Carta aviso de término de contrato: ¿Qué es y qué debe incluir?

Como propietario o encargado de un negocio, no importa el tamaño, debes entender que el cumplimiento de deberes formales relacionados con la contratación y relación con el empleado son elementos esenciales no solo para evitar multas y sanciones, sino también para la responsabilidad social e imagen corporativa.

En este post te mostraremos todo lo que que tienes que saber sobre este importante tema y las responsabilidades que implica para los empleadores.

¡Lee hasta el final!

¿Qué es la carta de aviso de término de contrato?

La carta de aviso de término de contrato es una formalidad establecida en el Código de Trabajo, específicamente en el artículo 162. Su objetivo es notificar el despido de un empleado o el finiquito de contrato de trabajo.

Para concretar dicho procedimiento, el patrono debe señalar las causales de finiquito de convenio, estipuladas en los contratos establecidos en los artículos 159 (N° 4, 5, y 6), 160 y 161 del Código del Trabajo.

Este documento tiene que ser entregado al trabajador mediante una carta certificada o personalmente.

Asimismo, el texto debe expresar o dejar claro cuáles son las causas por las cuales la compañía está tomando la determinación de despedirlo, así como otros argumentos orientados a justificar la medida.

¿Qué contempla la ley sobre la carta de aviso de término de contrato?

La carta de aviso de término de contrato está perfectamente establecida en la ley, la cual estipula el resguardo del envío del documento, en caso de que el empleador haya tomado la decisión de poner un fin a la relación con el dependiente.

En ninguna circunstancia se establece en un marco de incertidumbre o desconocimiento previo del empleado, por cuanto el artículo 162 del Código del Trabajo chileno, no permite ninguna interpretación al respecto.

De este modo, hacer el envío de la comunicación de despido, cuando todavía el empleado no ha sido advertido, representa una infracción por parte del patrón, de acuerdo con la resolución 5.740-04, emanada de la Corte Suprema de Justicia, el 28 de junio de 2006.

De igual manera, como patrono, debes considerar que no resulta procedente desde el punto de vista jurídico, dar el aviso de término de la relación laboral por vía escrita, a todos aquellos empleados que gocen de fuero, de acuerdo con lo previsto en el artículo 243, inciso 1°, de la misma jurisprudencia.

Si además de conocer qué es una carta de aviso de término de contrato, quieres saber todo lo que tiene que ver con un emprendimiento exitoso, te invitamos a leer el siguiente post: Claves para emprender un negocio.

¿Qué debe contener el aviso de de término de contrato?

El aviso de término de contrato debe contener un conjunto de informaciones que a continuación te vamos a dar en detalle.

1. Hechos en que se fundamenta

La carta de aviso de término de contrato debe exponer las causas que se invocan para poner fin a la relación laboral. Este elemento no solo es básico, sino de carácter obligatorio.

El texto debe contener, con carácter inexorable, la transcripción tanto del artículo como del numeral, contenido en el Código del Trabajo, en el cual se basa el procedimiento administrativo de tu compañía

2. Hechos constitutivos

Este aspecto tiene que ver con la necesidad de que el documento exponga los hechos en que se fundamenta la carta de aviso de término de contrato , es decir, los llamados basamentos constitutivos de las causales invocadas.

A diferencia del primer punto, el texto no basta con presentar los artículos y numerales a aplicar, sino además debe detallar cuáles han sido los hechos o la conducta que sustenta la causa de la terminación de la relación laboral.

La normativa legal vigente en la República de Chile señala que si la carta de aviso de término de contrato no especifica los hechos en los que se fundamenta, se estaría en presencia de una omisión que no podrá ser subsanada durante un eventual juicio.

3. El empleador debe presentar constancia de previsiones

A continuación te hacemos algunos planteamientos breves sobre este punto:

• El empleado debe recibir el certificado de cotizaciones previsionales pagadas, relacionados con pensiones, seguro de empleados o salud. En su defecto debe recibir las copias de las planillas de pago;
• Como empleador, estás en la potestad de solicitar a los organismos previsionales, un documento denominado Certificado de Comisiones Previsionales Pagadas, en el cual se encuentran acreditadas las cuentas personales del afiliado, y que además, hayan sido honradas por el patrono;
• Así, los organismos previsionales están en la obligación de poner a disposición del empleador el mencionado certificado, dentro del plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en que haya recibido la solicitud;
• En relación con las cotizaciones de salud, el certificado emitido por el organismo en cuestión, se limitará a los últimos 12 meses de cotización, cuando la relación laboral haya durado más de un año.

4. Cifra que se pagará al empleado

La carta de aviso de término de contrato indefinido debe incorporar el la cifra que el patrono debe honrar al empleado, relacionada con la indemnización por la finalización de la relación laboral.

Vale decir que el aviso de término de contrato representará una oferta inexorable de cancelación de la indemnización por los años de prestación de servicios.

De este modo, es bueno que el empleador tenga sumo cuidado al colocar la cifra, pues no podrá ser modificada una vez que envíe el documento.

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¿Cuáles son los puntos que debes tomar en cuenta como empleador?

Hay algunos aspectos que debes tomar en cuenta como empleador, a fin de que no haya ningún problema:

1. El aviso puede entregarse de forma personal o por carta certificada que se debe enviar el domicilio;
2. No se puede informar de forma verbal, sino de manera escrita, incluso cuando se trate de un practicante;
3. El plazo de entrega depende del causal de despido, es decir, tres días hábiles si hubo un vencimiento de contrato; 6 días sin es por causas fortuitas; y 30 días corridos si es por necesidades de la compañía.

¡Llegamos al final!

Como empresario debes tener en cuenta el cumplimiento a cabalidad de todos los procedimientos administrativos, y más si tiene que ver con el finiquito de la relación laboral con algún empleado.

La idea es que no haya ningún error que pueda afectar la tranquilidad de la compañía y de la relación con los trabajadores.