluyas todos estos datos.

Normativas asociadas a la factura proforma en Chile

Este documento siempre es de carácter nominativo y está destinado a los potenciales compradores.

Aunque su carácter es meramente informativo, al mismo tiempo implica el compromiso del licitador de respetar las condiciones de inserción durante todo el plazo de vigencia que haya determinado.

Cabe recordar que la factura proforma no carece de valor contable ya que no representa una obligación de pago ni ningún compromiso por parte del emisor. En definitiva, es un archivo de información antes de realizar una acción.

Por lo tanto, no es válido para ser presentado ante la autoridad fiscal del Servicio de Impuestos Internos (SII) debido a que no garantiza que la transacción se haya realizado. No sirve como comprobante de pago y no aclara ninguna cuestión a nivel fiscal. 

Como no reviste obligación, no hay una normativa que la regule o penalice. Aun así, esta figura está contemplada como instrumento válido para iniciar procesos aduaneros según las normas de la institución de Aduanas de Chile, por ejemplo al momento de exportar mercancías y al momento de diseñar el Documento Único de Salida (DUS).

Luego de aprobada la proforma, se emite la factura fiscal y posteriormente una guía de despacho electrónica con la cual se avalará el traslado de la mercancía.

Y esto es todo lo que necesitas saber sobre la factura proforma en Chile, un documento que te ayudará a tener las reglas de la negociación a la vista y que contribuye a una transacción más ordenada y segura.

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