El registro de comprobantes en físico es una tarea que no solo tiene altos costos en términos de materiales físicos como papel, impresora y sus repuestos, sino también en la infraestructura de almacenamiento de esta documentación dentro de la empresa.

La buena noticia es que esto quedó atrás. Ahora podemos hacerlo digitalmente gracias al software contable, una herramienta imprescindible en el departamento que te acompañará en el escalamiento de tu negocio.

Entonces, ¿cómo registrar un comprobante en Nubox? ¡Abajo te daremos todos los detalles!

Nueva llamada a la acción

¿Qué es el registro de comprobantes en contabilidad y tributación?

El registro de comprobantes, como su nombre lo indica, es un lugar donde se registran todos los comprobantes una vez que se aprueban.

A menudo, se le conoce como "libro de entrada original". Esto se debe a que todos los vouchers o facturas son agregados al registro de comprobantes, previo a ser incorporados en un sistema contable. 

Pero te preguntarás, ¿cómo registrar un comprobante en Nubox?

Debes saber que, después de que tengamos toda la documentación en nuestro poder, podremos anexarla a nuestro sistema contable para optimizar la gestión de contabilidad de la empresa.

Registro de comprobantes

El registro de comprobantes es para los comprobantes lo que un registro de cheques es para los cheques. Todos los comprobantes se adicionan a una misma base de datos en un software de contabilidad.

De esta forma, cualquier empleado que necesite buscar y acceder al mismo en fechas posteriores, tan solo deberá acudir al sistema y realizar la búsqueda.

Aclaremos este punto con el siguiente ejemplo:

  • Si un contador independiente o gerente del departamento de contabilidad necesita verificar el contenido de un comprobante respecto a órdenes de compras a un proveedor específico e incluso, sobre ventas que hayan sido efectuadas, puede indagar dentro del software de contabilidad.
  • Luego, puede buscar el registro de comprobante del proveedor o comprador y determinar qué compras fueron aprobadas en distintas fechas a lo largo de un período en específico.
  • Después, el gerente puede ir a los archivos de comprobantes y examinar los documentos de origen de las transacciones individuales, como la solicitud de compra, la aprobación de la compra y la aprobación del desembolso de efectivo.

Apoyo a auditorías

El registro de comprobantes también se puede utilizar como pista de auditoría para transacciones y transferencias fraudulentas.

Los controles internos, como la segregación de funciones, solo permiten que ciertas personas accedan y registren nuevas transacciones en el registro de comprobantes.

Así, este registro puede utilizarse para identificar aquellos documentos que son auténticos y debidamente aprobados y otros que simplemente pasaron por el sistema por pedidos fraudulentos o pagos en efectivo.

Principio contable

Existen diversas categorías de comprobantes:

  • Registros de comprobantes con saldo deudor.
  • Aquellos que señalan una factura ya pagada.
  • Comprobantes de compras.

El primer tipo (pago vencido) se registra en el balance general como cuentas por pagar. Una vez pagado el bono, se registrará como bono pagado, debiendo adjuntar el comprobante de pago.

Importancia de los voucher en contabilidad

Los comprobantes son particularmente importantes cuando se realiza una auditoría. Por ley, las empresas públicas están sujetas a un procedimiento auditable que verifica la veracidad de la información contenida en los estados financieros.

Gracias al comprobante, el auditor a cargo puede verificar fácilmente que todos los bienes comprados, o los servicios pagados, fueron efectivamente recibidos por la empresa. Así, los recibos se utilizan para justificar y documentar los pagos en efectivo de la organización.

Por otro lado, los voucher se utilizan internamente para reducir el riesgo de mala conducta de los empleados y disuadirlos de pactar con terceros para robar activos del negocio.

Estos crean un registro en papel que documenta a todas las personas involucradas en esa transacción en particular, así como sus tareas asociadas con esa transacción.

De esta manera, es más fácil evaluar quién es responsable de qué.

Principio tributario

Teniendo en cuenta lo establecido por el Servicio de Impuestos Internos, el comprobante o recibo de pago electrónico "voucher" cuenta con validez jurídica al igual que las boletas de ventas y servicios digitales.

Entre los puntos más destacados, podemos señalar que:

  • Si el usuario hace el pago en efectivo, se le debe brindar una boleta electrónica.
  • Si el abono ha sido ejecutado con alguna tarjeta de crédito o débito, o cualquier medio de pago electrónico, en esta oportunidad el comprobante que es válido es el "comprobante de pago electrónico".

De este modo, no solo se regulan los comprobantes físicos, sino también los formatos de documentos tributarios electrónicos.

¿Cómo hacer el registro de comprobante en Nubox?

