Proceso de reclutamiento para una PyME: ¡descubre todo lo necesario!

¿Qué es el proceso de reclutamiento para una PyME?

Empecemos por lo básico, necesitas entender el concepto de reclutamiento de personal para que puedas hacerlo bien.

No se trata de colocar un anuncio que diga "se busca personal" y solo esperar a que lleguen los currículums, es más que eso.

En una PyME, un proceso de reclutamiento bien estructurado te ayuda a:

• Definir con claridad qué perfil necesitas realmente.
• Llegar a candidatos que tengan las competencias técnicas y blandas necesarias.
• Reducir el riesgo de malas contrataciones, que son costosas en tiempo, dinero y clima laboral.

En pocas palabras, el proceso de reclutamiento requiere planificación, estrategia y objetividad para encontrar a los candidatos con las mejores habilidades, experiencia, disposición y que se adapten al empleo que ofreces.

Etapas del proceso de reclutamiento: Capta al personal ideal en 6 pasos

Primero responde esta pregunta: ¿existe realmente la necesidad de cubrir una vacante en tu empresa?

Si la respuesta es afirmativa, entonces pongámonos manos a la obra. Esta es una guía de pasos a seguir que te servirá de apoyo:

1. Identifica necesidades y diseña un plan

El primer paso en el proceso de reclutamiento para una PyME es identificar las necesidades reales de la organización: cuánto personal requieres, cuál es el perfil adecuado para cubrir las vacantes y no menos importante: cuánto puedes pagar.

A esta etapa se le puede denominar como "planificación" y es imperativo que se haga de forma organizada. Aquí te dejamos los aspectos a tomar en cuenta en este punto del proceso:

Evaluación de la vacante: Define cuáles son las características de la vacante y las necesidades de esa área de la PyME. Una vez que tengas esto claro, es momento de establecer cuáles serán las competencias del personal.

Perfil del futuro empleado: Con base en las tareas y objetivos del cargo, define el perfil profesional y la importancia de la experiencia del candidato:

• Nivel de estudios mínimo.
• Experiencia deseable (años, tipo de industria o funciones) y por qué esa experiencia previa es relevante para el puesto.
• Habilidades específicas (por ejemplo, manejo de software, idiomas, experiencia con clientes).
• Modalidad de trabajo: presencial, híbrida o teletrabajo.

Recursos económicos: Para contratar personal debes fijar los salarios en la empresa y posteriormente presupuestar cuál es la remuneración económica que ofrecerás.

Las empresas, sean grandes o pequeñas, determinan cuánto personal pueden anexar a su nómina basándose en los recursos con los que cuentan.

Evalúa cuál es el sueldo promedio que ofrecen en el mercado. Toma en cuenta si será tiempo parcial o completo y cuáles serán los paquetes de beneficios, estos aspectos son importantes porque son la base con la que atraerás al mejor talento.

Una vez que tengas eso definido puedes decidir cuál será el contrato laboral que mejor se adapta a tus necesidades, pero siempre apegado a las normas establecidas en el Código de Trabajo.

Que tu marca sea la carta de presentación: La fase de captación de personal debe aprovecharse en todos los aspectos y más si invertirás recursos para ello. Es una buena idea hacer que sea la marca de la PyME la carta de presentación.

Esto se logra procurando que la empresa sea atractiva y así el mejor talento se interese en trabajar para ti.

La recomendación es que, antes de empezar a buscar personal, afines detalles que les permitirán ver a los futuros talentos que lideras una empresa en crecimiento y con excelente proyección.

¡Se busca personal!: Cuando ya tienes todos los pasos anteriores concretados llegamos al momento que estabas esperando: decirle al mercado laboral que estás captando su talento para que se incorporen a tu negocio.

Para encontrar al candidato idóneo usa todos los medios que tengas disponibles. Hay dos tipos de fuentes de reclutamiento:

No desprecies ninguna de las dos fuentes porque nunca se sabe de dónde puede provenir el candidato ideal.

2. ¿Reclutamiento en línea? ¡Claro que sí!

Si en el proceso de reclutamiento te imaginas a los candidatos leyendo los anuncios del periódico y marcando con un círculo los empleos en los que están interesados, es momento de que consideres usar las nuevas tecnologías.

Las comunicaciones digitales arropan cada aspecto de nuestras vidas y en la captación de personal no es diferente. Así que aprovecha internet y las redes sociales para encontrar el talento que necesitas.

