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Hacer un balance de 8 columnas es más fácil con un sistema contable

Publicado por Ana Zúñiga | 27 de septiembre del 2018
Hacer un balance de 8 columnas es más fácil con un sistema contable

El Balance de ocho columnas -también llamado Balance Tributario- es una planilla contable que tiene como finalidad consolidar toda la actividad operativa que una empresa ha tenido en determinado período. En esta planilla se reflejan todas las cuentas de activos, pasivos, ganancias y pérdidas. 

Es importante recalcar que la declaración jurada sobre el balance de 8 columnas debe ser presentada al Servicio de Impuestos Internos (SII) por los contribuyentes clasificados como Medianas Empresas, Grandes Empresas y los que se encuentren en la Nómina de Grandes Contribuyentes. Por otra parte, los bancos y otras entidades financieras también lo pueden solicitar para verificar que la información aportada de la empresa sea fidedigna.

Dicho esto, la información albergada en el balance de 8 columnas puede ser bastante densa debido al volumen de información que se registra. Por ello, realizarlo con la ayuda de un sistema contable siempre será la alternativa más práctica y fiable.

 

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Formas en que puedes hacer un balance de 8 columnas

1) Manual:

La forma manual es referida al uso del libro contable en el que vamos escribiendo las cifras que nos arrojan:

El Balance de Comprobación y Saldos es básicamente el resumen del Libro Mayor. El inventario corresponde a los activos y pasivos y, finalmente, el Estado de Resultados arrojará la pérdida y la ganancia.

Es decir, el balance de ocho columnas quedará estructurado de esta manera:

  • Columna Sumas: con dos sub-columnas (Debe y Haber).
  • Columna Saldos: con dos sub-columnas (Deudor y Acreedor).
  • Columna Inventario: con dos sub-columnas (Activo y Pasivo).
  • Columna Resultado: con dos sub-columnas (Pérdida y Ganancia). 

2) Mediante Excel:

Este programa ha sido uno de los mayores apoyos para el contador, y también permite realizar el balance de ocho columnas.

Solamente hay que escribir los títulos de las columnas en donde colocaremos los datos posteriormente (de la forma descrita en el método manual). 

Luego, ingresamos la fórmula que corresponda en las celdas seleccionada para que los resultados se muestren automáticamente. 

3) Método automatizado:

El método automatizado es el que se efectúa mediante un software de contabilidad. De los tres métodos, este es el más conveniente porque se genera a partir de la información que el programa tiene.

Es decir, con un software contable no hace falta reescribir datos o ingresar fórmulas.

Lógicamente, con un software no se pierde el tiempo diseñando columnas y sub columnas, pues estas herramientas cuentan con esquemas pre establecidos que permiten automatizar la tarea.

¿Por qué usar un software contable para este tipo de procedimientos?

Los datos siempre están en el sistema

Un computador es una herramienta fiable, pero, si se daña,  la información contenida puede quedar eliminada. La otra opción es respaldar esta información en un disco duro, pero también podría dañarse o perderse. Por eso, un software contable online como Nubox es la mejor alternativa, pues tu información estará en la nube y respaldada en servidores externos.

No hay que preocuparse por las actualizaciones

Cifras como el valor de las divisas, UF y UTM -entre otras- cambian frecuentemente, lo cual genera una constante preocupación de parte de los contadores. Sin embargo, un software contable online las actualiza de forma automática.

Menos errores

En balances como éstos es fácil equivocarse y, cuando esto sucede, detectar dónde está el error tomará su tiempo. Con un software de contabilidad no hay necesidad de ingresar cifras o datos manualmente, pues estas herramientas toman la información de los registros del ejercicio en curso, disminuyendo las posibilidades de errores por concepto de digitación.

Generación automática de gráficos

Una de las tareas que más consume tiempo para el contador es diseñar gráficos que muestren datos precisos y que, a su vez, sean atractivos. Un software contable puede generar gráficos de manera automática a partir de los datos almacenados, facilitando la labor del profesional.

Mayor orden

El gran problema con Excel es que a, mayor volumen de información, habrá que crear más carpetas, sub carpetas y otras hojas de cálculo. Con un software online todo está al alcance de un par de clics, haciendo más simple la localización de documentos o archivos específicos.

En el mercado hay diversas opciones que se distinguen por sus planes y precios, pero lo más importante es saber qué aspectos diferencian un software de otro.

Por ejemplo, Nubox permite llevar varias empresas, además de la posibilidad de integrar sus módulos (Contabilidad, Factura Electrónica y Nómina). Por otro lado, resolverás tus dudas y problemas de manera personalizada, sin necesidad de que genere un costo adicional.

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