¿Puedo cambiar de proveedor de facturación electrónica?

Sí. En Chile puedes cambiar de proveedor de facturación electrónica cuando lo necesites, siempre que cumplas los requisitos correspondientes para seguir emitiendo documentos tributarios electrónicos (DTE).

Sin embargo, hay dos aspectos importantes que debes considerar:

  • Respaldo de información: antes del cambio, debes conservar tus facturas, boletas, notas de crédito y demás documentos electrónicos.
  • Trámites ante el SII: dependiendo del sistema de origen y destino, puede ser necesario realizar un proceso de certificación o actualizar la modalidad de facturación.

Por ejemplo, la Resolución Exenta N.º 100 de 2014 del SII establece que los contribuyentes que pasan del sistema gratuito del organismo a uno de mercado deben cumplir el procedimiento de certificación correspondiente.

Si utilizas un software comercial y quieres contratar otro, lo recomendable es consultar con el nuevo proveedor qué gestiones necesitas realizar ante el SII.

¿Cómo cambiar de proveedor de facturación electrónica?

Aunque el procedimiento específico puede variar, estos pasos te ayudarán a organizar el cambio sin interrumpir las operaciones de tu empresa.

1. Respalda tus documentos electrónicos

Antes de cancelar el servicio actual, descarga las facturas, boletas y otros documentos tributarios que hayas emitido o recibido.

Prioriza los archivos XML, que contienen la información electrónica de los DTE, y conserva también sus representaciones en PDF cuando corresponda.

Si utilizas el sistema gratuito del SII, puedes acceder a su herramienta de respaldo.

De hecho, el SII señala que dispone desde 2015 de una aplicación de respaldo sin límite de tiempo.

2. Revisa qué información puedes migrar

No todos los proveedores permiten importar los mismos datos.

Antes de contratar un nuevo software, consulta si podrás incorporar:

  • Clientes y proveedores.
  • Productos y servicios.
  • Documentos electrónicos históricos.
  • Información de pagos y cuentas pendientes.

También conviene verificar qué ocurrirá con los folios disponibles y los documentos pendientes de emisión o envío.

Un consejo: confirma qué datos se pueden importar directamente y cuáles deberás conservar en un respaldo externo.

3. Configura y prueba el nuevo sistema

Una vez elegido el proveedor, completa la configuración de la empresa y revisa los requisitos técnicos para emitir DTE.

Entre ellos, verifica lo relacionado con el certificado digital, las autorizaciones correspondientes y la habilitación de los tipos de documentos que necesitas.

Si quieres profundizar en este requisito, revisa nuestro artículo sobre qué es un certificado digital y para qué sirve.

Antes de dejar de utilizar el proveedor anterior, comprueba que el nuevo sistema esté habilitado para operar y que los documentos se emitan correctamente.

¿Cuál es el papel esencial de un software de facturación electrónica para tu pyme?

Un buen software de facturación electrónica permite agilizar la creación, emisión y organización de facturas, boletas y otros DTE.

Además de ahorrar tiempo, ayuda a reducir errores manuales y facilita el seguimiento de las operaciones comerciales.

Entre sus principales beneficios están:

  • Acceso desde cualquier lugar: puedes consultar documentos e información desde dispositivos con conexión a internet.
  • Numeración automática: facilita la administración de los folios autorizados para la emisión de documentos.
  • Información centralizada: permite organizar los registros de clientes, productos y ventas.
  • Mayor control: facilita el seguimiento de las facturas emitidas y los pagos pendientes.

Por eso, si tu proveedor actual limita estas tareas, cambiar de software puede ser una oportunidad para mejorar la administración de tu negocio.

¿Cómo elegir el mejor software de facturación?

Las características varían según el proveedor, pero hay algunas funciones que conviene evaluar antes de tomar una decisión.

Creación de facturas y otros documentos electrónicos

El software debe permitir emitir los documentos tributarios que necesita tu empresa, como facturas, boletas, notas de crédito y débito.

También conviene verificar la facilidad para gestionar los documentos y consultar su estado ante el SII.

En nuestro artículo sobre por qué necesitas un sistema de facturación electrónica con soporte encontrarás más información.

Registro de clientes y proveedores

Una base de datos centralizada permite mantener organizada la información y agilizar la emisión de nuevas facturas.

Comprueba si puedes importar registros desde tu sistema anterior y actualizar fácilmente los datos de tus clientes.

Integración con contabilidad y gestión de pagos

Si tu empresa utiliza diferentes herramientas administrativas, conviene elegir un software que permita conectarlas.

Por ejemplo, integrar facturación y contabilidad facilita el intercambio de información y evita repetir registros manuales.

Puedes conocer esta funcionalidad en nuestro artículo sobre la integración entre Contabilidad y Factura Electrónica de Nubox.

También es útil disponer de herramientas para registrar pagos, hacer seguimiento de facturas pendientes y enviar recordatorios de cobranza.

Soporte técnico y facilidad de uso

No basta con que el software tenga muchas funcionalidades: también debe ser fácil de utilizar.

Antes de contratarlo, averigua si el proveedor ofrece capacitación, asistencia durante la migración y soporte para resolver problemas de emisión o configuración.

Este último aspecto es especialmente importante cuando tu negocio necesita emitir documentos diariamente.

Puedes complementar los anteriores criterios con nuestra guía sobre cómo elegir el mejor software de administración.

Preguntas frecuentes sobre cambiar de proveedor de facturación electrónica

¿Pierdo mis facturas anteriores al cambiar de proveedor?

Los documentos ya emitidos no pierden su validez por cambiar de software. Sin embargo, debes conservar sus respaldos y verificar si podrás consultarlos desde la nueva plataforma.

¿Puedo pasar del sistema gratuito del SII a uno pagado?

Sí. Puedes optar por un software comercial, siempre que cumplas el procedimiento de cambio y certificación correspondiente.

¿Tengo que cambiar mi certificado digital?

No necesariamente. Si tu certificado sigue vigente y cumple los requisitos del nuevo sistema, puede ser posible utilizarlo. Confirma con el proveedor las condiciones de configuración.

¿Puedo seguir facturando mientras cambio de proveedor?

Puedes planificar una transición que evite interrumpir la emisión, pero debes coordinar la habilitación del nuevo sistema y la fecha del cambio para prevenir errores o duplicaciones de documentos.

Cambia a un software de facturación electrónica que se adapte a tu empresa

Cambiar de proveedor de facturación electrónica es posible y puede ayudarte a mejorar la gestión de tu negocio.

Lo importante es respaldar tu información, revisar los requisitos ante el SII y elegir una solución que responda a tus necesidades.

Con el Software de Factura y Administración de Nubox puedes emitir facturas, boletas y otros documentos electrónicos, organizar clientes y productos, gestionar pagos y recaudaciones y acceder a herramientas de cobranza y administración.

Además, cuentas con capacitación y soporte para comenzar a utilizar el sistema.

¡Conoce Nubox y simplifica la facturación electrónica de tu pyme!