Proceso de reclutamiento para una PyME: ¡descubre todo lo necesario!

Javiera Ríos

Escrito por Javiera Ríos

Soy Chief People Officer en Nubox Chile; tengo un Magíster en Dirección de Personas y Organizaciones realizado en la Universidad Adolfo Ibáñez, además soy Psicóloga Laboral egresada de la Universidad Diego Portales.

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Técnicas para realizar una entrevista de trabajo

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Las pequeñas y medianas empresas generan entre el 60 y 70% de los puestos de trabajo en todo el mundo, lo que significa que se han convertido en un motor de empleo. De allí que fortalecer el proceso de reclutamiento para una PyME sea tan importante.

Estos datos aportados por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) son valiosos porque, en otras palabras, tu emprendimiento es uno de los muchos que se suman para generar gran parte de la productividad mundial. No hay duda de que estos negocios son clave para el desarrollo económico.

Si diriges una Pequeña y Mediana Empresa sabes que la captación de talento humano es todo un reto. Aunque los emprendimientos tienen una inmensa responsabilidad dentro del sector financiero, también es cierto que muchos están en pleno desarrollo y contar con especialistas en Recursos Humanos (RRHH), en ocasiones, se hace cuesta arriba.

Pero que esto no te desmotive, construir un gran negocio desde cero requiere de paciencia, compromiso y en ocasiones hasta que gerencies en todos los niveles, como parte del liderazgo empresarial positivo y versátil.

Tú puedes captar el mejor talento humano, solo necesitas tener una estrategia y diseñar un plan.

A continuación encontrarás todo lo necesario sobre este proceso clave para tu negocio, desde su definición hasta las buenas prácticas para desarrollarlo.

¿Qué es el proceso de reclutamiento para una PyME?

Empecemos por lo básico, necesitas entender el concepto de reclutamiento de personal para que puedas hacerlo bien. No se trata de colocar un anuncio que diga "se busca personal" y solo esperar a que lleguen los currículums, es más que eso.

Se trata de un proceso que requiere planificación, estrategia y objetividad para encontrar a los candidatos con las mejores habilidades, experiencia, disposición y que se adapten al empleo que ofreces.

Vamos a explicarte desde cero lo que tienes que hacer antes, durante y después de proceso de reclutamiento para una PyME.

Capta al personal ideal en 6 pasos

Primero responde esta pregunta: ¿existe realmente la necesidad de cubrir una vacante en tu empresa?

Si la respuesta es afirmativa, entonces pongámonos manos a la obra. Esta es una guía de pasos a seguir que te servirá de apoyo:

1. Identifica necesidades y diseña un plan

El primer paso en el proceso de reclutamiento para una PyME es identificar las necesidades reales de la organización: cuánto personal requieres, cuál es el perfil adecuado para cubrir las vacantes y no menos importante: cuánto puedes pagar.

A esta etapa se le puede denominar como "planificación" y es imperativo que se haga de forma organizada. Aquí te dejamos los aspectos a tomar en cuenta en este punto del proceso:

Evaluación de la vacante

Define cuáles son las características de la vacante y las necesidades de esa área de la PyME. Una vez que tengas esto claro, es momento de establecer cuáles serán las competencias del personal.

Perfil del futuro empleado

De acuerdo a los objetivos que deberá cumplir el personal, es necesario determinar el perfil. Eso incluirá la edad, nivel de estudio y si requiere o no experiencia.

También hay que definir si el puesto puede ser cubierto a través del teletrabajo o es obligatoria su presencia.

Recursos económicos

Para contratar personal debes fijar los salarios en la empresa y posteriormente presupuestar cuál es la remuneración económica que ofrecerás.

Las empresas, sean grandes o pequeñas, determinan cuánto personal pueden anexar a su nómina basándose en los recursos con los que cuentan.

Evalúa cuál es el sueldo promedio que ofrecen en el mercado. Toma en cuenta si será tiempo parcial o completo y cuáles serán los paquetes de beneficios, estos aspectos son importantes porque son la base con la que atraerás al mejor talento.

Una vez que tengas eso definido puedes decidir cuál será el contrato laboral que mejor se adapta a tus necesidades, pero siempre apegado a las normas establecidas en el Código de Trabajo.

Que tu marca sea la carta de presentación

La fase de captación de personal debe aprovecharse en todos los aspectos y más si invertirás recursos para ello. Es una buena idea hacer que sea la marca de la PyME la carta de presentación.

Esto se logra procurando que la empresa sea atractiva y así el mejor talento se interese en trabajar para ti.

La recomendación es que, antes de empezar a buscar personal, afines detalles que les permitirán ver a los futuros talentos que lideras una empresa en crecimiento y con excelente proyección.

