¿Puedo cambiar de proveedor de facturación electrónica? Descubre qué características debes buscar en un software

Romina Maejo

Escrito por Romina Maejo

Soy Head of Marketing en Nubox. Cuento con más de 10 años de experiencia en el área comercial y de Marketing, desarrollando estrategias de negocios, posicionamiento de marcas y productos, gestión comercial y de clientes, para Argentina, Chile, Uruguay, Paraguay y Perú.

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Si piensas que tu proveedor de facturación electrónica no es la mejor opción o que no satisface las necesidades de tu empresa, debes considerar cambiarlo por uno mejor.

En este post, ¡veremos si es posible hacerlo y cómo elegir el mejor software de facturación para tu empresa!

¿Puedo cambiar de proveedor de facturación electrónica?

Es posible cambiar de proveedor de facturación electrónica cuando se detecta la necesidad.

No obstante, es necesario prestar especial atención a la migración de datos, para que el proceso se ejecute sin problemas ni deficiencias.

También ten en cuenta que no es necesario realizar un nuevo proceso de certificación para facturas electrónicas, pero si validar las plantillas ante el SII con toda la información que mejor se adapta al tipo de actividad que llevas a cabo.

 ¿Cuál es el papel esencial de un software de factura electrónica para tu pyme? 

Aunque se sabe de sobra que un buen software de facturación electrónica puede mejorar significativamente el flujo de trabajo, miles de pymes todavía se enfrentan a los retrasos, lentitud y frustraciones de los métodos tradicionales, como facturar usando plantillas de Word y Excel.

Es un proceso lento y engorroso, y es común experimentar dificultades con la creación, seguimiento y organización de las facturas.

Además de tener que recordar cuál fue el último número de factura, debes asegurarte de tener toda la información necesaria de los clientes, no equivocarte al crear la factura.

Saber cuando un cliente ha visto o pagado una factura, y muchos otros aspectos que se pueden mejorar con un software de facturación electrónica.

Mejora la relación con tus clientes

Trabajar con un software de facturación y contabilidad online ayuda a mejorar la velocidad y comunicación, lo que va de la mano con mostrar una imagen profesional con los clientes.

Siempre es positivo que tus clientes vean un negocio 100% profesional, bajo control, que ofrezca una experiencia eficiente y sea comunicativo.

Beneficios adicionales

Los beneficios adicionales de contar con un software de facturación electrónica son:

  • Permite acceder a las facturas desde cualquier lugar: puedes gestionar las facturas desde tu tablet, teléfono inteligente, computadora portátil o cualquier otro dispositivo con acceso a internet.
  • Números de factura correlativos: los números de las facturas se asignan automáticamente, por lo que se acabó el tener que buscar el número anterior.
  • Personalización de plantillas de facturas: diferentes diseños, colores, fuentes, imágenes, y por supuesto, el logotipo de tu negocio.
  • Todo en un mismo sitio: con un software de este tipo, las carpetas, los papeles y archivadores ya no son necesarios. Puedes mantener tú contabilidad organizada fácilmente con una sola cuenta.

¿Cómo elegir el mejor software de facturación?

Si bien la totalidad de las características del software que ofrece un proveedor de facturación electrónica pueden variar, hay algunas que son esenciales para su funcionamiento y, por lo tanto, generalmente se pueden encontrar en todo buen software de facturación.

Estas características importantes que te permitirán elegir el mejor software de facturación son:

1. Creación de nuevas facturas

Es evidente, pero cabe recalcar, que el software de facturación electrónica que elijas te debe permitir crear nuevas facturas limpias y profesionales, así como boletas, notas de débito y crédito, que puedan personalizarse aún más para reflejar la marca de tu empresa.

Además, debería permitir que extraigas e integres información de proyectos, hojas de tiempo y registros de clientes.

2. Creación de registro de clientes

El software también debe permitirte resumir la información personal y de compra de sus clientes al permitir apuntar archivos en una única base de datos que cuente con filtros de búsqueda para acceder fácilmente a los registros de los clientes. 

Por otro lado, estos registros pueden ser especialmente útiles al ser información valiosa que puede ayudar a diseñar estrategias y campañas de marketing para tus clientes, lo que a su vez ayuda a aumentar el ROI (Retorno de la Inversión) y las ganancias brutas de la empresa.

3. Personalización de plantillas 

Además de la eficiencia y la precisión en la creación de las facturas, boletas y otros DTE´s, el aspecto también es importante. 

Por eso, un software de facturación efectivo debe permitir crear y personalizar plantillas para que los clientes puedan identificar rápidamente los documentos que son enviados desde tu negocio. 

4. Factura, pago e informe de impuestos 

Un buen software de facturación es aquel que elimina la necesidad de utilizar sistemas externos para la declaración y el pago de impuestos, ya que permite realizarlo dentro de la misma plataforma. 

Esto ayuda a reducir gastos, evitar errores en los informes financieros, garantizar que tu negocio cumpla con todas sus obligaciones fiscales y tributarias, y ahorrar tiempo y esfuerzo. 

5. Emitir recibos de pago y recordatorios 

Una de las funciones que el software que elijas debe tener, es la de incluir un recibo de pago que puedas enviar a tus clientes una vez que paguen la factura. 

Esto les dará una prueba de que su dinero ha sido recibido y una notificación de cuando se envió. 

Además, las empresas necesitan una forma precisa de consolidar y organizar las facturas.

Un buen software de facturación electrónica no solo ayuda a los negocios a mantenerse al tanto de los pagos, sino que los recordatorios sobre los pagos vencidos son esenciales para aquellos que dependen de su flujo de efectivo.

6. Recibir y enviar información 

Esta función que debe tener un software de facturación permite enviar cotizaciones rápidamente a tus clientes. 

Esto es posible a través de la base de datos centralizada de la plataforma, dónde toda la información se almacena y está disponible fácilmente.

En ese sentido, el software de gestión general para pymes de Nubox es una excelente alternativa para administrar, no solo tu facturación, sino otras operaciones, como su módulo de ventas y compras. 

Aparte de que está conectada al SII, por lo que ayuda a mejorar la productividad de todo tu equipo. 

Así que regístrate aquí y comienza a facturar fácilmente con Nubox Pyme.

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