Blog Nubox | Empresas | 4min de lectura

Digitalización de documentos: Qué es y cómo hacerla

Luz Marina Ibarra

Escrito por Luz Marina Ibarra

Soy SEO Content en Nubox.

Author's LinkedIn
Índice de contenidos

La digitalización de documentos es un elemento fundamental de la transformación de la forma en que vivimos y trabajamos. Ya que nos permite acceder, compartir y gestionar la información de manera más eficiente y efectiva que nunca.

En este artículo hablaremos sobre cómo digitalizar documentos y te ayudaremos a llevar a cabo este proceso de manera eficiente en tu empresa.

¿Qué significa digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en formatos digitales, como archivos PDF o imágenes escaneadas. Esto implica capturar, almacenar y organizar la información de manera electrónica, lo que facilita su búsqueda, acceso y distribución.

En un mundo cada vez más moderno, la digitalización de archivos se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas y las personas. Permite reducir el uso de papel, ahorrar espacio de almacenamiento y agilizar los flujos de trabajo.

¿Cómo se puede digitalizar un documento?

La digitalización de documentos se puede realizar de varias maneras, dependiendo de la cantidad y el tipo de documentos que necesitas convertir. Aquí hay algunas de las opciones comunes:

  1. Escáneres: utilizar un equipo escáner para convertir documentos en papel en archivos PDF es la opción más popular. Los escáneres vienen en diferentes tamaños y capacidades, desde escáneres de mano hasta de alta velocidad para escanear documentos en grandes volúmenes.
  2. Aplicaciones de escaneo móvil: muchas aplicaciones móviles permiten escanear documentos utilizando la cámara de tu teléfono. Estas aplicaciones son útiles para digitalizar documentos sobre la marcha y cuando el volumen es bajo.
  3. Servicios de digitalización: si tienes una gran cantidad de documentos para digitalizar, considera utilizar servicios de digitalización especializados. Estos servicios pueden escanear y organizar tus documentos de manera eficiente, lo que te puede ahorrar mucho tiempo y recursos.
  4. Fotografías digitales: puedes utilizar una cámara digital o un teléfono para tomar fotografías de tus documentos y luego convertirlas en archivos digitales.
  5. Escáneres de documentos portátiles: estos dispositivos compactos te permiten escanear documentos en cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?

A menudo, se usan indistintamente los términos “escanear” y “digitalizar”, pero existe una diferencia importante entre ellos.

Escanear se refiere específicamente al proceso de capturar una imagen o documento en papel y convertirla en formato digital.

Digitalizar un documento, por otro lado, implica un proceso más amplio que incluye la organización, indexación y almacenamiento de documentos digitales de manera sistemática y accesible.

La digitalización es un proceso más completo que permite una gestión eficiente de la información digitalizada. Esto significa que no solo tienes una imagen digital del documento, sino que también puedes buscar y recuperar fácilmente la información contenida en el documento.

¿Qué es y para qué sirve la digitalización?

La digitalización no se trata solo de convertir documentos en papel en archivos digitales, sino de transformar la forma en que trabajamos y gestionamos la información. Algunos de los beneficios clave de la digitalización incluyen:

  • Ahorro de espacio: la digitalización reduce la necesidad de almacenar documentos físicos, liberando espacio en tu oficina u hogar.
  • Acceso rápido y fácil: los documentos digitalizados se pueden encontrar y acceder rápidamente a ellos mediante palabras clave y metadatos, lo que ahorra tiempo y facilita la recuperación de información.
  • Colaboración eficiente: los documentos digitales se pueden compartir fácilmente en línea, lo que facilita la colaboración en proyectos y la toma de decisiones en equipo.
  • Seguridad de datos: los documentos digitales se pueden proteger con medidas de seguridad, como contraseñas y cifrado, esto sirve para garantizar la confidencialidad de la información.
  • Respaldo y recuperación: los documentos digitales se pueden respaldar de manera automática, lo que garantiza la protección contra pérdidas o daños físicos.

¡Moderniza tu flujo de trabajo!

La digitalización de documentos es una parte fundamental de la transformación digital. Al adoptar esta práctica, puedes modernizar tu flujo de trabajo, hacer que tu información sea más accesible y eficiente, además de contribuir a la preservación de documentos importantes.

Si estás buscando implementar la digitalización de documentos en tu empresa o en tu vida cotidiana, aquí hay algunos pasos clave que puedes seguir:

Evalúa tus necesidades

Comienza por identificar qué documentos necesitas digitalizar y cuáles son tus objetivos al hacerlo. Esto te ayudará a planificar tu proceso de digitalización.

Selecciona las herramientas adecuadas

Elige las herramientas y tecnologías de digitalización que mejor se adapten a tus necesidades. Esto podría incluir la compra de un escáner, la descarga de aplicaciones de escaneo móvil o la contratación de un servicio de digitalización profesional si la importancia de los documentos lo requiere.

Además, en muchos casos también requerirás digitalizar firmas para la gestión de documentos legales. En este sentido deberás gestionar tu firma electrónica.

Organiza y clasifica

Antes de comenzar el proceso de escaneo, organiza y clasifica tus documentos físicos. Esto facilitará la indexación y búsqueda de los documentos una vez digitalizados.

Establece un sistema de nomenclatura

Define un sistema de nomenclatura claro para tus archivos digitales. Esto te ayudará a mantener tus documentos organizados y fáciles de encontrar.

Digitaliza y verifica

Digitaliza tus documentos y verifica que la calidad de los archivos digitales sea adecuada. Asegúrate de que toda la información relevante se haya capturado correctamente.

Almacena y respalda

Almacena tus documentos digitales en un lugar seguro y respáldalos regularmente para evitar pérdidas de datos.

Implementa la búsqueda y recuperación

Utiliza herramientas de búsqueda y recuperación para acceder rápida y fácilmente a tus documentos digitalizados.

Entrena a tu equipo

Si estás implementando la digitalización en una empresa, asegúrate de capacitar a tu personal en el uso de las nuevas herramientas y procesos.

Garantiza la seguridad de los archivos

Implementa medidas de seguridad para proteger tus documentos digitales, como contraseñas, cifrado y diferentes factores de seguridad.

La digitalización de documentos es imprescindible para la transformación

La digitalización de documentos es una parte esencial de la transformación digital en la era moderna. Permite un acceso más rápido y eficiente a la información, reduce el uso de papel y contribuye a la colaboración y eficiencia en el trabajo.

Al seguir los pasos y las pautas mencionadas anteriormente, puedes implementar con éxito la digitalización de documentos en tu empresa o en tu vida cotidiana y aprovechar al máximo sus beneficios. ¡No dejes que la era digital pase de largo por tu organización, comienza a digitalizar tus documentos hoy mismo!

No dejes pasar la oportunidad de probar los servicios de gestión que Nubox le puede brindar a tu empresa. ¡Accede y solicita una demostración gratuita!

Visita nuestros otros blogs

Completa el formulario por favor