Pero más allá del cumplimiento, llevar un buen control de los documentos contables te ayuda a entender mejor cómo está funcionando tu negocio.

¿Estás gastando de más? ¿Tienes un buen margen de utilidad? ¿Tienes respaldo suficiente frente al Servicio de Impuestos Internos? La información contable ordenada te da esas respuestas.

En este artículo te contaremos cuáles son los documentos contables que toda empresa debe tener al día y cómo puedes gestionarlos de forma más simple con ayuda de herramientas digitales (como Nubox).

Si eres contribuyente, persona natural con giro o representante de una compañía, esta información también te sirve para mantener tus finanzas en regla.

La importancia de los documentos contables para tu empresa

Los documentos contables son mucho más que simples papeles o archivos: representan el respaldo formal de todas las operaciones financieras que realiza una empresa.

Su correcta gestión permite construir una contabilidad ordenada, transparente y alineada con la normativa vigente.

Gracias a estos documentos una compañía puede demostrar la procedencia de sus ingresos, justificar sus egresos, calcular correctamente sus impuestos y elaborar estados financieros confiables.

En otras palabras, son la base para cumplir con las obligaciones tributarias y legales, pero también una herramienta clave para el análisis y la toma de decisiones.

Una empresa que no lleva sus documentos contables al día corre el riesgo de enfrentar errores en sus declaraciones anuales, duplicación de gastos, pérdidas de información crítica o incluso multas por parte del SII en caso de fiscalización.

Además, la falta de respaldo puede afectar su relación con proveedores, clientes, trabajadores, instituciones financieras o posibles inversionistas.

Por eso, más allá de una exigencia formal, mantener la documentación contable en orden es una práctica esencial para la buena gestión.

Libros contables obligatorios: el punto de partida

En Chile, existen ciertos libros contables que toda empresa —sin importar su tamaño— debe llevar actualizados. Son la base de la contabilidad y el primer punto que te pedirán revisar en una fiscalización. De hecho, su uso está establecido en el Código de Comercio, que regula las obligaciones contables de los negocios formales.

Estos son:

  • Libro Diario: Registras todas las operaciones de la empresa, día por día.
  • Libro Mayor: Donde agrupas esas operaciones por cuentas contables.
  • Libro de Inventario y Balance: Llevas el detalle del activo, pasivo y patrimonio de tu negocio.

Lo importante no es solo tenerlos, sino que estén al día y sean fidedignos. Hoy, estos libros pueden llevarse en formato digital, y muchas plataformas —como Nubox— te permiten generarlos automáticamente desde tus registros diarios, sin que tengas que construirlos desde cero.

Declaraciones tributarias: Las que no puedes dejar pasar

Cada mes y cada año, tu empresa debe cumplir con obligaciones tributarias clave. ¿Te suena el Formulario 29? ¿O el 22? Estos formularios resumen tus ingresos, compras, pagos de IVA, retenciones y más. Y cada uno de ellos debe ser enviado al Servicio de Impuestos Internos dentro de los plazos legales.

Entre las declaraciones más importantes están:

  • Formulario 29: resumen mensual de IVA, retenciones de boletas de honorarios y otros impuestos.
  • Formulario 22: declaración anual de impuesto a la renta.
  • Declaraciones juradas: como la DJ 1887 (rentas del trabajo)

Mantener todos los respaldos de estas declaraciones es crucial. Y aquí es donde la tecnología juega a tu favor. 

Con un sistema como Nubox, puedes automatizar los cálculos, almacenar los documentos electrónicos y evitar errores que pueden costarte caro frente al SII.

Documentos tributarios electrónicos: Más que solo facturas

Desde que la facturación electrónica se volvió obligatoria en Chile, los documentos tributarios electrónicos (DTE) pasaron a ser el centro de la operación contable de muchas empresas.

Pero no se trata solo de emitir facturas: hay una serie de DTE que debes conocer y mantener ordenados.