Tener presencia en redes sociales es crucial en esta etapa, porque te abrirá camino para el posicionamiento de la marca. Son indispensables, pero la mejor publicidad es el boca a boca, porque habla de las experiencias que otras personas han tenido con tu negocio.

También puedes crear estrategias para que el personal con el que ya cuentas sea el mejor embajador de tu marca.

¡Se busca personal!

Cuando ya tienes todos los pasos anteriores concretados llegamos al momento que estabas esperando: decirle al mercado laboral que estás captando su talento para que se incorporen a tu negocio.

Para encontrar al candidato idóneo usa todos los medios que tengas disponibles. Hay dos tipos de fuentes de reclutamiento:

  • Fuentes internas: Se refiere a las personas que pertenecen o han pertenecido a tu compañía, en ellos podrías encontrar lo que buscas y también sirven como multiplicadores del mensaje.
  • Fuentes externas: Te permitirán ver afuera. Puedes usar la bolsa de empleo, portales especializados en captación de personal, agencias de trabajo, ferias de empleo e incluso las redes sociales de la empresa.

No desprecies ninguna de las dos fuentes porque nunca se sabe de dónde puede provenir el candidato ideal.

2. ¿Reclutamiento en línea? ¡Claro que sí!

Si en el proceso de reclutamiento te imaginas a los candidatos leyendo los anuncios del periódico y marcando con un círculo los empleos en los que están interesados, es momento de que consideres usar las nuevas tecnologías.

Las comunicaciones digitales arropan cada aspecto de nuestras vidas y en la captación de personal no es diferente. Así que aprovecha internet y las redes sociales para encontrar el talento que necesitas.

Estas son las ventajas de usar Internet para el proceso de reclutamiento e una PyME:

  • En la web, un anuncio de que necesitas personal llegará a una mayor cantidad de personas. Incluso a quienes están fuera de tu zona geográfica. La distancia no es problema, porque hoy el teletrabajo es una realidad.
  • La selección en línea es inmediata, porque el mundo digital se mueve aceleradamente. Así que no te preocuparás por la demora.
  • Buscar personal en Internet te ayuda a encontrar al candidato ideal, mientras que al mismo tiempo posicionas a tu empresa poniéndola en boca de los profesionales de tu área.
  • La búsqueda es óptima, pues hoy existen plataformas en línea exclusivas para profesionales.

Además, con el reclutamiento digital tienes la ventaja de poder acceder a información más detallada de los aspirantes. Probablemente tengan perfiles en las redes sociales, y en sus publicaciones puedes determinar si sus valores están a la par de los de tu empresa.

Con esto no queremos decirte que dejes de lado las formas más tradicionales, ¿conoces el dicho que reza: todos los caminos llevan a Roma? Pues, hagámoslo mejor, ¡que todos los caminos lleven a tu negocio!

3. Prepara la entrevista del proceso de reclutamiento

No existe una fórmula mágica para captar al personal ideal, pero la entrevista perfecta te acercará al mejor talento y te dará un buen capital humano.

De tal manera que no solo los aspirantes deben prepararse para una entrevista, tu PyME también tiene que estar listo para dar la mejor impresión y tener la mejor disposición.

Sigue este paso a paso para preparar la entrevista perfecta en tu proceso de reclutamiento para una PyME:

  1. Lo primero que debes hacer es filtrar los currículums para no usar tu tiempo entrevistando a candidatos que están lejos de cumplir con los requisitos de la vacante.
  2. Cuando tengas la lista de quienes cumplen con las expectativas, revisa sus redes sociales, así conocerás un poco más sobre ellos. Podrás hacer aún más corta la lista de candidatos después de ver sus publicaciones.
  3. Prepara las preguntas de acuerdo a la personalidad del aspirante y agrega también interrogantes inherentes al cargo para el que se postula.

Preguntas que puedes hacer en una entrevista de trabajo

  • ¿Cómo defines a tu jefe anterior y a la empresa en la que trabajaste?
  • ¿Cuáles fueron tus mejores aciertos en tu trabajo anterior? ¿Y cuáles fueron los desaciertos?
  • ¿Qué aprendiste de los errores cometidos en tu trabajo anterior?
  • ¿Cuáles son tus principales fortalezas para este puesto de trabajo?

Atención a la comunicación no verbal

En el momento de la entrevista además de poner atención a las respuestas que recibas, debes analizar la comunicación no verbal. No se trata solo de lo que te dicen, sino cómo te lo dicen.

Según un estudio realizado en los años 60 y denominado Fórmula 55-3-87 por el destacado psicólogo y profesor Albert Mehrabian, las palabras solo representan el 7% de la comunicación humana.

