Así son las tecnologías de la información en las empresas

En la actualidad estamos viviendo una era de evolución tecnológica que envuelve todas las facetas de los negocios, incluyendo las comunicaciones. En este sentido, las tecnologías de la información en las empresas juegan un papel importante, no solo para aumentar su competitividad, sino para mantener un nivel eficiente - y suficiente - de seguridad, conectividad, comunicación y servicio.

Dicho de otra forma, el trabajo de la mayoría de las empresas —por no decir todas— se vería ralentizado sin un sistema de TI en funcionamiento. Y es que las tecnologías de la información no solo se tratan de programas contables o de servicio de correo electrónico como muchos ejecutivos suelen pensar. En realidad, abarcan una gran variedad de herramientas y soluciones imprescindibles para organizaciones de todo tipo.

Si te interesa saber qué es la tecnología de la información, cuáles son sus aplicaciones dentro de las empresas, sus beneficios y los retos que deben superarse para adoptarlas y aprovechar su potencial al máximo, entonces estás en el lugar adecuado.

A continuación, te presentamos todo lo que necesitas saber sobre las tecnologías de la información en las empresas.

¿Qué es la Tecnología de la Información (TI)?

Es la aplicación de la tecnología para resolver problemas empresariales y comerciales a gran escala. Utiliza computadoras, redes, dispositivos físicos y digitales de almacenamiento y procesos para crear, procesar, guardar, proteger y transmitir información.

El término de TI ha crecido en los últimos años para abarcar una variedad de tecnologías y disciplinas. Dentro de una empresa, la tecnología de la información tiene tres pilares principales de responsabilidad:

• gobernanza: son las políticas, procesos y reglas que aseguran que las TI estén alineadas con los objetivos de la empresa y sean eficaces;
• operaciones: esta es una parte esencial dentro del departamento de TI de una organización. Incluye proporcionar soporte técnico, pruebas de seguridad y mantenimiento de red;
• infraestructura y hardware: esta área abarca todos los componentes físicos que forman parte de la infraestructura de TI. En este aspecto, los responsables del departamento de TI tienen la tarea de configurar y mantener en buenas condiciones los equipos como servidores, sistemas telefónicos, y dispositivos individuales como computadoras portátiles y enrutadores.

Importancia de las tecnologías de la información en las empresas

Para entender la importancia de las tecnologías de la información en las empresas de la actualidad, primero es necesario comprender el rol fundamental que tienen los datos en las industrias.

Todas las organizaciones, sean pequeñas, medianas o grandes, no pueden ser competitivas sin tener la capacidad de recopilar datos y transformarlos en información útil que se pueda aplicar para mejorar las operaciones.

Esto es debido a que la recopilación y procesamiento de información juega un papel importante en las principales operaciones comerciales de una empresa, por ejemplo:

• contabilidad e impuestos;
• desarrollo y diseño de productos y servicios;
• ventas y facturación;
• marketing y estudios de mercado;
• recursos humanos;
• captación y retención de clientes;
• cumplimiento normativo.

Lo cierto es que cada vez más empresas entienden la importancia de las TI y están interesadas en implementar soluciones más intuitivas, que reporten mejores resultados. Lo cual es algo comprensible teniendo en cuenta que los dispositivos informáticos han evolucionado para ser algo mucho más que computadoras personales.

Actualmente, la gran mayoría de empresas y personas cuentan con múltiples dispositivos informáticos como computadoras, teléfonos inteligentes, tabletas, consolas de videojuegos e incluso electrodomésticos y otros equipos de oficina.

Todos estos dispositivos cuentan con acceso a Internet y forman parte del Internet de las cosas (IoT), lo que los conecta con millones de otros dispositivos similares. Esta interconexión es un entorno complejo y potencialmente peligroso que solo puede ser controlado por un equipo de especialistas de TI que lo administren y aseguren su viabilidad, mantenimiento y confiabilidad.

Aplicaciones de TI dentro de las empresas

En este punto es claro que las PyMEs y empresas de hoy dependen más que nunca de la tecnología. Desde las telecomunicaciones hasta una mayor cantidad de opciones de pago en línea, la mayoría de las empresas y negocios no podrían funcionar de forma eficaz y eficiente sin los avances tecnológicos.

El alcance de las tecnologías de la información en las empresas ofrece diversas soluciones a los procesos internos y externos, como veremos a continuación:

I. Recursos humanos

En el área de recursos humanos, las TI se usan para apoyar la coordinación, la gestión de personal y la formación, búsqueda y selección de empleados para la empresa, a la vez que ayudan a lidiar con la evolución y las complejas transformaciones en el manejo de talentos, asociadas a la automatización.

