¿Cómo funciona el Panel de Compras y Ventas + Flujo de Caja en el Software de Facturación de Nubox?

Daniel Atik

Escrito por Daniel Atik

Product Manager Core Nubox I Ayudo a simplificar la administración de las Pymes con soluciones simples y fáciles de usar.

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El panel de compras y ventas + flujo de caja de Nubox es una manera fácil, rápida, automatizada y legal de mejorar la toma de decisión contable de tu empresa, así como la gestión de esta área en general.

Sigue leyendo, acá te comentaremos todo lo que necesitas saber sobre el tema.

¿Qué es el panel de compras y ventas + flujo de caja?

Antes de iniciar con todo lo que es el software de facturación electrónica donde veremos el panel de compras y ventas + flujo de caja, primero debemos entender qué es un estado de flujo de caja (o estado de flujos de efectivo).

No es más que un estado financiero que proporciona un resumen de cómo el efectivo y los equivalentes de efectivo ingresan o salen de un negocio. También se conocen como balance de entradas y salidas de efectivo.

Se usa principalmente para medir qué tan bien le está yendo a una empresa en la generación de efectivo y el mantenimiento de sus ingresos. Este documento de información financiera muestra si una organización está obteniendo suficiente liquidez para pagar sus deudas y cubrir sus gastos operativos.

El estado de flujo de efectivo (CF) complementa el estado de resultados y el balance general.

¿Cómo se puede utilizar un estado de flujo de efectivo?

El estado de flujo de efectivo es un documento esencial que es empleado de múltiples maneras para comprender la situación financiera de una compañía. Muestra cómo fluye el efectivo de las operaciones o actividades operativas o el efectivo de la financiación. Aquí hay algunas formas en que las empresas usan este documento:

  • Los inversores utilizan declaraciones CF para comprender cómo está operando una empresa, pueden ver cómo esta obtiene dinero y de qué forma gasta los fondos que recibe.
  • Los acreedores también utilizan este documento financiero para comprender cuánto efectivo (liquidez) tiene disponible una empresa. Intentan determinar si la empresa tiene fondos suficientes para cubrir los gastos y pagar la deuda.

Ahora bien, todo esto se integra con la digitalización de los totales de compras y ventas de la empresa gracias a la plataforma de Nubox.

¿Cómo funciona en Nubox?

Ahora bien, ¿cómo ponemos en funcionamiento este panel de compras y ventas + flujo de caja en el sistema de facturación electrónica de Nubox?

Empecemos con el panel de compras y ventas

Para ello, primero vamos a ingresar al sistema y seleccionamos en la parte superior izquierda en el menú y, en las opciones desplegadas, vamos a buscar "reportes" -> "panel de compras y ventas".

Acá, la plataforma nos mostrará 4 cuadros estadísticos, estos son los paneles de compras y ventas que son armados a partir de los documentos emitidos y las facturas de compra con acuse de recibo. Estos filtros y paneles son armados de manera automática; todo esto podremos exportarlo en formato PDF y Excel:

  • panel de ventas, que nos agrupa los montos por mes;
  • ventas por recaudar, que es a partir de las recaudaciones que hacemos a través de la plataforma;
  • compras, en este caso, tenemos todas las compras agrupadas por mes;
  • compras por pagar, están divididas según los pagos que vamos realizando.

Ahora bien, ¿cómo hacer el reporte de flujo de caja?

Para realizar este tipo de reporte en el panel de compras y ventas + flujo de caja, vamos al menú -> reportes -> flujo de caja.

En este caso, la plataforma de Nubox nos muestra un flujo de caja donde lo proyecta a seis semanas y, acá, vamos a ver la liquidez de la empresa.

Estos datos son actualizados automáticamente todos los viernes y, para poder utilizar este flujo de caja, lo primero que debemos hacer es indicar el saldo inicial con el que contamos al primer viernes que aparece en pantalla.

Y, si emitimos alguna factura, el software va a asumir la ganancia de esta a 30 días a menos que ya hayamos recaudado la información a través del módulo de recaudaciones.

Tenemos, a través de este flujo de caja, algunos conceptos que se complementan de manera manual, como, por ejemplo:

  • IVA / PPM retención: donde veremos lo que se pagó de IVA, PPM y cuánto de retención y en qué fecha.
  • Sueldos / anticipos: en este punto podremos visualizar lo que se abonó en concepto de sueldos y anticipos.

