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Errores más frecuentes en la emisión de facturas electrónicas

Publicado por Ana Zúñiga | 27 de junio del 2018
Errores más frecuentes en la emisión de facturas electrónicas

De acuerdo con estadísticas del Servicio de Impuestos Internos (SII), durante el año 2017 se emitieron 497 Millones de DTE y la participación de la factura electrónica supera el 99% de total de facturas emitidas en Chile. 

Una prueba fehaciente de la aceptación del sistema por parte de las empresas y del éxito de la Ley 20.727. 

Sin embargo, es probable que varios de esos documentos tributarios electrónicos hayan sido emitidos con algún tipo de error y, por ende, rechazados por el SII o el receptor de los mismos. La facturación electrónica simplifica por completo la emisión de este tipo de documentos y reduce al máximo las fallas asociadas al ingreso de datos, pero no elimina la posibilidad de que cometas errores al respecto; afectando tu experiencia (como emisor), la del receptor y hasta la de la autoridad fiscal. 

 

Errores más frecuentes en la emisión de facturas electrónicas

En realidad, son pocos los errores que puedes cometer al emitir una factura electrónica.

Toma nota: 

1. Errores al ingresar datos de la factura

Al diligenciar una factura electrónica, debes rellenar los siguientes datos: 

  • Datos de identificación (número de factura, información del emisor y del receptor, etc).
  • Fecha de emisión de la factura.
  • Glosa o detalles por ítem. 
  • Descuentos y recargos. 
  • Información de referencia. 
  • Método de pago.

Aunque el software de facturación facilita el llenado de datos como la fecha, la identificación del DTE y la información del emisor y del receptor (cuando ha sido previamente creado), siempre existe la posibilidad de cometer errores al ingresarlos. Por ejemplo, puedes omitir algún dato, generar una factura para un cliente equivocado, o seleccionar un método de pago diferente al acordado.

 

2. Errores en el diligenciamiento de la glosa

La glosa de una factura corresponde a la sección en la que especificas los detalles del documento y describes las características y cantidad del producto vendido o servicio contratado. Como tal, debe contener los siguientes datos: 

  • Nombre de los productos o servicios tranzados. 
  • Descripción (detalles sobre los productos y servicios incluidos en la factura). 
  • Código de los productos y/o servicios que componen el documento. 
  • Cantidad y unidad de medida de los productos o servicios tranzados. 
  • Precio unitario y precio total de la factura. 
  • Descuentos comerciales y condicionados aplicados.

Cualquier incongruencia en esta información puede generar el rechazo por parte del cliente, o la declaración de “factura no valida” por el SII. Al respecto, debes tener presente que no se permite la corrección de errores cometidos en la glosa, ya que se trata de una situación no prevista para la emisión de una Nota de Crédito. 

 

Lee también: "¿Qué necesitas para empezar a facturar a través de un software?"

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3. Error en el cálculo y liquidación del IVA

Aunque el cálculo del IVA parece una operación sencilla, es normal que los contribuyentes cometan errores al determinarlo para la emisión de una factura, especialmente cuando en la transacción confluyen productos o servicios exentos de este impuesto.

Pero, ¿es posible anular documentos tributarios electrónicos? 

Tranquilidad ante todo, ya que sí puedes hacerlo. Solo tienes que emitir -en el mismo periodo tributario o a más tardar en el siguiente- una Nota de Crédito que contenga un campo que indique que se trata de una anulación. Además, los importes y las cantidades deben ir en negativo, y tienes que hacer referencia al número y fecha de emisión de la factura que anula la Nota.

De acuerdo con la Resolución Exenta N°45 de 2003, cuando la factura electrónica ha sido aceptada por el SII y contiene errores en su parte identificatoria, debes indicar en la sección “Detalle” la glosa: “Donde dice.....debe decir....”. 

Por ejemplo: “Donde dice receptor Compañía X debe decir Compañía Z”.

 

¿Cómo evitar errores en la facturación electrónica?

Como ves, estos errores obedecen a la desconcentración a la  hora de ingresar datos relevantes. Por lo tanto, debes ser muy cuidadoso al diligenciar cada DTE y, antes de emitirlo, asegurarte de que toda la información del documento coincida plenamente con la realidad de la transacción. 

Ten presente que un error como estos puede tener consecuencias graves. Por ejemplo, en el caso de que generes una factura para un cliente equivocado y la envíes, existe la posibilidad de que recibas una sanción legal si en el contrato median cláusulas de privacidad. 

Por lo demás, es prudente que contrates un software de facturación con un proveedor de reconocida trayectoria en el mercado y que ofrezca un soporte técnico 24/7. De esa manera, puedes solucionar dudas sobre la marcha y optimizar al máximo todo el proceso de facturación, reduciendo en la medida de lo posible la comisión de estos errores.

Lee también: "Cómo ceder una factura electrónica"

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