Mantener las finanzas bajo control es una responsabilidad clave de los emprendedores y gestores de PyMES, y ya sea a través de un presupuesto anual, trimestral o mensual, el control presupuestario es una herramienta fundamental para lograrlo.
De acuerdo a un informe reciente del Banco Central de Chile, la mayoría de los gerentes empresariales están insatisfechos con sus márgenes de ganancia, y los niveles de costos representan una de sus mayores preocupaciones.
En ese contexto, el control presupuestario cobra más importancia que nunca, ya que permite cumplir los objetivos financieros de la organización.
En este artículo, exploraremos en detalle qué es el control presupuestario y cómo puedes implementarlo de manera efectiva en tu negocio. Aprenderás a realizar un seguimiento adecuado de ingresos y gastos, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas. ¡Prepárate para dominar tus finanzas y alcanzar tus objetivos económicos!
¿Qué es el control presupuestario?
El control presupuestario consiste en planificar, supervisar y gestionar los recursos financieros de manera sistemática y estratégica. Se trata de un pilar fundamental de la gestión financiera en cualquier organización, ya sea una PyME o una empresa de gran envergadura.
A través del control presupuestario, las empresas establecen un plan financiero detallado que abarca un período específico, generalmente un año fiscal, y se aseguran de que sus ingresos y egresos se mantengan en línea con ese plan, sosteniendo el control de los presupuestos establecidos.
El proceso comienza con la creación de un presupuesto, que es esencialmente un plan financiero que detalla cuánto se espera gastar y ganar durante el período presupuestario. Este plan se desarrolla con base en datos históricos, proyecciones de ventas y gastos, y los objetivos de la empresa.
El objetivo principal del control presupuestario de una empresa es proporcionar una hoja de ruta financiera que permita a la organización alcanzar sus objetivos, ya sean de crecimiento, rentabilidad o ahorro.
¿Cómo es el proceso de control presupuestario?
Los pasos del proceso de control presupuestario son esenciales para asegurarse de que la empresa cumpla con sus objetivos financieros y tome decisiones informadas en función de su desempeño real. A continuación, desglosaremos cómo es este proceso:
1. Elaboración del presupuesto
El presupuesto se desarrolla a partir de datos históricos, proyecciones de ventas, gastos previstos y los objetivos de la empresa. Incluye tanto los ingresos esperados como los gastos previstos en diversas categorías, como gastos operativos, inversiones, reservas y más.
2. Seguimiento del presupuesto
Una vez que el presupuesto está en su lugar y el período presupuestario comienza, la organización inicia la fase de seguimiento. Durante este período, se recopilan datos reales de ingresos y gastos, que se comparan con las cifras presupuestadas para determinar si la empresa se está adhiriendo a su plan financiero.
3. Identificación de desviaciones
Estas desviaciones pueden ser positivas o negativas, lo que significa que los ingresos o gastos pueden estar por encima o por debajo de las previsiones.
Identificar las desviaciones es una parte crucial del proceso, ya que resalta las áreas en las que la empresa se está desempeñando mejor o peor de lo esperado.
4. Acción correctiva
Cuando se identifican desviaciones significativas, se pasa a la fase de acción correctiva. Aquí es donde la empresa toma medidas para corregir cualquier desviación del presupuesto.
Por ejemplo, si los gastos superan las previsiones, la organización puede buscar formas de reducir costos, renegociar contratos o reevaluar inversiones.
5. Revisión y actualización periódica
El proceso de control presupuestario no es estático, sino que se lleva a cabo de manera continua a lo largo del período presupuestario. Los datos se recopilan regularmente y se comparan con el presupuesto original, lo que permite una revisión y actualización periódica del presupuesto.
A través de la elaboración del presupuesto, el seguimiento, la identificación de desviaciones y la acción correctiva, las organizaciones pueden garantizar que sus recursos financieros se utilicen de manera eficiente y se adhieran a sus objetivos financieros.
¿Cuáles son los tipos de control presupuestario?
El control presupuestario puede adaptarse a las necesidades y características específicas de una organización, ya que existen distintos tipos:
Flexible
El control presupuestario flexible o variable permite, como su nombre lo indica, cierta flexibilidad en el presupuesto.
En este enfoque, las cifras presupuestadas pueden ajustarse o modificarse a lo largo del período presupuestario en función de las condiciones cambiantes del mercado o las necesidades de la organización.
Estático
El control presupuestario estático, en contraste, se basa en un presupuesto fijo que no se modifica durante el período presupuestario. Las cifras presupuestadas se mantienen sin cambios, independientemente de las fluctuaciones en el mercado o las condiciones económicas. Este enfoque es útil cuando las condiciones son predecibles y estables.
Basado en actividades (ABM)
Se basa en identificar y controlar los costos de las actividades específicas que impulsan la operación de la empresa. Este enfoque permite una asignación más precisa de recursos a las áreas críticas y una comprensión más profunda de cómo se utilizan los recursos en la organización.
Base cero (ZBB)
Implica que cada partida presupuestaria se justifica y aprueba desde cero en cada período presupuestario, en lugar de basarse en el presupuesto anterior. Este enfoque promueve una revisión exhaustiva de todos los gastos y puede ayudar a eliminar costos innecesarios.
De capital
Se centra en la asignación y el seguimiento de los gastos relacionados con proyectos de inversión y activos de capital.
Gastos de capital (CAPEX) y gastos operativos (OPEX)
Este enfoque implica separar y controlar por separado los gastos de capital (inversiones a largo plazo) de los gastos operativos (gastos a corto plazo relacionados con la operación diaria).
Esta división ayuda a garantizar una asignación adecuada de recursos y a mantener el equilibrio entre inversiones a largo plazo y necesidades operativas.
¿Quién ejerce el control presupuestario?
El control presupuestario es una responsabilidad compartida en una organización y puede implicar a diferentes personas o equipos, como:
- Alta dirección o propietarios.
- Gerentes de departamento o unidad de negocio.
- Departamento de finanzas.
- Comités de revisión de presupuesto.
La gestión del control presupuestario requiere una colaboración efectiva entre estos diferentes actores. Cada parte interesada tiene un papel específico en el proceso, desde la planificación y ejecución del presupuesto hasta el seguimiento y la toma de decisiones.
¡Domina tus finanzas!
El control presupuestario es una herramienta fundamental para el éxito financiero de las PyMEs. A través de la planificación, seguimiento y toma de decisiones informadas, puedes mantener el control de tus finanzas y alcanzar tus objetivos económicos.
En ese sentido, la digitalización es una gran aliada para mantener el control de los presupuestos. De hecho, el 92 % de las PyMEs chilenas consideran que la tecnología impacta de manera positiva en su negocio, según la última encuesta “Transformación digital para MiPyMes”, de Microsoft.
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