En resumen, este flujo de caja lo que nos muestra es la liquidez y, cuando sumamos sus valores, siempre nos va a detallar el saldo inicial y los documentos de ventas, restando los conceptos que rellenemos de manera manual y los documentos de compra con acuse de recibo.

8 ventajas de contar con el panel de compras y ventas + flujo de caja de Nubox

Como verás el panel de compras y ventas + flujo de caja de Nubox es una alternativa completa para llevar la facturación electrónica y la contabilidad de las empresas a otro nivel.

A continuación, vamos a destacar las 8 ventajas tanto para PyMEs como para grandes empresas de comenzar a implementar este software en su flujo de trabajo:

1. Mayor crecimiento del negocio

Todas las empresas en crecimiento enfrentan posibles riesgos y deficiencias junto con las diferentes fases del negocio y es a través de la previsión de las finanzas que ayudan a predecir las situaciones poco probables y prepararse para los peores escenarios.

2. Seguimiento de los movimientos de compra

Los gastos del negocio, el desglose y el impacto del presupuesto se pueden rastrear adecuadamente con la previsión del flujo de caja.

El propietario de la empresa podría realizar un seguimiento del movimiento de efectivo dentro y fuera del negocio con la ayuda de la plataforma de Nubox y, además, se pueden observar las compras por pagar que se van dividiendo dependiendo de los abonos que vamos realizando.

3. Prevención de la escasez de efectivo

Cualquier brecha de efectivo podría identificarse por adelantado antes de que llegue al negocio utilizando esta solución tecnológica.

De esta forma, podremos prevenir una potencial escasez de liquidez que pueda poner en tela de juicio al negocio y pueda dañarlo potencialmente debido a la reducir los costos operativos o al organizar opciones financieras alternativas.

Ante todas las posibilidades, el análisis costo-beneficio es más sistemático y permite una mejor toma de decisiones.

4. Optimización de la gestión de relaciones

La relación con el cliente es una parte integral de cualquier negocio y también parte de esta ventaja. Una previsión del flujo de caja efectiva ayuda a construir una relación con los clientes muy valiosa.

Los socios que son críticos para cualquier negocio podrían identificarse fácilmente a partir del pronóstico de flujo de efectivo y brindan una oportunidad para fortalecer los vínculos.

5. Mayor confianza de los inversores

Cuando se proporciona un pronóstico regular del flujo de efectivo a las partes interesadas, se genera una sensación de confianza y conciencia para participar en el negocio.

También levantarán sus inversiones en base a la confianza y dedicación de la empresa en las obligaciones a largo plazo.

6. Supervisión de incumplimiento de pago

Cuando surgen variaciones entre lo real y lo previsto, es fácil para la gerencia identificar a los clientes para los que se deben revisar los controles de crédito.

Los morosos podrían identificarse cada mes cuando el pronóstico de flujo de efectivo sigue siendo insuficiente.

7. Conocimiento del resultado final

No entender cómo administrar correctamente el flujo de efectivo a través del negocio crea problemas en cualquier tipo de industria.

Es esencial que la empresa sepa cuál debe ser su objetivo de planificación de ingresos para mantener e incluso aumentar la rentabilidad final y mantener su operación actual mientras pone efectivo en reservas para cubrir emergencias y hacer crecer su negocio.

Este sistema de flujo de cajas es capaz de rastrear el efectivo de principio a fin en el negocio, asegurando que los tomadores de decisiones tengan la información que necesitan para emprender acciones financieras que funcionen para la empresa.

8. Más allá de la gestión básica

Gracias a la incorporación de esta tecnología a los flujos de trabajo de los departamentos contables, es posible eliminar las conjeturas del aspecto de administración de dinero del negocio.

Este tipo de recursos brindan información sobre el control efectivo de los costos de inventario y los gastos operativos, la creación de eficiencias de flujo de efectivo e incluso ofrecen opciones para que la empresa acumule ahorros que puedan usarse para el crecimiento o el desarrollo en el futuro.

¡Esto es todo!

Para nadie es un secreto que la tecnología y la transformación digital de los negocios han hecho que se optimice el trabajo de los empleados, baje la tasa de errores y mejore la rentabilidad de la empresa.

Un claro ejemplo es el panel de compras y ventas + flujo de caja, donde podremos dar un monitoreo exhaustivo a todos estos parámetros para evitar potenciales problemas financieros en la organización.

Y, si tomamos en cuenta que es una solución que integra facturación y contabilidad con todos los parámetros legales del SII, podremos darnos cuenta de que es un aliado estratégico de la gestión contable.

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