Estas son las ventajas de usar Internet para el proceso de reclutamiento e una PyME:

• En la web, un anuncio de que necesitas personal llegará a una mayor cantidad de personas. Incluso a quienes están fuera de tu zona geográfica. La distancia no es problema, porque hoy el teletrabajo es una realidad.
• La selección en línea es inmediata, porque el mundo digital se mueve aceleradamente. Así que no te preocuparás por la demora.
• Buscar personal en Internet te ayuda a encontrar al candidato ideal, mientras que al mismo tiempo posicionas a tu empresa poniéndola en boca de los profesionales de tu área.
• La búsqueda es óptima, pues hoy existen plataformas en línea exclusivas para profesionales.

Además, con el reclutamiento digital tienes la ventaja de poder acceder a información más detallada de los aspirantes.

Probablemente tengan perfiles en las redes sociales, y en sus publicaciones puedes determinar si sus valores están a la par de los de tu empresa.

Con esto no queremos decirte que dejes de lado las formas más tradicionales, ¿conoces el dicho que reza: todos los caminos llevan a Roma? Pues, hagámoslo mejor, ¡que todos los caminos lleven a tu negocio!

3. Prepara la entrevista del proceso de reclutamiento

No existe una fórmula mágica para captar al personal ideal, pero la entrevista perfecta te acercará al mejor talento y te dará un buen capital humano.

De tal manera que no solo los aspirantes deben prepararse para una entrevista, tu PyME también tiene que estar listo para dar la mejor impresión y tener la mejor disposición.

Sigue este paso a paso para preparar la entrevista perfecta en tu proceso de reclutamiento para una PyME:

1. Lo primero que debes hacer es filtrar los currículums para no usar tu tiempo entrevistando a candidatos que están lejos de cumplir con los requisitos de la vacante.
2. Cuando tengas la lista de quienes cumplen con las expectativas, revisa sus redes sociales, así conocerás un poco más sobre ellos. Podrás hacer aún más corta la lista de candidatos después de ver sus publicaciones.
3. Prepara las preguntas de acuerdo a la personalidad del aspirante y agrega también interrogantes inherentes al cargo para el que se postula.

Preguntas que puedes hacer en una entrevista de trabajo: ¿Cómo defines a tu jefe anterior y a la empresa en la que trabajaste?

• ¿Cuáles fueron tus mejores aciertos en tu trabajo anterior? ¿Y cuáles fueron los desaciertos?
• ¿Qué aprendiste de los errores cometidos en tu trabajo anterior?
• ¿Cuáles son tus principales fortalezas para este puesto de trabajo?

Atención a la comunicación no verbal: En el momento de la entrevista además de poner atención a las respuestas que recibas, debes analizar la comunicación no verbal. No se trata solo de lo que te dicen, sino cómo te lo dicen.

Otras buenas prácticas para entrevista de trabajo que debes considerar se asocian a la cordialidad que debes mostrar como empleador, la atención que necesitas prestar en todo momento y la capacidad para tomar nota y procesas datos.

Si estás captando personal, no basta solo con encontrarlo. Tienes que hacer valer sus habilidades y con nuestro ebook 10 técnicas para aprovechar el talento humano de tu empresa tendrás las claves. Solo tienes que hacer clic para descargarlo ahora mismo.

4. Identifica las características que debe tener el personal que contrata una PyME

Además del profesionalismo y talento, debes considerar algunas características puntuales en quienes pasen a formar parte de tu emprendimiento.

Ellos serán una base importante para alcanzar tus metas de desarrollo, así que para tu negocio solo lo mejor:

Empatía: Cada vez más las empresas valoran la capacidad que tiene una persona de reconocer emociones y sentimientos en quienes le rodean. Esta cualidad del ser humano permite resolver problemas y construir relaciones productivas.

Adaptabilidad: Las personas que se adaptan rápidamente a un nuevo entorno de trabajo suelen tener otras habilidades como creatividad, innovación y capacidades de responder con rapidez a los problemas.

Capacidad de trabajar en equipo: Cuando se trabaja en equipo es más fácil alcanzar metas, porque se eliminan los obstáculos que impiden el crecimiento individual.

Además hay mayor motivación, se genera un sentido de pertenencia con la empresa y se fomenta la responsabilidad.

5. Eligiendo al candidato idóneo

Luego de realizar las entrevistas y cerciorarte cuáles candidatos conjugan las habilidades que requieres con una gran personalidad, llega el momento más difícil: elegir al mejor.

No te dejes llevar por las emociones, estudia las respuestas de cada uno de los aspirantes.

Es una buena idea que uses un formato estándar en el que puedas ir tomando nota de aspectos que te parecen interesantes en las entrevistas.

La simpatía y las primeras impresiones son importantes, pero la objetividad es mejor consejera.

Así que básate en el análisis de todos los datos para que te quedes con el mejor perfil.