Ahora que sabemos qué es el registro de comprobantes, vamos a entrar en detalle sobre cómo registrar un comprobante en Nubox.

Carga de datos del comprobante

Al ingresar en nuestro sistema de contabilidad Nubox, nos dirigimos al menú desplegable -> módulo de movimientos contables -> opción comprobantes.

Una vez en esta pestaña nueva, debemos escoger la opción "nuevo comprobante" y se abrirá una ventana donde vamos a ingresar la información del comprobante.

Si la configuración está para la numeración de comprobantes de manera manual, deberás ingresar la numeración de esta factura.

Y, si está de forma automática, tan solo debemos ingresar:

  • la fecha del comprobante;
  • el tipo si es de egreso, ingreso o traspaso;
  • el estado, si es un borrador o está aprobado;
  • colocamos la glosa, que es la información del comprobante como, por ejemplo, pago de honorarios.

Nota: en estado borrador los comprobantes aún no se verán reflejados en todo el reporte final y el estado aprobado lo hará de forma inmediata.

Luego de hacer esta carga en el sistema, comenzamos a ingresar la información correspondiente.

Siguiendo el ejemplo del pago de honorarios, iniciamos para agregar un registro o pago de honorarios:

  • Colocamos la cuenta y veremos que la glosa se adhiere de manera automática. La cuenta puede tener un atributo auxiliar, por lo que debemos registrar la información del prestador de servicios que nos está solicitando.
  • En este subpunto, nos pide: la razón social, el tipo de documento, número de folio, una pequeña descripción, fecha de emisión, el monto al deber.

Posteriormente, nos solicita que ingresemos contra qué cuenta vamos a llevar este comprobante y dejamos plasmado el monto al haber.

De esta manera, ya podemos registrar todo lo que hemos hecho en la opción de "guardar".

Ver y revisar el comprobante

Nuestro comprobante va a quedar en el módulo de aprobado.

  • Para poder revisarlo, cliqueamos en "aprobado" y seleccionamos el comprobante que hemos hecho y pinchamos en la opción "ver".
  • En esta oportunidad, el sistema nos mostrará el comprobante para poder ver todo su contenido.
  • También podemos descargarlo o imprimirlo.

Modificar el comprobante

Pero, si lo que necesitamos es modificar la información, vamos a ir a opción "abrir":

  • Ingresamos a la pestaña donde cargamos los datos del comprobante y podremos cambiar la información de ser necesario.

Entonces si no sabías ¿cómo registrar un comprobante en Nubox? ¡ya ahora lo sabes!

Ingresar impuestos y retenciones: ¡también desde Nubox!

Ya conociendo cómo registrar un comprobante en Nubox, no podemos dejar pasar una información que también podemos hacer desde nuestro sistema de contabilidad. Se trata del ingreso de impuestos y retenciones para estar al día con las exigencias del SII.

Como primera recomendación, es importante tener el navegador limpio y, en el mejor de los casos, ingresar por una pestaña de incógnito.

¡Veamos cómo se hace!

El primer paso es ir a la esquina superior izquierda, y desplegar el menú Nubox -> posteriormente nos dirigimos a la administración -> impuestos y retenciones.

En esta nueva página que se abre, podemos ver la opción que dice "nuevo impuesto". Acá podremos agregar los impuestos y retenciones correspondientes a nuestras ventas o compras.

Una vez cliqueada en la opción, haremos lo siguiente:

  • En el menú desplegable hay que realizar la búsqueda del impuesto que necesitamos incorporar.
  • Luego, mencionar si es venta o compra.
  • Asociar la cuenta que esté ligada a este impuesto o retención que la empresa requiere agregar.

Nada más, ¿ves lo sencillo que fue?

¡Eso es todo!

Como verás, el sistema contable de Nubox representa una tecnología indispensable dentro del departamento contable y tributario. Permite mantener las operaciones dentro del marco legal exigido por los organismos estatales.

El registro digital tiene muchos beneficios en la operatividad de esta área. Entre ellos, encontramos:

  • Reducción de costes.
  • Carga de documentación mucho más rápida.
  • Actualización en tiempo real sobre los comprobantes.
  • Asignación de comprobantes, ya sea para venta o compra.
  • Ventajas de la tecnología en la nube.
  • Almacenamiento digital en una misma base de datos —lo que agiliza la búsqueda de los registros—, ¡y más!

Sin duda, es una innovación en la contabilidad que no puede faltar en la operatividad de cualquier negocio.

Comienza ahora y optimiza la gestión contable de tu empresa con nuestro software de contabilidad Nubox. ¡Solicita una cotización con nuestros asesores!