Software de gestión: La importancia del soporte y capacitación gratuita

Publicado por Nubox | 5 de octubre del 2020
Software de gestión: La importancia del soporte y capacitación gratuita

El proceso de onboarding —o puesta en marcha— es conocido como un periodo de bienvenida y adaptación que se vive en diversas empresas al momento de incorporar nuevos colaboradores. Asimismo, algunas organizaciones tecnológicas lo implementan para acompañar a sus nuevos usuarios al momento de acceder a sus productos o servicios, destacando la importancia del soporte que proveen.

Durante el periodo de adaptación al servicio, no solo se pretende que el nuevo usuario se familiarice con la adquisición, sino que también se sienta cómodo e involucrado con la organización que le está prestando un servicio o vendiendo un producto: sin la ayuda correcta, este proceso puede ser de difícil comprensión.

En resumidas cuentas, el onboarding es un informativo o manual de instrucciones sobre un producto o servicio adquirido que, además de ser una comunicación de bienvenida y presentación, sirve como espacio para la exhibición de contenidos sobre el tema mediante el soporte y la capacitación gratuita para los nuevos clientes y usuarios.

A continuación, te mostramos los detalles del proceso de onboarding y la importancia de la capacitación gratuita sobre un software de gestión.

 

¿De qué etapas se compone el proceso de onboarding?

Aunque de todas formas dependerá siempre de los planes que tenga el área de Satisfacción del Cliente de cada empresa, la puesta en marcha de un servicio se compone generalmente de 4 o 5 etapas:

1. Planificación del proceso

Parte del éxito en el proceso de onboarding tiene lugar antes de que cualquier ejecutivo conozca a los clientes, ya que debe ser preparado para que ellos obtengan respuestas a todos sus requerimientos y se sientan cómodos sabiendo cuáles pasos darán.

Detrás de cada ejecutivo de puesta en marcha hay un gran trabajo de planificación para lograr que tu experiencia con el software de gestión sea exitosa.

2. Reuniones con el cliente

Dicen que las primeras impresiones tienen bastante importancia respecto a la relación que se construirá entre dos personas o, en este caso, entre la persona y una empresa que le brinda un servicio.

En este sentido, un ejecutivo de onboarding está preparado para comprender tus necesidades como cliente y entregarte herramientas que faciliten tu gestión: por esta razón, durante las primeras reuniones se encargará de explicarte todos los conceptos clave que guarden relación con el producto o servicio que hayas adquirido y te informará respecto a la forma en que se llevará a cabo esta comunicación.

Por ejemplo, si contratas un software contable, el ejecutivo onboarding se encargará de explicarte en qué parte de la plataforma podrás generar estados de resultados o como podrás generar las facturas en tu software de factura electrónica.

Siguiendo esta línea, es probable que también te proporcione un listado con los nombres y contactos de las personas más importantes del equipo.

3. Acciones clave

Como el proceso de onboarding de un software de gestión consta de varias etapas, el ejecutivo asignado tendrá que revisar los ítems de la guía paso a paso conforme pasa el tiempo.

La idea es que en cada etapa entiendas nuevas utilidades del producto o servicio mediante acciones claves como ayudas telefónicas, capacitaciones presenciales y video llamadas para trabajar contigo codo a codo.

4. Verificación

Probablemente, también habrá ocasiones en que no exista ninguna reunión o capacitación programada.

No obstante, el ejecutivo se encargará de llamarte para saber si todo anda bien con la utilización del software de gestión. De esta manera, te sentirás acompañado como cliente y sabrás que ante cualquier eventualidad habrá una persona dispuesta a ayudarte.

En total, este proceso debería durar aproximadamente unos tres meses.

 

¿Por qué debes elegir un software que integre este proceso?

Resulta clave la importancia del soporte porque así:

 

  • Estarás mucho más contento, pues se trata de un proceso sencillo para evitar que te confundas con cantidades excesivas de información.
  • Sabrás que puedes confiar en la empresa que te está prestando el servicio.
  • Obtendrás recomendaciones y capacitaciones para sacarle provecho al software de gestión que has adquirido.
  • No tendrás miedo de equivocarte en la utilización del producto o servicio, ya que tendrás acompañamiento de primera hasta que aprendas todo lo necesario para usarlo a la perfección.

 

Como señalábamos, las primeras impresiones son importantes y el comienzo de la relación con un cliente puede marcar el futuro de esta.

En virtud de ello, debes asegurarte de empezar con el pie derecho y confiar en una empresa que esté dispuesta a crear e implementar un proceso para que puedas aprovechar al máximo el software de gestión que escojas para tu negocio.

Por supuesto, podemos asegurarte que un onboarding efectivo marcará la diferencia al momento de contratar una solución tecnológica. ¿Cómo?

¡Sigue leyendo y conocerás la importancia del soporte y la capacitación al adquirir un software de Nubox!

 

 

¿Cómo es el proceso de onboarding y capacitación de Nubox?

Ahora que conoces cómo funciona un proceso de onboarding, nos gustaría mostrarte —de manera detallada y específica— cómo hacemos las cosas en Nubox en cuanto a soporte, capacitación y seguimiento continuo.

Para garantizar la satisfacción del cliente y promover que este consiga buenos resultados, Nubox traza una hoja de ruta que combina esfuerzos de las áreas de Ventas, Onboarding y Customer Success, la cual consta de las siguientes fases y acciones:

1. Validez de información

Una vez que se cierra una venta o negocio, comienzan todas las labores y acciones orientadas para garantizar el éxito del cliente.

