¿Por qué las empresas deben tener un software contable en la nube?

¿Qué es un software contable en la nube?

Primero, definamos lo básico. Un software contable en la nube es una plataforma digital que te permite gestionar las finanzas y la contabilidad de tu empresa desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

A diferencia de los sistemas tradicionales instalados localmente, esta solución opera en la nube, lo que significa que la información no se almacena en un solo computador, sino en servidores remotos accesibles en todo momento.

Imagina que puedes revisar tus libros contables, registrar transacciones, calcular gastos y generar informes desde tu smartphone mientras estás de viaje o trabajando desde casa.

Eso es exactamente lo que ofrece esta tecnología: libertad y control sobre tus datos sin las limitaciones del software convencional.

Además, muchos de estos sistemas pueden integrarse con ERP (Enterprise Resource Planning), lo que te permite centralizar la gestión de distintas áreas de tu negocio, desde la contabilidad hasta la cadena de suministro y la atención al cliente.

Un software contable en la nube simplifica el registro contable y ahorra tiempo

El sostenimiento y crecimiento de toda pyme depende de la buena toma de decisiones y de la optimización del presupuesto con que operan. Pero esas disposiciones no se pueden tomar en base a presentimientos o ideas. Deben corresponder a datos contables perfectamente registrados que evidencien la salud financiera de la empresa.  

En las pymes que no cuentan con un departamento de contabilidad ni con el presupuesto para externalizarla, las tareas contables las desarrolla el CEO fundador u otro líder que tiene muchos pendientes o preocupaciones más, por lo que el proceso termina haciéndose a medias por falta de tiempo.

Esto se traduce en registros incompletos que no reflejan el verdadero estado financiero de la empresa e inducen a errores que, tarde o temprano, afectan la estabilidad del negocio.

El mejor software contable  optimiza todo el proceso de registro y cálculo de operaciones.  A los líderes encargados de la contabilidad les corresponde solo el análisis de datos (que pueden desarrollar con la asesoría de un experto).

De esta forma, pueden liberar un poco la carga de responsabilidades y dedicar ese tiempo a la potenciar del negocio en otras áreas donde sus aportes sean más trascendentales.

Mejora el control de gastos

Toda empresa tiene que velar por que cada moneda se invierta de la mejor manera. Pero las pymes tienen que ser más certeras al respecto; no se pueden dar el lujo de dilapidar la más mínima parte del presupuesto.

Un software contable en la nube les permitirá tener mayor visibilidad de los gastos. Por lo que pueden establecer controles de costes más fuertes y profesionales, además de modificar el presupuesto de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa a lo largo del tiempo.  

Aumenta las posibilidades de financiamiento

Aunque son varias las soluciones de financiamiento para pymes, el acceso a créditos y a capital de inversionistas continúa siendo una de las grandes limitantes y causales de cierres a las que se enfrentan este tipo de empresas.  

La contabilidad perfectamente organizada es una de las herramientas que facilitan el acceso a la financiación, pues es el único medio que refleja el estado financiero real de una empresa y le permite a inversionistas y entidades de crédito hacer sus respectivas valoraciones.

Si bien es cierto, se puede llevar la contabilidad en libros de papel, como se hacía antaño, no quedaría muy bien presentarla en ese formato, especialmente ante inversores, que hoy en día lo que buscan es innovación y digitalización en los negocios donde invierten su dinero. El manejo contable mediante software contable en la nube refleja un alto grado de formalización y organización de una empresa.

Accesibilidad y flexibilidad para usuarios en cualquier lugar

Uno de los mayores atractivos del software basado en la nube es la posibilidad de acceder a tu información desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Ya no necesitas estar en la oficina para revisar balances, preparar el formulario de impuestos o validar transacciones. Todo lo que necesitas es un dispositivo con conexión a Internet.

Esto es especialmente útil si tienes equipos remotos o sucursales en diferentes ciudades, ya que todos los usuarios pueden trabajar sobre la misma plataforma en tiempo real.

Seguridad de datos y respaldo automático

Los proveedores de software contable implementan cifrado avanzado y realizan copias de seguridad automáticas para proteger tu información.

Mientras que en un sistema local podrías perder datos valiosos por un fallo técnico o un robo, en la nube tus datos están siempre respaldados y protegidos.

Consideraciones antes de elegir un software contable en la nube

Si estás convencido de que esta tecnología es lo que tu empresa necesita, es importante que evalúes algunos aspectos clave antes de tomar una decisión:

• Escalabilidad: Asegúrate de que el software pueda crecer junto con tu empresa.
• Interfaz amigable: Una plataforma con una interfaz fácil de usar reducirá el tiempo de adaptación de tus empleados.
• Integraciones: Verifica si el software puede integrarse con otras herramientas que ya utilizas en tus operaciones diarias, como un sistema de gestión de clientes (CRM) o tu ERP.
• Soporte técnico y servicio al cliente: Opta por un proveedor que ofrezca un soporte técnico confiable y rápido.

Hacer esta evaluación te ayudará a tomar la mejor decisión para tu negocio y evitar problemas en el futuro.

La digitalización empresarial es el futuro de los negocios

Varios expertos coinciden en que la digitalización es el  futuro de los negocios. Las empresas que no inicien la transformación, desde ya, podrían estar condenadas al fracaso. Por medio de este proceso se simplifican operaciones, se optimiza el rendimiento y se obtienen mejores resultados. 

Contar con un software contable en la nube de calidad hace parte de la digitalización empresarial, porque no se trata sólo de implementar la tecnología en el desarrollo de una tarea. Se trata de optimizar el proceso para que líderes, contadores y demás interesados puedan tomar decisiones acertadas en base a datos precisos.

Sin duda alguna, el Software contable en la nube es una necesidad en lo que respecta a crecimiento y competitividad para sostenerse en el mercado y lograr que un negocio se desarrolle en el tiempo. El uso de ese tipo de herramientas digitales también implicará ser más eficiente en el uso de recursos, así como optimizar los procesos de administración.