Control de vacaciones: ¿Cómo llevarlo sin errores?

Anteriormente, realizar el control de vacaciones era una tarea que le tomaba muchísimo tiempo al departamento de Recursos Humanos —RRHH—. Por suerte, la transformación digital se ha democratizado y hoy tenemos el beneficio de contar con un software de remuneraciones.

Gracias a un sistema como el de Nubox, podemos llevar una gestión ágil y eficiente de este proceso, incluso durante temporadas en las cuales las vacaciones son solicitadas masivamente, como, por ejemplo, verano y Navidad.

En este sentido, es fundamental que el personal administrativo aprenda a programarlas dentro de una plataforma centralizada y que incorpore buenas prácticas al respecto.

Con esto en mente, a continuación te mostraremos las ventajas del control de vacaciones desde un software y detallaremos cómo funciona el sistema de Nubox para que puedas aprovecharlo al máximo.

¿Qué es el control de vacaciones de los empleados en Chile?

El control de vacaciones de los empleados en Chile se refiere al proceso mediante el cual las empresas registran, gestionan y otorgan las vacaciones de sus trabajadores de acuerdo con lo establecido en la legislación laboral chilena. En Chile, los trabajadores tienen derecho a un período mínimo de vacaciones pagadas por año, que varía dependiendo del tiempo de servicio y otras condiciones específicas.

Según la ley chilena, los trabajadores tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones pagadas por año para aquellos que han trabajado entre 1 y 10 años en una misma empresa. Este período aumenta a 20 días hábiles para aquellos que han trabajado más de 10 años en la misma empresa. Además, los trabajadores pueden acumular hasta 90 días de vacaciones no disfrutadas.

El control de vacaciones implica llevar un registro preciso de cuándo los empleados toman sus vacaciones, cuántos días les corresponden y cuántos días han acumulado. Las empresas suelen tener sistemas informáticos o herramientas de gestión de recursos humanos para facilitar este proceso y garantizar que se cumplan los derechos laborales de los empleados en materia de vacaciones.

Es importante que las empresas cumplan con las normativas laborales chilenas en cuanto a la gestión de las vacaciones de los empleados para evitar posibles conflictos legales y garantizar un ambiente laboral justo y equitativo.

¿Por qué es importante llevarlo a cabo?

Es importante llevar a cabo el control de vacaciones de los empleados por varias razones:

• Cumplimiento legal: La legislación laboral en Chile establece derechos y obligaciones tanto para los empleadores como para los empleados en relación con las vacaciones. Llevar un registro adecuado y garantizar que se otorguen las vacaciones correspondientes es fundamental para cumplir con estas leyes y evitar posibles sanciones o litigios laborales.
• Bienestar y satisfacción del empleado: Las vacaciones son importantes para el bienestar de los empleados, ya que les permiten descansar, recargar energías y disfrutar de tiempo libre. Un adecuado control de vacaciones asegura que los trabajadores puedan disfrutar de este tiempo sin preocupaciones y contribuye a su satisfacción laboral y su compromiso con la empresa.
• Productividad y rendimiento: Los empleados que tienen la oportunidad de tomar vacaciones regulares tienden a ser más productivos y tener un mejor rendimiento en el trabajo. El descanso y la desconexión son fundamentales para prevenir el agotamiento laboral y fomentar la creatividad y la motivación en el trabajo.
• Organización y planificación: Llevar un control de vacaciones permite a las empresas organizar y planificar de manera efectiva la distribución de la fuerza laboral durante los períodos de ausencia de los empleados. Esto ayuda a evitar interrupciones en la operación de la empresa y garantiza una continuidad en la prestación de servicios o la producción de bienes.

En resumen, llevar a cabo un adecuado control de vacaciones es esencial para cumplir con la ley, promover el bienestar de los empleados, mejorar la productividad y garantizar una gestión eficiente de los recursos humanos en la empresa.

¿Cómo hacer un calendario de vacaciones?