En primer lugar, el equipo de Onboarding revisa toda la información sobre el nuevo cliente, suministrada por el ejecutivo de ventas encargado dentro de una plataforma de uso común.

Lógicamente, esto sirve para evaluar que todos los datos sean correctos y, por lo tanto, pueda iniciarse el flujo de trabajo.

Asimismo, gracias al análisis de todos los datos, es posible planificar la primera interacción con el cliente y vislumbrar cuáles pueden ser los puntos de mayor atención que deben abordarse con profundidad y minuciosidad.

2. Primer contacto con el cliente

El primer contacto con el cliente es fundamental: para Nubox es una prioridad establecer la primera comunicación con este lo antes posible.

De hecho, la plataforma que gestiona los flujos de trabajo contabiliza el tiempo que hubo entre el cierre de la venta y el establecimiento del primer contacto con el cliente, pues se trata de una métrica que refleja en parte la calidad y agilidad de la atención y el servicio.

Además, esta interacción inicial es la que permite construir la estructura de la capacitación y la atención que deberá recibir el nuevo usuario.

Conforme interactúa con el cliente, el ejecutivo registra toda la información en la plataforma de trabajo para que sea considerada en las siguientes etapas de onboarding y en el servicio en general.

Cabe destacar que las preguntas y los temas a abordar dependen del tipo de plan y solución que haya contratado el cliente.

Por ejemplo, si se trata del software de factura electrónica, es importante definir —en conjunto con el cliente— si necesita el enrolamiento en una fecha específica o si desea comenzar de manera inmediata.

En el caso de los sistemas de remuneraciones, es clave preguntar al nuevo usuario con cuántos funcionarios cuenta en la actualidad y cómo proyecta que crezca su nómina en el futuro cercano.

Por otro lado, en este punto del onboarding es necesario descubrir cuáles son los principales "dolores" y necesidades del cliente para dirigir y desarrollar los flujos de trabajo en torno a estos aspectos.

En resumen, todo los puntos abordados en esta interacción quedan registrados y fundamentan la estructura de la atención, la capacitación y el seguimiento.

3. Capacitación

Una vez que se tiene conocimiento profundo de las necesidades y demandas del cliente, tras una primera y provechosa interacción se inicia el proceso de capacitación.

Si bien los software de Nubox son intuitivos, prácticos y sencillos, la empresa comprende que la modernización y digitalización de las tareas contables y tributarias conlleva un periodo de adaptación y nuevos retos, por lo cual se enfoca en estar cerca del cliente y ser un apoyo constante.

De forma gratuita, Nubox enseña sobre el uso y aprovechamiento de sus sistemas, centrándose en aquellas áreas y aspectos de mayor interés para el usuario con el objetivo de responder a sus necesidades y aspiraciones concretas.

4. Seguimiento de los flujos de trabajo

Aquí entra en juego la importancia del soporte, la cual consolida el servicio de capacitación.

Aunque el cliente ya conozca las plataformas y sistemas y tenga claro cómo estas pueden ser aprovechadas, Nubox le acompaña para garantizar altos índices de satisfacción.

Esta etapa de seguimiento se fundamenta en el soporte oportuno para atender y solucionar a tiempo posibles problemas o contratiempos, los que a veces pueden limitar los alcances de los software y retrasar la obtención de resultados en los periodos esperados.

También, se encarga de evaluar y analizar constantemente los resultados del cliente para identificar puntos de mejora y promover acciones que ayuden a incrementar los niveles de satisfacción.

Igualmente, vale la pena recordar que Nubox sigue toda la experiencia del cliente desde una plataforma tecnológica común, lo que garantiza mayor efectividad y control operacional.

 

¿Por qué es tan importante la capacitación gratuita?

Más allá del onboarding en general, la capacitación gratuita en específico es clave a la hora de implementar una solución tecnológica.

¡Veamos algunos de sus beneficios!

Menor inversión inicial

La capacitación gratuita evitará que debas asumir un costo extra asociado al proceso de implementación y utilización del software: esto significa que la inversión inicial total para modernizar tus procesos contables y tributarios será menor y no te toparás con gastos "sorpresa".

Aprovechamiento inmediato

La capacitación gratuita garantizará que puedas sacar el máximo provecho de la herramienta desde el inicio, haciendo que la curva de aprendizaje sea mucho más breve, dinámica y satisfactoria.

Por consiguiente, te acercará a los resultados esperados en menos tiempo, protegiendo tu inversión y optimizando tu tiempo.

Rápido retorno

Lo dicho hasta ahora supone un rápido y atractivo retorno de inversión, pues no deberás esperar semanas ni meses para realmente conseguir resultados por medio del software contratado.

Si a esto sumamos que recibirás soporte oportuno y a tiempo, ¡el éxito está garantizado! 

¡Muy bien! Ya conoces la importancia del soporte, la capacitación y el proceso de onboarding en general.

Asimismo, tienes información precisa sobre la forma en que Nubox atiende y sigue a sus nuevos clientes para garantizar la satisfacción de los mismos y solucionar sus problemas de forma oportuna.

Es importante mencionar que, además de brindar capacitación gratuita y seguimiento constante, Nubox cuenta con softwares adaptados al entorno tributario chileno y los formatos de Documentos Tributarios Electrónicos exigidos por las autoridades.

¿Te resultó interesante este material? Si ya has pensado en modernizar tus procesos tributarios y contables, ¡ingresa a nuestra web y solicita una prueba gratuita del sistema de tu preferencia!

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