Algunos recursos de TI para esta área son:

• HRIS (Human Resources Information System): se trata de los sistemas y procesos de la administración del potencial humano de una empresa. Su principal objetivo es ofrecer información precisa y oportuna;
• HRM (Human Resources Management System): es un sistema integrado que reúne en una sola base de datos toda la información del área de recursos humanos. Este sistema es utilizado para almacenar, analizar, transmitir y manipular información sobre el talento humano de una organización;
• e-HRM (Electronic Human Resources Management System): o en español, la gestión electrónica de los recursos humanos, es una serie de herramientas tecnológicas que se utilizan por medio de plataformas digitales, aplicaciones móviles y trabajo en la nube. Por ejemplo: aplicaciones para organizar y comunicar a las partes interesadas el lugar y la hora de una reunión, alertas sobre información interna importante, aplicaciones para controlar el desempeño de los colaboradores, medidores de los niveles de estrés de los empleados y alertas que indiquen que ya es la hora de un descanso.

En este punto también podemos considerar software de remuneraciones y otras soluciones de nómina, capaces de centralizar y optimizar todo el trabajo referente a los pagos y liquidaciones.

Todas estas herramientas están diseñadas con el objetivo de mejorar la eficiencia del área de recursos humanos de una empresa y sus diferentes procesos, por ejemplo: distribuir la información del talento humano a todas las partes interesada, como directores y gerentes, aumentar la conectividad dentro y fuera de la organización sin importar la ubicación geográfica y estandarizar los procedimientos.

II. Distribución

Las tecnologías de la información en las empresas ofrecen muchas ventajas a la logística, los productores y distribuidores, empezando por elevar el rendimiento de los procesos de almacenaje, inventario y transporte, las órdenes de compra, gestión de documentos de certificación, entre otros.

Todas estas ventajas ofrecen mejores dinámicas de trabajo para aquellas tareas repetitivas y rutinarias, aumentando su eficiencia y reduciendo el error humano, lo que da como resultado que el uso de las TI en el área de distribución de una empresa aumente significativamente la productividad y, por ende, la rentabilidad.

Dentro del espectro de soluciones que impactan de forma favorable la distribución, podemos considerar los softwares de inventario.

III. Marketing

Las TI también juegan un papel importante en la promoción de cualquier tipo de negocio. Algo lógico si tenemos en cuenta lo extendido que está el uso del Internet hoy en día.

Para muchas empresas, la primera vista que tienen los clientes sobre sus productos o servicios es por medio de su sitio web o redes sociales, por lo que es importante contar con una estrategia sólida de marketing digital que dé como resultado una serie de ventajas y beneficios como los siguientes:

• investigación de mercado: gracias a Internet y a las TI, una empresa puede segmentar el mercado y concentrar su enfoque en los objetivos que le interesan. Así pues, analizando los visitantes de la página web, por ejemplo, se puede analizar los datos de la actividad como las páginas visitadas, los productos comprados, el tiempo de estadía dentro del sitio, la tasa de rebote, entre otros;
• productos y servicios: conocer mejor a los clientes permite a la empresa crear o mejorar un producto o servicio que se adapte mejor a lo que necesita el comprador;
• precios: las TI permiten reunir información sobre los hábitos de compra de los clientes y el nivel de valoración que tiene sobre los productos. Saber estos dos factores ayuda a colocar precios atractivos para los consumidores;
• promoción: por muy bien que este hecho, un sitio web sin visitantes o sin las visitas correctas es un derroche de dinero. Al conocer cuál es tu cliente ideal gracias a la información proporcionada por las TI, se pueden optimizar las estrategias para captar la atención del público correcto. Estrategias como email marketing, anuncios en redes sociales, marketing de afiliados, Google Ads, pop- ups y pop-unders, etc.

IV. Gestión financiera

En una empresa, el uso de tecnologías de la información permite monitorear la situación económica y financiera, así como su capacidad de generar una mayor rentabilidad.

La utilización de las TI en la gestión financiera reduce los costos, potencia la rentabilidad del servicio, aumenta la eficacia, permite contabilizar todos los gastos, evaluar el ROI y proporcionar toda la información necesaria para tomar mejores decisiones.

V. Gestión estratégica

En una empresa, los directivos, gerentes o dueños pueden aprovechar las herramientas proporcionadas por las TI para crear y gestionar las estrategias del negocio, así como analizar en todo momento, por medio de la captura automática de datos, el comportamiento y los resultados de las operaciones empresariales y el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos.

