Aspectos de las rendiciones de fondos, pagos y reembolsos

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Es común encontrar rendiciones de gastos en todo tipo de empresas sean pymes o no. Las rendiciones se generan por variados motivos. A continuación, se realiza una brevísima reseña al respecto.

“Sea que mantenga efectivo en las cajas menores en uno de los locales de su prestigiosa cadena de restaurantes, el fondo fijo asignado a secretaría para solventar gastos generales e imprevistos en la gestión o mantención, los gastos que efectúa el estafeta en los trámites de índole administrativa en general". Son variadas las situaciones que encontramos esta modalidad:

La gestión de las empresas, entendida como un conjunto dinámico de acciones para el logro de los objetivos empresariales, requiere en la práctica soportar una serie de gastos. En general, estos gastos deben tener un documento individualizando a la empresa que adquiere un producto o servicio, tal como una factura, pero en la práctica se pueden encontrar un set de documentos que no cumplen dicha definición.

De este modo, la empresa se ve en la obligación de asignar recursos, que se ha de utilizar, entre otros, para pagar cuentas o solventar los gastos administrativos internos. Algunos gastos que no tienen factura, pueden ser, entre otros: boletos de transporte, boletas de ventas y servicios, vales (vouchers), comprobantes, patentes, etc.

Para que un gasto sea aceptado, debe cumplirse:

Que se trate de gastos necesarios para producir renta (y lo que involucra la aptitud para generar renta)
Que no hayan sido rebajados en virtud del artículo 30.
Que se encuentren pagados o adeudados en el ejercicio comercial correspondiente.
Que se acrediten o justifiquen en forma fehaciente ante el Servicio.

El problema, en general, cuando comenzamos a revisar los respaldos (aún cuando se hubieran efectivamente pagado), es lo que respecta al N° (4), en donde se debe dirimir si cumple o no con las características probatorias de gasto, bajo la tesis de la rendición, pues en la práctica supone la existencia de documentos que tienen carácter probatorio mientras que otros carecen de tal atributo.

La misma circular N°53 (2020), nos indica que, “El requisito recoge el principio del art. 21 del Código tributario, al disponer que corresponde al contribuyente probar, con los medios de prueba que la ley establece, en cuanto sean necesarios u obligatorios para él, la verdad de sus declaraciones y el monto de las operaciones que deban servir de base para el cálculo de impuesto”.

Luego, continúa la indicación, “Se debe tener presente que la acreditación de un gasto implica la revisión de varios elementos, incluyendo el gasto y los elementos que lo rodean, los que el contribuyente puede acreditar, por regla general, con todos los medios de prueba que establece la ley”.

Respecto a los medios de prueba, el inciso 10° del artículo 132 del Código Tributario, dispone que, “Se admitirá, además, cualquier otro medio probatorio apto para producir fe”. Es por ello que el ámbito de aplicación se ve tan amplio, por lo menos en este tipo de operaciones de rendiciones.

Es importante saber que hoy se pueden respaldar digitalmente, tal y como menciona el ORD. N°1645 (14.06.2019). Esta postura ha sido sostenida también en los últimos meses reiteradamente por el servicio.