Gastos aceptados por oficio del SII

Y aunque las reglas generales parecen claras, respaldar todo, que tenga relación con el giro y aptitud para generar renta, en la práctica surgen casos grises: ¿una fiesta de aniversario de la empresa se puede deducir?, ¿los gastos de representación tienen límite?, ¿qué pasa con el desarrollo de software propio?

En este artículo encontrarás una guía sobre los gastos aceptados por oficio del SII, con ejemplos, requisitos clave y consejos para documentarlos correctamente.

¿Qué entiende el SII por “gasto aceptado”?

Según el artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta (LIR) y la Circular N°53 de 2020, se consideran “gastos aceptados” aquellos que tienen la aptitud de generar renta para la empresa.

Esto significa que no necesariamente deben producir ingresos de inmediato, pero sí deben estar relacionados con el interés, desarrollo o mantención del negocio.

Además, el SII exige que estos gastos estén pagados o adeudados en el período correspondiente y que cuenten con un respaldo fehaciente (facturas, boletas, contratos u otros documentos que los justifiquen).

En la práctica, surgen muchas dudas sobre situaciones específicas. Para resolverlas, el SII emite oficios, que son interpretaciones oficiales en las que se aclara si un gasto particular, como celebraciones de empresa, representación o desarrollo de software, puede o no ser deducido.

En otras palabras, cuando hablamos de “gastos aceptados por oficio”, nos referimos a aquellos que el SII ha reconocido expresamente como válidos, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en la ley y en sus circulares.

Ejemplos recientes de gastos aceptados (según oficios y preguntas frecuentes)

Un documento clave para comprender estos criterios es la Circular N°53 de 2020, donde el SII aclaró que son aceptables los gastos que tengan una vinculación razonable con el giro del negocio, incluso cuando no generen ingresos inmediatos. 

Allí se incluyen ejemplos como: fidelización de clientes, cumplimiento contable y legal, asesorías de marketing o seguridad, participación en seminarios, e incluso actividades de clima laboral como celebraciones de Fiestas Patrias o aniversarios institucionales, siempre que sean proporcionales y razonables.

Sobre esta base, el SII ha ido emitiendo oficios y preguntas frecuentes que detallan casos específicos. 

Veamos en detalle algunos de los más relevantes:

1) Celebraciones de empresa (fiestas, aniversarios, convivencias)

El Oficio Ord. N° 738 (04.03.2022), en concordancia con la Circular N°53, señala que los gastos en celebraciones de empresa pueden ser deducidos si están relacionados con la actividad. 

Eso sí, no se trata de un permiso ilimitado: el SII exige que sean razonables, proporcionales y con respaldo documental.

2) Gastos de representación

En una pregunta frecuente, el SII aclaró que los gastos de representación deben cumplir con lo dispuesto en el artículo 17 N°16 para no constituir renta en trabajadores o terceros.

Además, deben pasar la prueba del artículo 31 de la LIR para ser deducibles. En simple: son aceptables si están bien justificados, son razonables y cuentan con respaldo; de lo contrario, pueden ser rechazados o incluso considerados renta para quien los recibe.

Si quieres profundizar más sobre el tema, puedes leer el artículo sobre ¿Qué son los gastos de representación y cómo deducirlos?

3) Desarrollo de software (honorarios significativos)

El SII distingue entre dos tratamientos según el tipo de software:

• Software a medida: cuando contratas un programa desarrollado específicamente para tu empresa, este gasto se considera un servicio de ingeniería o asesoría técnica. Como sus beneficios suelen extenderse en el tiempo, se trata de un gasto diferido, que puede amortizarse hasta en seis ejercicios comerciales consecutivos (contados desde que se originan o desde que la empresa empiece a generar ingresos, si eso ocurre después).
• Software estándar: si compras un programa genérico o de uso masivo, se reconoce directamente como gasto del ejercicio.

La pregunta frecuente confirma estos criterios y subraya la importancia de contar con la documentación que respalde cada desembolso.

4) Qué no se acepta (alertas típicas)

El propio SII recuerda que ciertos gastos están expresamente prohibidos por la ley. Por ejemplo, multas e intereses (como los pagados a una AFP) no son deducibles según el artículo 31 de la LIR. Tampoco se aceptan los gastos que no tengan relación con el giro o que carezcan de respaldo suficiente.

Requisitos para que un gasto sea aceptado

• Vinculación con el giro: Debe estar relacionado con el interés, desarrollo o mantención de la actividad.
• Aptitud para generar renta: No necesitas demostrar resultados inmediatos, basta que el gasto tenga una potencialidad razonable de generar ingresos.
• Pago o devengo en el ejercicio: Debe reconocerse en el período que corresponda, de acuerdo al régimen contable o tributario aplicable.
• Respaldo fehaciente: Se requieren documentos claros como facturas, contratos, planillas o políticas internas que permitan trazar el gasto y su finalidad.
• Razonabilidad y proporcionalidad: Los montos deben estar en línea con el tamaño y sector de la empresa. Si son excesivos, el SII puede cuestionarlos y rechazarlos.

Una gestión ordenada de los desembolsos es clave: te puede interesar esta guía práctica sobre rendición de gastos.

Pasos para respaldar tus gastos

Si quieres estar tranquilo frente al SII, estos pasos te ayudarán a dejar todo en orden:

1. Define la finalidad: deja claro por qué el gasto beneficia al negocio (ejemplo: mejora del clima laboral, aumento de productividad o retención de talento). No basta con decir “era necesario”, tienes que explicitar el “para qué”.
2. Guarda pruebas: acompaña la factura con otros respaldos como contratos, órdenes de compra, correos, programas de actividades, listas de asistencia o fotos si corresponde. Todo lo que muestre que el gasto existió y tuvo un propósito real.
3. Crea políticas internas: una política de gastos (para representación, capacitaciones o celebraciones) demuestra que tu empresa tiene criterios definidos y razonables, no decisiones improvisadas.
4. Cuida la proporcionalidad: los montos deben estar en línea con el tamaño y la realidad de tu empresa. Un gasto excesivo, como una celebración muy costosa en una pyme pequeña, puede ser cuestionado y rechazado por el SII.

Si quieres profundizar en acciones prácticas que ayudan a prevenir gastos rechazados y optimizar tu gestión contable, revisa el “Cómo evitar gastos rechazados en tu empresa”.

Casos frecuentes y cómo abordarlos

Celebraciones corporativas

✅ Aceptado: aniversarios de la empresa, actividades de clima laboral o reconocimientos, siempre con lista de asistentes y justificación del objetivo.
❌ Evita: gastos excesivos o sin trazabilidad, como boletas de restaurantes sin contexto.

Marketing y representación

✅ Aceptado: reuniones con clientes potenciales o activaciones que razonablemente apunten a generar ventas. Guarda agendas, correos y resultados esperados.
⚠️ Atención: regalos de alto valor o que no tengan relación con el giro pueden ser objetados.

Transformación digital (software)

✅ Aceptado: licencias, soporte y servicios digitales.

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Preguntas frecuentes

¿Un gasto puede ser aceptado aunque no genere ventas inmediatas?

Sí. Lo importante es que tenga aptitud para generar renta y cumpla con los demás requisitos: vinculación con el giro, respaldo y razonabilidad.

¿Se pueden deducir multas e intereses por incumplimientos?

No. El artículo 31 de la LIR los considera expresamente no deducibles.

¿Las preguntas frecuentes del SII tienen validez?

Sí. Tanto las FAQs como los oficios reflejan la interpretación administrativa vigente. No dejes de fijarte en la fecha de actualización.