Sistema ERP: En qué fijarte al contratar uno

Pero no basta con contratar el primero que aparezca en Google: elegir el ERP equivocado puede significar altos costos, resistencia de tu equipo y una implementación fallida.

En las siguientes líneas verás qué aspectos evaluar para que la inversión realmente impulse la eficiencia y rentabilidad de tu negocio.

Ideas principales

• Un sistema ERP permite integrar en una sola plataforma las áreas clave de una empresa, desde la contabilidad y las finanzas hasta el inventario, las ventas y los recursos humanos, evitando la duplicidad de datos y mejorando la coordinación.
• Su implementación puede realizarse de forma On-Premise, en la nube o mediante un modelo híbrido, cada uno con ventajas y retos que conviene analizar según el tamaño, sector y proyección de la empresa.
• Entre sus principales beneficios están la optimización de procesos, el acceso a información en tiempo real, la posibilidad de integrar otras herramientas de gestión y la escalabilidad para acompañar el crecimiento del negocio.
• Para elegir el ERP adecuado es fundamental evaluar factores como su capacidad de adaptación, la facilidad de integración con sistemas existentes, las medidas de seguridad y cumplimiento normativo, la calidad del soporte técnico y la relación entre costos y retorno de inversión.

¿Qué es un sistema ERP y por qué es clave para tu empresa?

La planificación de recursos empresariales, conocida como ERP, corresponde a un tipo de software que integra y mejora las funciones operativas más importantes de una compañía.

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) permite a las compañías, de todos los tamaños y sectores, gestionar de manera eficiente diferentes áreas como finanzas, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, producción, ventas y atención al cliente.

Gracias a su estructura modular, cada empresa puede adaptar el software ERP a sus necesidades específicas, incorporando módulos adicionales para gestión de proyectos, contratos o documentos, entre otros.

Además, los sistemas ERP modernos están cada vez más basados en la nube, lo que facilita su acceso desde cualquier ubicación y mejora la escalabilidad y flexibilidad del sistema.

Esta característica es especialmente importante para empresas en crecimiento que requieren soluciones que se adapten a sus cambios y permitan la innovación constante.

El uso de software de gestión ERP también ayuda a las organizaciones a obtener informes detallados y en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas y el seguimiento de indicadores clave de desempeño.

Al centralizar la información, se mejora la colaboración entre áreas y socios, y se reduce la duplicidad de datos y errores.

En términos prácticos, imagina que eres gerente de una pyme que vende tanto en tienda física como online.

Sin un ERP, tu inventario puede desactualizarse, generando quiebres de stock o ventas de productos agotados.

Con un ERP, cada venta actualiza automáticamente el inventario, la facturación y la contabilidad, sin necesidad de reingresar datos en distintas plataformas.

Datos clave: En Chile, el ERP es la principal herramienta informática de gestión empresarial. Según el Ministerio de Economía, el 77 % de las grandes empresas lo utiliza para el control de gestión, mientras que solo el 22 % de las pymes ha dado ese paso. Esta diferencia refleja no sólo una brecha tecnológica, sino también una oportunidad para que las empresas más pequeñas mejoren su competitividad mediante la digitalización

Tipos de implementación de ERP

Cuando decides implementar un sistema ERP, tienes varias opciones según lo que tu empresa necesite, tu presupuesto y tu estrategia tecnológica. 

Aquí te contamos los principales modelos para que puedas elegir el que mejor se adapte a ti:

ERP On-Premise

Con esta opción, instalas el sistema ERP directamente en los servidores que tienes en tu empresa, dentro de tus propias instalaciones.

Esto te da más control sobre los datos y te permite personalizar el software a tu medida, algo muy útil si manejas información sensible o tienes que cumplir con regulaciones estrictas.

Eso sí, requiere una inversión inicial importante en hardware, licencias y personal especializado para mantener todo funcionando bien. Además, la escalabilidad puede ser más limitada en comparación con otros modelos.

ERP en la Nube (Cloud ERP)

Aquí, el software ERP está alojado en servidores remotos que gestiona un proveedor externo, y tú accedes a él por internet.

Esta modalidad tiene muchas ventajas: costos iniciales más bajos, actualizaciones automáticas, flexibilidad para crecer y la posibilidad de usar el sistema desde cualquier lugar y dispositivo.

Es ideal si buscas rapidez en la implementación y no quieres preocuparte por el mantenimiento interno. Además, es mucho más sencillo integrar tecnologías modernas como inteligencia artificial (IA) y análisis avanzado de datos.

De acuerdo con Statista, el mercado mundial de software ERP proyecta un crecimiento del 3,3 % anual, alcanzando un volumen de US$ 65,74 mil millones para 2030. Este impulso responde, en gran parte, a la adopción creciente de soluciones en la nube, que permiten a las empresas ser más ágiles y eficientes.

ERP Híbrido

Este modelo combina los dos: puedes mantener ciertos datos o aplicaciones críticas en tus servidores locales, mientras aprovechas la flexibilidad y escalabilidad de la nube para otros procesos.

Es perfecto si necesitas cumplir con normativas específicas o si estás en un proceso de transición gradual hacia la nube.

Beneficios de un sistema ERP para la gestión empresarial

Implementar un sistema ERP no es solo incorporar tecnología, sino transformar la manera en que tu empresa opera y crece. 