La comunicación que envían las señales corporales de una persona se denomina kinesia y son estos algunos aspectos que puedes detectar con facilidad:

  • Las personas que tienen seguridad y confianza en sí mismos adoptan una postura erguida, con los pies juntos y fijos en el suelo cuando se sientan.
  • Fíjate también en las manos, quienes juntan los pulgares tienen confianza en sus habilidades. Pon atención cuando se agarran las muñecas porque es una señal de no saber qué hacer.
  • Para conocer si el entrevistado oculta información, presta atención a su mirada. Las personas que mantienen el contacto visual sienten seguridad, mientras que las que esquivan la mirada constantemente están obviando algo en su discurso.

También considera la ropa que eligen para la entrevista, la higiene personal, el uso del teléfono móvil mientras conversan contigo, ¡cada detalle cuenta!

Otras buenas prácticas para entrevista de trabajo que debes considerar se asocian a la cordialidad que debes mostrar como empleador, la atención que necesitas prestar en todo momento y la capacidad para tomar nota y procesas datos.

Si estás captando personal, no basta solo con encontrarlo. Tienes que hacer valer sus habilidades y con nuestro ebook 10 técnicas para aprovechar el talento humano de tu empresa tendrás las claves. Solo tienes que hacer clic para descargarlo ahora mismo.

4. Identifica las características que debe tener el personal que contrata una PyME

Además del profesionalismo y talento, debes considerar algunas características puntuales en quienes pasen a formar parte de tu emprendimiento. Ellos serán una base importante para alcanzar tus metas de desarrollo, así que para tu negocio solo lo mejor:

Empatía

Cada vez más las empresas valoran la capacidad que tiene una persona de reconocer emociones y sentimientos en quienes le rodean. Esta cualidad del ser humano permite resolver problemas y construir relaciones productivas.

Adaptabilidad

Las personas que se adaptan rápidamente a un nuevo entorno de trabajo suelen tener otras habilidades como creatividad, innovación y capacidades de responder con rapidez a los problemas.

Capacidad de trabajar en equipo

Cuando se trabaja en equipo es más fácil alcanzar metas, porque se eliminan los obstáculos que impiden el crecimiento individual. Además hay mayor motivación, se genera un sentido de pertenencia con la empresa y se fomenta la responsabilidad.

5. Eligiendo al candidato idóneo

Luego de realizar las entrevistas y cerciorarte cuáles candidatos conjugan las habilidades que requieres con una gran personalidad, llega el momento más difícil: elegir al mejor.

No te dejes llevar por las emociones, estudia las respuestas de cada uno de los aspirantes. Es una buena idea que uses un formato estándar en el que puedas ir tomando nota de aspectos que te parecen interesantes en las entrevistas.

La simpatía y las primeras impresiones son importantes, pero la objetividad es mejor consejera. Así que básate en el análisis de todos los datos para que te quedes con el mejor perfil.

Por último llama a la persona que se incorporará a tu equipo y dale la noticia de que tiene un nuevo empleo. Pero también notifícale al resto que en esta oportunidad no es lo que buscas. Es un buen gesto que te hará quedar bien como empresa.

Si no te sientes cómodo con este último paso, otra opción es que justo al terminar la entrevista des una referencia de cuántos días te tomará decidirte. Así transcurrido ese lapso de tiempo no esperarán más por la llamada.

6. Incorpora al nuevo personal

¡Felicitaciones! Ya tienes al mejor talento humano para tu empresa, ahora empieza la incorporación. Este paso es tan importante como la selección, porque es aquí donde el empleado demostrará que sus habilidades son reales y tú como organización abres las puertas.

La integración de una nueva persona a la empresa inicia por el proceso llamado sociabilización. Consiste en entender los valores, normas y responsabilidades dentro de la organización.

En esta fase es imperativo que entiendas lo que está experimentado tu nuevo personal, para que así le facilites el camino a la adaptación:

  • Tiene expectativas de lo que serán sus funciones y de lo que la empresa espera de él.
  • Temor de no ser aceptado por sus compañeros o no poder alcanzar las metas establecidas.
  • Entusiasmo por las oportunidades de desarrollo que le hayas ofrecido al mostrarle su paquete de trabajo.

Para hacer que este proceso sea corto y el trabajador pueda dar lo mejor de sí lo más pronto posible, lo recomendable es elaborar un paquete de inducción.

Estas son algunas ideas que te ayudarán a elaborar el paquete de inducción:

  • Bienvenida a la empresa: Realicen un recorrido por las instalaciones en el que se cuente la historia de la organización, cómo nació y cuáles son las metas a futuro.
  • Políticas generales: Las reglas deben estar claras desde el primer día. Explica horarios, entrega el reglamento interno, facilita información sobre las fechas de pago, qué hacer cuando no se asiste al trabajo, tras vacaciones cómo será el retorno al trabajo y todos los aspectos relacionados con su permanencia en la empresa.
  • Presentación: Que conozca al resto del personal, sus jefes directos y a todos sus compañeros.

