¿Cómo llevar el control de vacaciones en el Software de Remuneraciones de Nubox?

Diego Bernal

Escrito por Diego Bernal

Gerente de Producto Nubox I Nos enfocamos en hacer más simple la vida de personas y empresas

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Anteriormente, realizar el control de vacaciones era una tarea que le tomaba muchísimo tiempo al departamento de Recursos Humanos —RRHH—. Por suerte, la transformación digital se ha democratizado y hoy tenemos el beneficio de contar con un software de remuneraciones.

Gracias a un sistema como el de Nubox, podemos llevar una gestión ágil y eficiente de este proceso, incluso durante temporadas en las cuales las vacaciones son solicitadas masivamente, como, por ejemplo, verano y Navidad.

En este sentido, es fundamental que el personal administrativo aprenda a programarlas dentro de una plataforma centralizada y que incorpore buenas prácticas al respecto.

Con esto en mente, a continuación te mostraremos las ventajas del control de vacaciones desde un software y detallaremos cómo funciona el sistema de Nubox para que puedas aprovecharlo al máximo.

¿Control de vacaciones desde un software? ¡Sí!

Cuando crecen los flujos de trabajo y la cantidad de operaciones de una organización, el control de vacaciones se vuelve algo mucho más complejo. Sin embargo, al contar con una herramienta digital dedicada, más que problemas, obtendrás enormes beneficios.

Entre las ventajas más importantes de la implementación de estas plataformas encontramos:

Optimización del tiempo

Incorporar un programa informático de remuneraciones, con una función de control de vacaciones que automatice procesos operativos acorde a las normativas del SII, promueve el desarrollo del liderazgo remoto, permite localizar información tan pronto sea necesaria y brinde datos fiables, lo cual conlleva una sustancial mejora en la gestión del tiempo.

En términos generales, cuando se utiliza un sistema de remuneraciones para empresas, se logra mitigar un conjunto de tareas ajenas a las actividades principales del departamento administrativo o de RRHH. En consecuencia, resulta en un incremento de su potencial productivo y desempeño.

Seguimiento detallado por empleado

Al tener una base interna de cada funcionario, vamos a disponer de pleno control sobre cada empleado y toda la información de fechas de vacaciones, salario, pagos pendientes y más. Incluso, podremos obtener un reporte al finalizar la gestión.

Preasignación práctica

Puesto que se trata de un sistema que busca automatizar actuaciones rutinarias, también puede pre asignar de manera práctica las vacaciones de los empleados, lo que ahorrará muchísimo tiempo.

Bases de datos interna

Los sistemas de control de vacaciones proporcionan una base de datos interna sobre los empleados, que estará disponible para toda la organización, lo que fomentará la cohesión interdepartamental y mejorará los flujos de comunicación.

En general, mayor orden y control

En definitiva, este tipo de programas logran un mayor orden y control, ya que al contar con total transparencia y adaptación a las normativas tributarias de Chile, fungen como un aliado de compliance, por lo que de cierta forma juegan un rol fiscalizador dentro de la empresa.

 

¿Cómo tomar el control con Nubox?

¡Ahora sí! Vamos a explorar a fondo nuestra herramienta digital para el control de vacaciones.

¿Quieres saber cómo te guiará este sistema en todo el proceso? ¡En seguida explicamos cómo desplegar cada función!

I. Adición de comprobante de feriado

Para incorporar el comprobante de feriados, vas a tener que seguir los siguientes pasos:

  • Ingresar a movimientos -> comprobante de feriados.
  • En la esquina superior derecha de la página, selecciona la empresa en la que vas a trabajar y cliquea en “aceptar”.

Comprobante de Feriado I Paso 1

Una nueva ventana se va a desplegar, acá vas a ingresar la siguiente información:

  • Fecha de comprobante —lapso en el que se ingresará—;
  • Funcionario;
  • Número de comprobante de feriado;
  • Período efectivo de vacaciones —inicio y cuándo finalizan—;
  • Valor de días efectivos —esto es opcional—.

Comprobante de Feriado I Paso 3

Te aparecerá un recuadro en la parte derecha de la pantalla, acá verás los atributos del comprobante de feriados, donde podrás dilucidar:

  • Período contractual;
  • Días hábiles y no hábiles;
  • Número de días progresivos;
  • Días hábiles acumulados;
  • Días progresivos por tomar.

Haces clic en “guardar”, ¡y ya está!

Comprobante de Feriado I Paso 4

II. Gestión y registro de vacaciones progresivas

Seguimos con nuestro tutorial, y ahora veremos cómo cargar las vacaciones progresivas:

Dirígete a la ficha del funcionario

Para ir a la ficha del funcionario, hay que dirigirse a: Maestros -> Funcionarios.

Hacemos doble clic en el trabajador seleccionado y configuramos los datos de las vacaciones.

Debemos modificar la opción de “consume primero días progresivos” y colocar “SI”.

Vacaciones Progresivas I Paso 1

Registra la fecha

Luego del paso anterior, el sistema nos guía para agregar la fecha inicial de las vacaciones progresivas, acá señala en qué fecha se cumplieron las 120 cotizaciones efectivas.

Posteriormente, hay que detallar la fecha del certificado que muestra en qué lapso la AFP generó el certificado de autorización de vacaciones progresivas.

Vacaciones Progresivas I Paso 2

Configura la fecha

Ya teniendo configurada la ficha del funcionario, hay que ingresar en la ruta: Movimientos -> comprobantes de feriados -> agregar —aquí cliqueamos la fecha del comprobante—, luego el empleado y la fecha de los días progresivos.

Vacaciones Progresivas I Paso 3

Genera y obtén el reporte

Como paso final, vamos a tener que generar el reporte y, para obtenerlo, hay que ir a la ruta: Reportes -> movimientos -> comprobante de feriados -> seleccionar al funcionario -> agregar.

Es fundamental tener en cuenta que es el deber del usuario de la plataforma de remuneraciones tener el conocimiento de las fechas de las vacaciones progresivas:

  • Fecha en la cual el trabajador cumple los 120 meses de cotizaciones en la AFP;
  • Fecha de certificado de vacaciones progresivas.

Por otro lado, la Dirección del Trabajo se pronunció sobre las vacaciones progresivas e indicó que los individuos que sumaron años laborales en el extranjero no pueden acceder al beneficio.

Vacaciones Progresivas I Paso 4

¿Se puede imprimir el comprobante?

¡Correcto! Sí se puede imprimir el comprobante para que sea firmado por el funcionario, para esto debes:

  • Agregar el comprobante de feriados;
  • Ingresar a: movimientos -> comprobante de feriados;
  • En la esquina superior derecha de la página, hay que elegir la empresa en la que vamos a trabajar y hacer clic en reporte de comprobante de feriados;
  • Ahora en “tipo de reporte”, hay que colocar: “detallado”.
  • Ingresamos el trabajador junto con el número de comprobante que vamos a generar y hacemos clic en “aceptar”.

Se desplegará una nueva pantalla que te mostrará el comprobante de feriados para que puedas descargarlo o lo imprimas, así el funcionario podrá dejar su firma.

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