Estos son algunos de los beneficios clave que aporta:

1. Integración de procesos

Un ERP centraliza las áreas de tu empresa, como contabilidad, ventas, inventario y recursos humanos, en una sola plataforma. Esto evita la duplicidad de datos, reduce errores y permite que la información fluya sin barreras entre departamentos, logrando una gestión más coordinada y eficiente.

2. Información en tiempo real

Con un ERP, tienes acceso inmediato a datos actualizados sobre el estado financiero, inventarios, ventas y otros indicadores clave. Esto te permite tomar decisiones rápidas y fundamentadas, anticiparte a problemas y detectar oportunidades de negocio antes que la competencia.

3. Automatización de tareas

Procesos como la emisión de facturas, conciliación bancaria, control de inventario o generación de reportes pueden automatizarse con un ERP. Esto ahorra tiempo, minimiza errores humanos y libera a tu equipo para enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.

4. Mejora en la toma de decisiones

La combinación de información centralizada, actualizada y respaldada por reportes personalizados te da una visión clara del rendimiento del negocio. Con esta base sólida, puedes planificar a largo plazo, optimizar recursos y diseñar estrategias que impulsen la rentabilidad.

En resumen, un sistema ERP no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también impulsa la innovación y el crecimiento sostenible de tu empresa, adaptándose a tus necesidades a medida que evolucionas en tu sector.

Factores clave a evaluar antes de contratar un ERP

Saber qué beneficios esperar de un ERP es solo la mitad del camino. La otra parte es elegir el sistema correcto para tu empresa. 

No todos los ERP ofrecen las mismas funcionalidades, costos o facilidad de uso. Evaluar bien antes de firmar un contrato puede ahorrarte tiempo, dinero y dolores de cabeza.

Escalabilidad y flexibilidad

Tu ERP debe crecer contigo. Si hoy eres una pyme que factura 50 millones de pesos al año y en tres años proyectas duplicar tus ventas, el sistema debe soportar ese aumento de operaciones sin ralentizarse ni obligarte a cambiar de plataforma.

Por ejemplo, una empresa de servicios que inicia con gestión de facturación y contabilidad, y luego incorpora módulos de control de proyectos y RRHH sin migrar datos ni interrumpir operaciones.

Integración con otros sistemas

Un ERP debe poder integrarse con las demás herramientas que usas. Esta integración es fundamental para que la información fluya de manera automática y sin errores entre las distintas plataformas que utiliza tu empresa, evitando la duplicidad de datos y facilitando la gestión diaria.

El Software de Contabilidad de Nubox se integra de forma directa con el SII y con las principales instituciones bancarias. Esto permite realizar conciliaciones bancarias automáticas, reducir errores en los registros y ahorrar horas de trabajo administrativo, manteniendo siempre tu información financiera actualizada y confiable.

Seguridad y cumplimiento normativo

En tiempos de ciberataques y robo de datos, no puedes dejar este punto al azar. El ERP debe tener encriptación de extremo a extremo, copias de seguridad automáticas y controles de acceso por usuario.

Por ejemplo, un estudio contable que maneja información financiera sensible de sus clientes necesita garantizar la seguridad de los datos, que solo el personal autorizado pueda acceder a ellos y que la información esté respaldada ante fallos técnicos.

El Software de Contabilidad de Nubox opera en la nube con copias de seguridad automáticas, actualizaciones en tiempo real y control de accesos por perfiles de usuario. Esto asegura que solo el personal autorizado gestione información sensible y que los datos estén siempre protegidos y alineados con las exigencias del SII.

Soporte y capacitación

Un ERP es tan bueno como el soporte que lo respalda. Revisa si el proveedor ofrece atención en español y capacitación inicial para tu equipo.

Ejemplo: un proveedor que acompaña el proceso de implementación y capacita a los usuarios logra que la adopción sea más rápida y que la inversión se recupere antes.

Costos y retorno de inversión (ROI)

Más allá del precio de la licencia, considera mantenimiento, actualizaciones, capacitación y posibles integraciones adicionales. Un buen ERP debería pagarse solo en el mediano plazo gracias a la eficiencia que genera.

Ejemplo: calcular cuántas horas de trabajo ahorras al mes gracias a la automatización y compararlo con el costo mensual del software te dará un indicador claro de su ROI.

Preguntas frecuentes

¿Un ERP requiere conexión a internet permanente?

En el caso de los ERP en la nube, sí es necesaria una conexión estable para operar en tiempo real. Los ERP instalados localmente pueden trabajar sin internet, pero no sincronizarán datos externos hasta restablecer la conexión.

¿Qué tan difícil es capacitar al personal en un ERP?

La curva de aprendizaje depende de la usabilidad del software y de la experiencia previa del equipo. Un buen proveedor ofrece capacitaciones iniciales y materiales de apoyo que reducen la resistencia al cambio y aceleran la adopción.

¿Cuánto tiempo toma implementar un ERP?

El tiempo de implementación varía según la complejidad del sistema y el tamaño de la empresa. En una pyme con procesos estandarizados, puede tomar entre 1 y 3 meses. En empresas grandes con personalizaciones y migraciones de datos complejas, puede extenderse de 6 meses a un año.

Elegir un ERP no debería ser un salto al vacío, sino un paso hacia un futuro más ordenado y productivo. Al final, se trata de encontrar la herramienta que te quite peso de encima, que haga que los números cuadren y que te permita dormir tranquilo sabiendo que tu negocio está bajo control.

Porque, cuando la gestión fluye, tú también puedes concentrarte en otras cosas también importantes de tu negocio.