<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1719939494918793&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Nubox Logo | Software de Contabilidad y Facturacion para Pymes

Cómo hacer una factura electrónica sin Excel

Publicado por Ana Zúñiga | 6 de septiembre del 2018
Cómo hacer una factura electrónica sin Excel

Puede que sea tu primera vez haciendo una factura, como puede que no. Sin embargo, la información es relevante para ambas situaciones. Muchas veces no conocerás los datos que deben incluirse en este documento o los formatos más adecuados para hacerlo, por eso en este artículo queremos enseñarte los aspectos básicos y relevantes para hacer que tu factura electrónica sea útil y siga los lineamientos que la Ley plantea.

Vamos a recapitular algunos aspectos importantes:

1) Definición de Factura: es un documento tributario, en formato digital, legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes, que reemplaza a las facturas tradicionales de papel. La ley hace universal y obligatorio el uso de la Factura Electrónica a todos los contribuyentes con actividades económicas de primera categoría (empresas), estableciendo plazos para la vigencia de tal obligatoriedad a los siguientes documentos:

- Facturas.

- Facturas de Compra.

-Liquidaciones de Facturas.

-Notas de débito.

-Notas de crédito.

2) Por qué las facturas deben ser electrónicas: porque el 31 de enero de 2014 fue publicada la Ley 20.727, sobre el uso obligatorio de la factura electrónica, en reemplazo de los documentos tradicionales en papel.

- La implementación de este formato trajo una serie de beneficios, entre los cuales se encuentran:

- Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes.

- Simplificación de los procedimientos administrativos.

- Mejora en el servicio al cliente.

- Mayor control documental.

- Disminución del margen de error.

- Menor emisión de papeles.

Ahora que ya tenemos la base, podemos contarte los aspectos que debes conocer indispensablemente para hacer una factura.

Indispensables en una factura

Existen ciertos datos que no puedes pasar por alto al momento de realizar una factura y ellos son: los datos del emisor, los datos del receptor, la descripción de los servicios y el valor (incluyendo los impuestos).

Por otra parte, mantener políticas claras de facturación también será clave dentro de este proceso. Es decir, que compartas con tus clientes cuáles son las formas de pago que aceptas y qué protocolo seguirás en caso de pagos tardíos, por ejemplo.

 

 Opciones para hacer una Factura Electrónica

a.- Utilizando Excel:

Si utilizas Excel, podrás realizar tus facturas de forma fácil y eficaz siempre que tu nivel de facturación sea bajo, es decir, que emitas pocos DTE’s al mes. Si este es tu caso, no hay problemas con que ocupes el programa de hojas de cálculo de Excel. En general, la forma más rápida será que utilices una plantilla, sin embargo, hay un amplio grupo de contadores y empresas que prefieren hacer una hoja de cálculos personalizada.

Si decides hacerlo mediante la última opción, probablemente tardarás unos 20 minutos.

Aquí va el paso a paso:

1) Dirígete a Excel y abre un libro.

2) Elige “nuevo” y luego la categoría de plantilla que necesitas.

3) Haz clic en la que dice “Facturas” y revisa la vista previa de todas las opciones que puedes descargar.

4) Cuando abras la plantilla que elegiste, sólo tendrás que situarte en cada una de las celdas que reflejan los datos iniciales de la factura de ejemplo. Probablemente serán: nombre, dirección, código fiscal, (tanto del emisor como del receptor), cantidades, importes, impuestos y concepto e introducir los datos de tu factura.

5) Ojo con las fórmulas que vienen insertadas en las celdas para que los cálculos se realicen de manera automática.

6) Te recomendamos hacer comprobaciones de cálculo con tu calculadora siempre que tengas una duda.

7) Una vez que ya revisaste los cálculos… ¡Tu primera factura está lista!

b.- Mediante un software de Facturación: en general, todos los software de facturación electrónica incluyen los campos indispensables que te mencionamos anteriormente y tu único trabajo será completarlos con la información que surja a lo largo del mes.

Es un proceso bastante simple, pero de todos modos te recomendamos que tengas presente algunos aspectos, como, por ejemplo, que la Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor, por lo tanto, debes tener un certificado digital y lo recomendable es que la misma empresa del software te ayude en el procedimiento de conseguirlo.

Además, en nuestro país la numeración de las facturas es autorizada por el SII vía internet, por lo que también se hace importante que el software esté autorizado por la entidad para generarla por defecto.

 

Lee también: "Cómo elegir un software de Facturación Electrónica"

¡Ambas opciones son factibles!

Finalmente, tu decisión dependerá de la realidad de tu empresa, ya que ambos sistemas son totalmente factibles. Si decides ocupar una planilla Excel estarás asumiendo el riesgo de contar con un mayor margen de error o de tener un procedimiento un tanto más tedioso, sin considerar que deberás tramitar tu firma y certificado digital por tu cuenta. Sin embargo, si tus DTES son bajos, no hay problemas con que asumas el desafío.

Por otra parte, si eliges un software de Factura, estás comprometiéndote con un servicio muchísimo más rápido y seguro. Y más aún si el sistema es de pago y ofrece capacitaciones, actualizaciones y soporte de calidad.

 

Te invitamos a que conozcas nuestra solución pensada exclusivamente para pymes y contadores.

Conoce aquí Factura Electrónica Nubox