¿Cómo llevar la contabilidad de un colegio?

Publicado por Nubox | 16 de diciembre del 2019
¿Cómo llevar la contabilidad de un colegio?

En materia tributaria, los colegios -como cualquier otro contribuyente- deben pagar impuestos, los cuales obedecen a la categoría en la que se enmarcan las instituciones de educación. Ahora bien, ¿cómo se lleva la contabilidad de un colegio, entendiendo que de ésta se obtiene el monto a pagar al fisco?

Para entender cómo se lleva la contabilidad de un colegio, y tal como lo señala el Servicio de Impuestos Internos (SII), “para los efectos de la Ley de la Renta (LIR), los colegios se clasifican en el número 4, del artículo 20, por lo tanto, son contribuyentes que tributan en base a renta efectiva y, conforme a lo señalado en el artículo 68 de la misma ley, se encuentran obligados a llevar contabilidad completa”.

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Pero, ¿qué es la renta efectiva? Se trata de un sistema bajo el cual los contribuyentes tributan en base a contabilidad completa (de ahí “renta efectiva”). Por eso, y tal como lo indica el SII, este sistema “obliga al contribuyente a llevar Libros Caja, Diario Mayor, Inventarios y Balances, además de los libros auxiliares que exija la ley, tales como Libro de Ventas Diarias, de Remuneraciones, de Impuestos Retenidos y el Registro del Fondo de Utilidades Tributables (FUT)”. 

Llevado al caso de un colegio, implica que la base imponible se debe calcular considerando todos los movimientos contables, desde remuneración de los profesores hasta la información contenida en el FUT, el cual contiene el detalle de las utilidades tributables y no tributables

Ahora que sabes qué es la renta efectiva, veamos cómo es el tratamiento contable de las instituciones de educación, entendiendo que esto es fundamental tanto para cumplir con lo estipulado por la ley como para elaborar el presupuesto de un colegio.

 

Contabilidad escolar: ¿qué dice la ley?

Antes de ver cómo se debe llevar la contabilidad de un colegio, es necesario precisar que este tipo de instituciones puede dividirse en tres categorías: sin fines de lucro (corporaciones o fundaciones), subvencionados y los colegios particulares pagados (CPP). Cada una de estas categorías contempla aspectos únicos en materia contable y tributaria:

1. Corporaciones y fundaciones

El Colegio de Contadores, en su boletín técnico N° 63, establece que este tipo de organismos, para fines contables, deben considerar:

 

  • Tipos de ingresos: A modo general, los ingresos de este tipo de instituciones se conforman de aportes iniciales, donaciones recibidas de terceros, cuotas periódicas de los asociados o colaboradores, y venta de bienes o prestación de servicios realizadas por la institución.

  • Aportes iniciales: Es decir, las sumas de dinero o bienes entregados por socios o fundadores al momento de constituir la entidad.

  • Cuotas sociales: Se trata del financiamiento que reciben las corporaciones o fundaciones por parte de socios o colaboradores, a modo de cuotas que pueden ser fijas o variables.

  • Donaciones: Acá deben diferenciarse donaciones y promesas de donaciones, pues cada una de éstas tiene un tratamiento contable específico.

  • Ventas de bienes y prestación de servicios: Los ingresos por este tipo de actividades deben, una vez deducidos los gastos de producción, reconocerse como renta afecta al Impuesto de Primera Categoría (IDPC). 

 

Además, vale la pena acotar que fundaciones y corporaciones deben realizar, cuando corresponda, los Pagos Provisionales Mensuales (PPM) y, en caso de estar exentas del pago del IDPC (por disposiciones especiales), de igual forma deben presentar sus declaraciones anuales de impuesto.

2. Colegios Particulares Pagados

Este tipo de entidades, al estar sujetas al IDPC, deben cumplir con algunas normas como:

  • Los dueños o socios deben tributar con el Impuesto Global Complementario (IGC), en base a los retiros o atribuciones que se desprendan de dichas utilidades. Esto, utilizando el IDPC pagado por el colegio como crédito contra el IGC o Impuesto Adicional, siempre dependiendo del régimen tributario de la empresa sostenedora.

  • Las utilidades, mientras no sean retiradas, deben registrarse en el FUT, al igual que el crédito del IDPC. Acá también deben incluirse las utilidades no tributables, las cuales no pueden retirarse mientras no se terminen las tributables.

 

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3. Colegios subvencionados

A la hora de entender la contabilidad de colegios subvencionados, es necesario precisar que:

 

  • Las subvenciones y las donaciones no están afectos a impuestos de la LIR, y éstas deben destinarse alpago de remuneraciones del personal; administración, reparación, mantención o ampliación de instalaciones de los establecimientos beneficiados; o en cualquier otra inversión destinada al servicio de la función docente”.

  • Además, la ley establece que “los excedentes de subvención y demás ingresos señalados en el artículo 5º del DFL Nº 2, de 1996, no utilizados en un año mantienen su calidad de ingresos no afectos a impuesto mientras no se destinen a los objetivos que indica la ley”.

  • Los bienes adquiridos con subvención del Estado deben someterse a las normas de corrección y depreciación monetaria.

  • En lo que a contabilidad de colegios subvencionados respecta, debemos considerar que el llamado “sueldo empresarial” que se asignan los socios o dueños, es descontable de la masa imponible por considerarse como gasto.

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Al conocer los principales puntos sobre la contabilidad escolar, es posible presentar ordenadamente los estados financieros, así como elaborar el presupuesto de un colegio abordando todos los aspectos que implican la disposición de recursos.