Crear un calendario de vacaciones es un proceso relativamente sencillo, pero requiere atención a varios detalles para asegurarse de que se cubran las necesidades de la empresa y de los empleados. Aquí te dejo algunos pasos para hacer un calendario de vacaciones:

• Conocer la legislación laboral: Antes de comenzar a planificar, es importante familiarizarse con las leyes laborales locales relacionadas con las vacaciones. Esto incluye los requisitos mínimos de días de vacaciones, las restricciones sobre cuándo pueden tomarse las vacaciones, y cualquier otro aspecto relevante.
• Recopilar información del personal: Reúne información sobre las fechas de vacaciones solicitadas por los empleados, así como cualquier otra información relevante, como los períodos de mayor actividad en la empresa.
• Establecer prioridades: Identifica los períodos del año en los que la empresa puede permitirse tener menos personal, así como los momentos en los que se necesita un equipo completo en funcionamiento. También considera las preferencias individuales de los empleados en la medida de lo posible.
• Crear un calendario preliminar: Utiliza una hoja de cálculo o un calendario electrónico para crear un borrador del calendario de vacaciones. Marca los días en que los empleados han solicitado vacaciones y compáralos con las necesidades de la empresa.
• Ajustar y negociar: Es posible que necesites ajustar el calendario inicial para garantizar que se satisfagan las necesidades de la empresa y de los empleados. Es importante negociar con los empleados si hay conflictos de fechas o si es necesario redistribuir las vacaciones para equilibrar la carga de trabajo.
• Comunicar el calendario final: Una vez que el calendario esté completo, asegúrate de comunicarlo claramente a todos los empleados. Esto puede hacerse a través de un correo electrónico, un tablón de anuncios en la oficina o cualquier otro medio de comunicación utilizado en la empresa.
• Revisar y ajustar según sea necesario: Mantén el calendario de vacaciones actualizado a lo largo del año y haz ajustes según sea necesario para adaptarse a cambios en la carga de trabajo o nuevas solicitudes de vacaciones.

Al seguir estos pasos, podrás crear un calendario de vacaciones efectivo que satisfaga las necesidades de la empresa y de los empleados.

¿Control de vacaciones desde un software? ¡Sí!

Cuando crecen los flujos de trabajo y la cantidad de operaciones de una organización, el control de vacaciones se vuelve algo mucho más complejo. Sin embargo, al contar con una herramienta digital dedicada, más que problemas, obtendrás enormes beneficios.

Entre las ventajas más importantes de la implementación de estas plataformas encontramos:

Optimización del tiempo

Incorporar un programa informático de remuneraciones, con una función de control de vacaciones que automatice procesos operativos acorde a las normativas del SII, promueve el desarrollo del liderazgo remoto, permite localizar información tan pronto sea necesaria y brinde datos fiables, lo cual conlleva una sustancial mejora en la gestión del tiempo.

En términos generales, cuando se utiliza un sistema de remuneraciones para empresas, se logra mitigar un conjunto de tareas ajenas a las actividades principales del departamento administrativo o de RRHH. En consecuencia, resulta en un incremento de su potencial productivo y desempeño.

Seguimiento detallado por empleado

Al tener una base interna de cada funcionario, vamos a disponer de pleno control sobre cada empleado y toda la información de fechas de vacaciones, salario, pagos pendientes y más. Incluso, podremos obtener un reporte al finalizar la gestión.

Preasignación práctica

Puesto que se trata de un sistema que busca automatizar actuaciones rutinarias, también puede pre asignar de manera práctica las vacaciones de los empleados, lo que ahorrará muchísimo tiempo.

Bases de datos interna

Los sistemas de control de vacaciones proporcionan una base de datos interna sobre los empleados, que estará disponible para toda la organización, lo que fomentará la cohesión interdepartamental y mejorará los flujos de comunicación.

En general, mayor orden y control

En definitiva, este tipo de programas logran un mayor orden y control, ya que al contar con total transparencia y adaptación a las normativas tributarias de Chile, fungen como un aliado de compliance, por lo que de cierta forma juegan un rol fiscalizador dentro de la empresa.

¿Cómo tomar el control con Nubox?

