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¿Cómo pasar de Excel a un sistema de remuneraciones?

Publicado por Nubox | 15 de agosto del 2017
¿Cómo pasar de Excel a un sistema de remuneraciones?

Hace varios años leí un estudio que afirmaba que un importante porcentaje de las hojas de cálculo de Excel contienen algún error. Como primera impresión no lo creí, llevaba bastante tiempo utilizando una planilla Excel de remuneraciones con todos mis clientes y no había tenido problemas.

Pero por otro lado, algunos colegas que utilizaban softwares de remuneraciones no dejaban de mencionarme sus beneficios, resaltando siempre las desventajas de la hoja de cálculo, decíéndome que:

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La fuerza de la costumbre

A pesar de que las cifras indicaban que Excel no era la mejor solución para llevar remuneraciones, sobre todo en mi caso, porque no trabajaba con empresas pequeñas, yo lo veía como una opción aunque ajustada, válida y barata. Además, no me había fallado, aunque el proceso era un poco lento y tedioso, lo conocía al revés y al derecho.

Había ordenado la planilla con la que trabajaba para llevar el control de horas, sumar haberes, calcular imposiciones y realizar casi todas las tareas necesarias para liquidar el sueldo bruto y el sueldo líquido.

Error de fórmula

Hasta que un día se presentó un problema que me hizo perder mi mejor cliente: una empresa con más de 500 empleados. Como todos los meses, mi estudio tenía la responsabilidad de liquidar los sueldos de sus trabajadores. Tenía compromisos importantes fuera de la ciudad, así que le asigné la tarea a uno de mis colaboradores de confianza. Aunque hizo muy bien su trabajo no se percató de que las fórmulas de algunas celdas de la planilla habían sido alteradas -aún no sé por qué- y la liquidación quedó mal calculada. Un error garrafal que le hubiese generado a la empresa varios problemas si el gerente no se hubiese dado cuenta antes de autorizar los pagos.

Recuerdo que el gerente me llamó, claramente enojado, reclamando por la situación, pero el error ya estaba hecho. Él, por supuesto, necesitaba que lo corrigiéramos de inmediato, porque no quería arriesgarse a pagar las remuneraciones fuera del plazo legal establecido por la empresa. Sin duda, el error principal era mío al no revisar las planillas antes de enviarlas. Lógicamente, ya no valía la pena lamentarse, lo importante era solucionar el problema.

Pese a todo lo útil que había sido la planilla hasta antes de esta situación, si quería tener una relación seria con mis clientes tenía que utilizar un sistema que me diera más confianza. Llamé a un colega para evaluar sistemas y softwares que si bien había escuchado, estaba reacio a conocer. Él utilizaba un sistema de remuneraciones certificado por Previred, lo que me pareció un buen comienzo. Aunque no sabía cómo funcionaban esos programas y al principio pensé que iba a ser muy complicado, él me explicó que usar un software era mucho más sencillo de lo que pensaba.  

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Procesos automatizados

Este era un programa 100% online que, gracias a sus funcionalidades intuitivas, podía ser utilizado por cualquier contador con mínimos conocimientos computacionales. Además, podía integrarse a Excel, por lo que pudimos subir rápidamente la información que ya teníamos registrada. Luego calculó y generó las liquidaciones.  Además, tenía funcionalidades adicionales como:

  • La descarga del certificado 1887 listo para presentar al SII.

  • El envío del libro de remuneraciones.

  • La generación de archivos previsionales listos para cargar en las respectivas webs.

  • El pago automático de remuneraciones.  Final del formulario

  • La generación del Certificado de renta (F 1887).

  • La relación de Haberes y descuentos predefinidos.

  • La inclusión de parámetros generales automáticos (IPC, Comisiones de AFP, UTM, Ingreso Mínimo, etc.).

La verdad es que era una maravilla de programa. Procesos automatizados, y a un click, todo era tan fácil y rápido, que realmente no me explicaba cómo, considerando mis necesidades, pude trabajar durante tanto tiempo sólo en una planilla de Excel.

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Pasando de Excel a un software de remuneraciones

No obstante, algo que me desmotivó al pensar en adquirir el sistema, fue que pensé que era demasiado costoso y que importar todos mis datos desde Excel podía resultar complicado.

Me encontré con que había planes a la medida de todas las empresas y sus necesidades. En cuanto a la migración de los datos, era tan sencilla como lo habíamos hecho con la información de mi ex cliente. En ocasiones recuerdo con nostalgia todos los beneficios que Excel me reportaba, pero empiezo a trabajar con mi sistema de remuneraciones e inmediatamente se me olvida.