 

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¿Cómo lograr la retención del talento humano?

Una vez que termina el proceso de reclutamiento para una PyME y tienes lo mejor del talento humano el camino no termina allí, porque es importante retenerlo. La pregunta es: ¿cómo hacerlo?

Aquí te dejamos unos y tips que te serán de utilidad:

  • Procura que la cultura empresarial del negocio sea atractiva, que tu nuevo personal se identifique con tus valores. De esta manera se sentirá parte de la organización.
  • Reconoce los logros del personal, hazles saber que notaste que sus metas fueron alcanzadas y si puedes establecer algún tipo de recompensa, no dudes en hacerlo.
  • Realiza la retroalimentación y críticas constructivas con respeto.
  • Una buena comunicación de los líderes con sus empleados genera confianza y compromiso.

Con estos pequeños detalles podrás aprovechar al máximo el talento humano en tu empresa y tus trabajadores sentirán que son parte importante de la organización.

¡Créenos esto es fundamental para la retención del talento!

¿Cómo evaluar la efectividad del proceso de reclutamiento?

Como te has podido dar cuenta encontrar el mejor personal requiere de tiempo y organización. Así que el proceso de reclutamiento para una PyME debe poder medirse y así determinar si los resultados fueron o no satisfactorios.

Para saber si el proceso fue un éxito tienes que analizar tres aspectos: Tiempo, calidad y costos.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Tiempo

Hay que establecer el tiempo promedio que dura la incorporación de un nuevo personal.

Pero cuidado con medir todas las vacantes de la misma manera. Esto sería un error, porque los puestos que requieren de profesionales especializados suelen necesitar un lapso de tiempo mayor.

Mide detalladamente en cada vacante los días que duraron las fases del proceso: desde la planificación del puesto, recepción de currículum, entrevistas e incorporación del talento humano.

Calidad

Aunque es un poco subjetiva, sí se puede medir la calidad de los aspirantes que se presentaron y cuáles fueron elegidos.

Los jefes directos deben ser responsables de evaluar en un lapso de tiempo, no mayor a tres meses, si el personal cumple con las expectativas.

Costos

Y así llegamos a los números más importantes: ¿Cuánto costó el reclutamiento?

El resultado dirá si el proceso fue exitoso o no. Esto se trata de un negocio en crecimiento, así que es imperativo llevar un registro de la cantidad de dinero invertido para determinar si hay o no retorno de la inversión. Puede hacerse a corto o mediano plazo.

Una forma eficiente de ejecutar es calcular cuáles fueron los costos internos y externos del proceso y el resultado dividirlo por el tiempo invertido.

Otros aspectos que debes conocer

Hay algo que debe definir cuando evalúas la efectividad del proceso: ¿Buscas personal porque tu PyME está creciendo o porque la rotación del personal es constate?

Cuando la búsqueda de talento se da debido a que los trabajadores abandonan pronto tu empresa, entonces definitivamente algo está fallando.

En este caso necesitas una evaluación profunda de la técnica que usas para encontrar empleados, de los salarios, oportunidades de desarrollo para los empleados, del clima organizacional... y quizás tengas que considerar los servicios de un experto en recursos humanos para atacar de raíz el problema.

Departamento de Recursos Humanos: ¿Vale la pena tenerlo?

En ocasiones para las PyMEs no es sencillo estructurar un departamento de Recursos Humanos, toda vez que esto requiere de inversión económica y tiempo. Si tienes la oportunidad de ampliar tu pequeña empresa, no dudes en considerar contar con los servicios de, por lo menos, un profesional en el área.

¿Quieres saber por qué es tan importante un departamento de Recursos Humanos? ¡Veamos!

La principal función de este departamento es ayudar a lograr los objetivos de la empresa elaborando estrategias que optimicen la productividad.

El éxito de la organización está estrechamente ligado al esfuerzo de cada uno de sus integrantes y en RRHH se encargan de encontrar el talento capaz de comprometerse lo suficiente como para alcanzar las metas.

Un especialista en recursos humanos te ayudará a:

  • Planificar estrategias y evaluaciones para reclutar al mejor personal.
  • Aportar conocimientos para estructurar políticas salariales.
  • Fomentar buenas relaciones laborales entre los integrantes de un equipo.
  • Analizar cada uno de los departamentos y puestos para crear el perfil deseado de sus integrantes.

Contar con la experiencia de un especialista en recursos humanos es tener apoyo para transmitir eficientemente la cultura empresarial a tus empleados.

Pero, mientras eso sucede y estructuras un departamento formal, ya sabes cómo reclutar personal. No nos queda más que desearte mucha suerte.

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