¡Ahora sí! Vamos a explorar a fondo nuestra herramienta digital para el control de vacaciones.

¿Quieres saber cómo te guiará este sistema en todo el proceso? ¡En seguida explicamos cómo desplegar cada función!

I. Adición de comprobante de feriado

Para incorporar el comprobante de feriados, vas a tener que seguir los siguientes pasos:

• Ingresar a movimientos -> comprobante de feriados.
• En la esquina superior derecha de la página, selecciona la empresa en la que vas a trabajar y cliquea en “aceptar”.

Una nueva ventana se va a desplegar, acá vas a ingresar la siguiente información:

• Fecha de comprobante —lapso en el que se ingresará—;
• Funcionario;
• Número de comprobante de feriado;
• Período efectivo de vacaciones —inicio y cuándo finalizan—;
• Valor de días efectivos —esto es opcional—.

Te aparecerá un recuadro en la parte derecha de la pantalla, acá verás los atributos del comprobante de feriados, donde podrás dilucidar:

• Período contractual;
• Días hábiles y no hábiles;
• Número de días progresivos;
• Días hábiles acumulados;
• Días progresivos por tomar.

Haces clic en “guardar”, ¡y ya está!

II. Gestión y registro de vacaciones progresivas

Seguimos con nuestro tutorial, y ahora veremos cómo cargar las vacaciones progresivas:

Dirígete a la ficha del funcionario

Para ir a la ficha del funcionario, hay que dirigirse a: Maestros -> Funcionarios.

Hacemos doble clic en el trabajador seleccionado y configuramos los datos de las vacaciones.

Debemos modificar la opción de “consume primero días progresivos” y colocar “SI”.

Registra la fecha

Luego del paso anterior, el sistema nos guía para agregar la fecha inicial de las vacaciones progresivas, acá señala en qué fecha se cumplieron las 120 cotizaciones efectivas.

Posteriormente, hay que detallar la fecha del certificado que muestra en qué lapso la AFP generó el certificado de autorización de vacaciones progresivas.

Configura la fecha

Ya teniendo configurada la ficha del funcionario, hay que ingresar en la ruta: Movimientos -> comprobantes de feriados -> agregar —aquí cliqueamos la fecha del comprobante—, luego el empleado y la fecha de los días progresivos.

Genera y obtén el reporte

Como paso final, vamos a tener que generar el reporte y, para obtenerlo, hay que ir a la ruta: Reportes -> movimientos -> comprobante de feriados -> seleccionar al funcionario -> agregar.

Es fundamental tener en cuenta que es el deber del usuario de la plataforma de remuneraciones tener el conocimiento de las fechas de las vacaciones progresivas:

• Fecha en la cual el trabajador cumple los 120 meses de cotizaciones en la AFP;
• Fecha de certificado de vacaciones progresivas.

Por otro lado, la Dirección del Trabajo se pronunció sobre las vacaciones progresivas e indicó que los individuos que sumaron años laborales en el extranjero no pueden acceder al beneficio.

¿Se puede imprimir el comprobante?

¡Correcto! Sí se puede imprimir el comprobante para que sea firmado por el funcionario, para esto debes:

• Agregar el comprobante de feriados;
• Ingresar a: movimientos -> comprobante de feriados;
• En la esquina superior derecha de la página, hay que elegir la empresa en la que vamos a trabajar y hacer clic en reporte de comprobante de feriados;
• Ahora en “tipo de reporte”, hay que colocar: “detallado”.
• Ingresamos el trabajador junto con el número de comprobante que vamos a generar y hacemos clic en “aceptar”.

Se desplegará una nueva pantalla que te mostrará el comprobante de feriados para que puedas descargarlo o lo imprimas, así el funcionario podrá dejar su firma.

Gestionar tu negocio nunca fue tan simple. ¿Quieres empezar a digitalizar tus procesos empresariales contables? ¡Nubox tiene uno de los mejores softwares de remuneraciones de Chile y espera por ti! ¡Solicita una cotización con nuestros asesores llenando el formulario!

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