Entre ellos están:

  • Facturas electrónicas y exentas
  • Boletas electrónicas
  • Notas de crédito y débito
  • Guías de despacho

Cada uno cumple una función distinta y debe estar correctamente emitido, recibido y respaldado. Además, el SII exige que estén disponibles durante al menos seis años.

Plataformas como Nubox te permiten no solo emitirlos de forma integrada, sino también llevar un registro automático de cada uno, sin depender de carpetas físicas o archivos sueltos.

Así, cualquier persona del equipo financiero puede acceder a los datos y generar informes en tiempo real.

Documentación laboral y previsional: El respaldo que no puede faltar

¿Tienes trabajadores? Entonces no basta con pagar sueldos: necesitas respaldar cada movimiento con la documentación correspondiente. Esto no solo te protege frente a fiscalizaciones laborales, también es clave para tu contabilidad.

Aquí hablamos de:

  • Contratos de trabajo
  • Liquidaciones de sueldo
  • Comprobantes de pago de cotizaciones previsionales
  • Certificados de vacaciones, licencias, finiquitos y más

Todo esto debe estar respaldado y, de preferencia, digitalizado. El software de remuneraciones de Nubox puede ayudarte a realizar todos los cálculos, emitir liquidaciones y generar automáticamente el libro de remuneraciones, obligatorio para toda compañía con cinco o más trabajadores.

Cómo gestionar fácilmente tu documentación contable (sin volverte loco)

Ya vimos qué documentos necesitas. Ahora viene la gran pregunta: ¿cómo los gestionas todos sin perder tiempo, cometer errores o vivir con miedo a una fiscalización?

Aquí van algunas buenas prácticas:

  • Centraliza la información: Evita múltiples planillas y carpetas. Usa un sistema único para llevar todos los documentos contables y tributarios.
  • Automatiza tareas repetitivas: Conciliaciones bancarias, generación de libros, respaldo de DTE… todo eso lo puede hacer un software.
  • Digitaliza lo que aún esté en papel: Escanea contratos, comprobantes y otros respaldos para mantener una copia segura.
  • Haz respaldos regulares: Aunque todo esté en la nube, es buena idea tener copias adicionales por seguridad.
  • Capacita a tu equipo: Todos deben saber qué documentos deben guardar, cómo registrarlos y en qué plazos.

La buena noticia es que no necesitas hacerlo todo solo. Con una herramienta pensada para las pymes, puedes tener orden sin ser contador.

¿Cómo te ayuda Nubox en todo esto?

Gestionar tu contabilidad no debería ser sinónimo de estrés ni de planillas infinitas. Por eso, miles de pymes en Chile usan Nubox, un software contable en la nube que simplifica tu día a día.

Con Nubox puedes:

  • Emitir facturas electrónicas validadas por el SII.
  • Llevar tus libros contables actualizados sin esfuerzo.
  • Automatizar la generación de declaraciones como el F29 o el F22.
  • Registrar ingresos, egresos y conciliaciones bancarias en un mismo sistema.
  • Tener reportes financieros claros, en tiempo real y listos para la toma de decisiones.

Además, si trabajas con un contador, él puede acceder a tu información de forma colaborativa. 

Así, todos trabajan con los mismos datos, sin versiones duplicadas ni correos eternos de Excel.

Conclusión: El orden contable no es opcional, pero sí puede ser más simple

Llevar al día los documentos contables no es solo una exigencia legal: es una herramienta para hacer crecer tu negocio con información confiable y ordenada. Desde los libros obligatorios hasta las declaraciones y respaldos, cada documento cuenta.

Y si bien puede parecer mucho, la tecnología está de tu lado. Con soluciones como Nubox, puedes automatizar procesos, cumplir con la normativa y tener control sin complicaciones.

¿Listo para dejar atrás el caos de las carpetas y planillas? Entonces es momento de conocer Nubox.