De esta forma, las tecnologías de la información en las empresas pueden mejorar tres segmentos estratégicos:

• por medio de la automatización de las operaciones rutinarias a precios razonables;
• descubriendo nuevas formas de ser más competitivos y mejorar la rentabilidad de las unidades de negocio usando la información proporcionada por las TI;
• aumento de la satisfacción del cliente al ofrecer soluciones innovadoras y creativas al negocio.

VI. Comercio exterior

En cuanto al comercio hacia otros países, la tecnología para empresas permite hacer trámites y procedimientos mucho más rápido.

Muchas veces la calidad de los productos debe ser verificada y la documentación se debe certificar antes de poder realizar este tipo de operaciones, algo que actualmente se hace mediante plataformas digitales de las empresas y, por supuesto, a través de Internet.

VII. Gestión de clientes

Cualquier dueño de una empresa o negocio inteligente sabe que tiene que mejorar constantemente su relación con los clientes y asegurarse de que estén felices.

Un cliente contento es una garantía de que comprará una y otra vez los productos o servicios que el negocio ofrece, lo que proporciona una clara ventaja competitiva.

Y en este sentido, la tecnología puede ayudar a las empresas a mejorar la gestión y el servicio al cliente y, por tanto, obtener su lealtad.

Algunos de los usos más comunes de las TI para mejorar la gestión de clientes son los siguientes:

• sitios web y páginas de destino: como mencionamos anteriormente, un sitio web es la vitrina principal de una empresa en Internet y es el principal puente de comunicación con los clientes al integrar la web con un CRM (Customer Relationship Management), chat en vivo y cualquier otro software que se centre en el cliente. Además, al basarse en la analítica de datos para segmentar la audiencia, es posible dirigir a los usuarios a páginas de destino personalizadas que aumenten las conversiones;
• correo electrónico: el email es una de las mejores herramientas que puedes utilizar para estar en contacto con tus clientes y resolver sus problemas o responder sus dudas;
• medios de comunicación: cuando se trata de decisiones de compra, 92% de las personas confían en otros compradores antes que un anuncio, lo que significa que los negocios deben jugar un papel más activo en medios como las redes sociales, ser más receptivas, escuchar a sus clientes y potenciales clientes e interactuar con ellos para evitar que ocurra cualquier clase de marketing negativo por un problema sin resolver.

Soluciones orientados a la experiencia de compra, como un software de facturación electrónica, es otro aporte de las TI en favor de la gestión del cliente.

Beneficios de la tecnología de la información en los negocios

Ya repasamos qué son las tecnologías de la información en las empresas, su importancia y alcances en los negocios. Ahora veamos siete beneficios que las organizaciones pueden obtener si toman en cuenta las TI.

1. Ventaja competitiva

Cuando se emplean de forma correcta, las TI brindan las herramientas necesarias a las empresas para establecerse por encima de sus competidores al proporcionar información importante sobre el mercado empresarial. Esta información se puede analizar y utilizar para encontrar soluciones a los problemas y evitarlos en el futuro.

2. Menor riesgo

La seguridad en las empresas es un tema serio. Muchos negocios toman oportunidades y se lanzan a ciegas asumiendo riesgos sin medir las consecuencias, el alcance real y la autenticidad de esas oportunidades, lo que da como resultado que terminan gastando mucho dinero en una operación poco rentable.

Tener un sistema de información y tecnología que permita realizar una investigación profunda es fundamental si se quieren obtener resultados tangibles. Para aumentar la seguridad empresarial y proteger la información, es importante utilizar las TI para almacenar los datos y administrarlos correctamente.

3. Nuevas oportunidades

En relación con el anterior punto, una empresa que utiliza la tecnología para profundizar en determinadas áreas y realizar investigaciones más profundas y rigurosas, puede encontrar nuevas oportunidades de negocios que antes se le escapaban.

No todas las oportunidades empresariales tienen que ver con la cantidad de recursos y riqueza que tiene la empresa. Algunas pueden surgir a partir de tener la información correcta por medio del uso de tecnologías de la información.

Algunas TI recopilan información de las necesidades de los clientes, el servicio o producto que han comprado, frecuencia de visitas, etc. Todos estos datos le dan a la empresa información importante sobre el comportamiento de los clientes y tendencias de consumo, lo que permite identificar nuevas oportunidades y reenfocar algunas acciones comerciales.

4. Optimización de la comunicación

Otro beneficio de las tecnologías de la información en las empresas es que mejoran y agilizan la comunicación interna y externa, algo fundamental para el crecimiento y éxito de la empresa. Existen muchos tipos de software corporativos y plataformas digitales que permiten la comunicación directa y simultánea con una gran cantidad de personas.

Este tipo de herramientas son fáciles de usar y permiten que los tiempos de respuesta sean más rápidos y que el flujo de datos sea más ágil. Algo muy importante, ya que el flujo constante de información dentro y fuera de la organización, no solo aumenta la productividad, sino que ayuda a crear un sentido de unidad y pertenencia entre los empleados.

5. Optimización de la toma de decisiones

Uno de los principales beneficios de las TI es que facilitan la toma de decisiones, ya que se basan en información y datos concretos recopilados por la tecnología. Siempre que una empresa tiene que tomar una decisión importante que pone mucho en juego, sobre todo si influye en las ganancias y en la reacción de los clientes, debe hacerse con información sólida que respalde esa decisión.

Esa información se consigue mediante las tecnologías de la información.

6. Mayor productividad

Tener acceso a la información correcta, los datos requeridos, la investigación y los recursos que comparte todo el equipo de empleados, ayuda a mejorar la eficiencia en el trabajo. Contar con los datos adecuados en el momento preciso, permite a los trabajadores tomar las decisiones correctas y reduce los errores producto de tareas repetitivas y monótonas.

De igual forma, las tecnologías de la información en las empresas permiten a los supervisores hacer un seguimiento individual y grupal de los empleados y monitorear su rendimiento. Esto es algo útil para saber cuáles trabajadores están desempeñando un mejor trabajo y, a su vez, ayuda a los empleados a seguir su propio progreso y encontrar formas de mejorarlo.

7. Mejores relaciones con los clientes

Para cualquier negocio, tanto para un pequeño local en un barrio de cualquier ciudad, como para una multinacional, es importante hacer sentir a los clientes que son tomados en cuenta y que son apreciados. Las tecnologías de la información permite a los empresarios y dueños de negocio conocer de forma precisa cuáles son los gustos y necesidades de los clientes, lo que ayuda a crear servicios y experiencias personalizadas que aumenten su satisfacción.

Además, puedes contar con las herramientas adecuadas para gestionar las interacciones con los clientes en diferentes medios como redes sociales, email y por medio del sitio web, lo que permite solucionar los problemas rápidamente y mejora la comunicación.

Principales retos que enfrentan las empresas que implementan nuevas tecnologías

A la hora de adoptar nuevas tecnologías, las empresas suelen enfrentar los mismos problemas, o al menos dificultades muy parecidas,

Veamos a continuación cuáles son los principales retos que enfrentan las PyMEs, e incluso las grandes organizaciones, al adoptar las TI y qué pueden hacer para superarlos:

Adoptar nueva tecnología solo por la novedad

Muchas nuevas tecnologías que salen al mercado son útiles, pero eso no quiere decir que lo sean para todas las empresas. Antes de comprar una nueva tecnología, una empresa debe realizar una investigación exhaustiva para determinar si realmente la necesitan, de lo contrario, solo terminaran con algo bonito y caro pero inútil para sus operaciones.

No involucrar a todo el personal

En general, así como hay personas que disfrutan aprender a utilizar nuevas herramientas y procesos, también existen aquellos que prefieren mantener la rutina y seguir utilizando lo que es familiar para ellos. En toda organización existen estos dos perfiles y algunos en el medio.

La clave está en convencer a todos los empleados de que la nueva tecnología que se va a implementar es beneficiosa para ellos y explicarles exactamente de qué forma. También es importante escuchar sus preocupaciones y encontrar la forma de abordarlas correctamente.

Los clientes no son lo primero, lo primero son los empleados. Si cuidas a tus empleados, ellos cuidarán a tus clientes... Richard Branson, dueño del conglomerado de empresas Virgin Group.

No capacitar a los empleados en el uso de la nueva tecnología

Incluso si las nuevas herramientas adoptadas son similares a las utilizadas anteriormente y son, en teoría, fáciles de usar, los trabajadores necesitan recibir algún tipo de capacitación. Si bien la capacitación es un gasto adicional sumado al costo de la tecnología, es posible que los errores que puede cometer el personal por no estar correctamente capacitado sean mucho más costosos.

Las tecnologías de la información en las empresas siempre vienen con desafíos antes y después de ser implementadas, pero aquellos lo suficientemente valientes para elegir usarlas, serán los primeros en tomar ventaja de las nuevas oportunidades que se presentan.

Ya conoces qué son, por qué son importantes, cuáles son sus usos, beneficios y retos a la hora de implementarlas. Ahora es tu turno, ¡aprovecha al máximo las tecnologías de la información y adelántate a tus competidores!