Por último llama a la persona que se incorporará a tu equipo y dale la noticia de que tiene un nuevo empleo.

Pero también notifícale al resto que en esta oportunidad no es lo que buscas. Es un buen gesto que te hará quedar bien como empresa.

Si no te sientes cómodo con este último paso, otra opción es que justo al terminar la entrevista des una referencia de cuántos días te tomará decidirte. Así transcurrido ese lapso de tiempo no esperarán más por la llamada.

6. Incorpora al nuevo personal: el onboarding

¡Felicitaciones! Ya tienes al mejor talento humano para tu empresa, ahora empieza la incorporación u “onboarding”.

Un buen onboarding ayuda a que el nuevo colaborador entienda rápido su rol, se adapte a la cultura y aporte valor en menos tiempo.

En esta fase es imperativo que entiendas lo que está experimentado tu nuevo personal, para que así le facilites el camino a la adaptación:

• Tiene expectativas de lo que serán sus funciones y de lo que la empresa espera de él.
• Temor de no ser aceptado por sus compañeros o no poder alcanzar las metas establecidas.
• Entusiasmo por las oportunidades de desarrollo que le hayas ofrecido al mostrarle su paquete de trabajo.

Para hacer que este proceso sea corto y el trabajador pueda dar lo mejor de sí lo más pronto posible, lo recomendable es elaborar un paquete de inducción.

Estas son algunas ideas que te ayudarán a elaborar el paquete de inducción:

• Bienvenida a la empresa: Realicen un recorrido por las instalaciones en el que se cuente la historia de la organización, cómo nació y cuáles son las metas a futuro.
• Políticas generales: Las reglas deben estar claras desde el primer día. Explica horarios, entrega el reglamento interno, facilita información sobre las fechas de pago, qué hacer cuando no se asiste al trabajo, tras vacaciones cómo será el retorno al trabajo y todos los aspectos relacionados con su permanencia en la empresa.
• Presentación: Que conozca al resto del personal, sus jefes directos y a todos sus compañeros.

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¿Cómo lograr la retención del talento humano?

Una vez que termina el proceso de reclutamiento y selección de personal y tienes lo mejor del talento humano el camino no termina allí, porque es importante retenerlo. La pregunta es: ¿cómo hacerlo?

Aquí te dejamos unos y tips que te serán de utilidad:

• Procura que la cultura empresarial del negocio sea atractiva, que tu nuevo personal se identifique con tus valores. De esta manera se sentirá parte de la organización.
• Reconoce los logros del personal, hazles saber que notaste que sus metas fueron alcanzadas y si puedes establecer algún tipo de recompensa, no dudes en hacerlo.
• Realiza la retroalimentación y críticas constructivas con respeto.
• Una buena comunicación de los líderes con sus empleados genera confianza y compromiso.

Con estos pequeños detalles podrás aprovechar al máximo el talento humano en tu empresa y tus trabajadores sentirán que son parte importante de la organización.

¡Créenos esto es fundamental para la retención del talento!

¿Cómo evaluar la efectividad del proceso de reclutamiento?

Para saber si tu proceso de reclutamiento para una PyME está funcionando, necesitas medirlo. Una forma útil de hacerlo es considerar tres dimensiones principales: tiempo, calidad y costos, y convertirlas en indicadores claros (KPI).

Tiempo

Mide cuánto demora tu empresa en cubrir una vacante desde que se aprueba hasta que la persona ingresa.

Puedes apoyarte en indicadores como:

• Tiempo de cobertura de vacante (Time to Fill): días entre la aprobación de la vacante y la aceptación de la oferta por parte del candidato.
• Tiempo de contratación (Time to Hire): días entre el primer contacto con el candidato y la aceptación de la oferta.

Es importante no comparar vacantes muy distintas entre sí; un cargo administrativo suele llenarse más rápido que uno muy especializado.

Calidad

Aunque es más subjetiva, la calidad de la contratación se puede aproximar con:

• Desempeño del nuevo colaborador a los 3–6 meses, según la evaluación de su jefe directo.
• Permanencia: porcentaje de contrataciones que siguen en la empresa después de un período determinado (por ejemplo, 6 o 12 meses).
• Ajuste cultural: nivel de integración con el equipo y alineación con los valores de la empresa.

Los jefes directos deben participar en esta evaluación, ya que son quienes mejor conocen el aporte del nuevo colaborador.

Costos

Por último, es clave calcular cuánto te cuesta reclutar y seleccionar a una persona, para entender si el proceso es sostenible y rentable.

Algunos elementos a considerar:

• Costos internos: tiempo invertido por quienes participan en el proceso (dueños, jefes de área, RRHH), materiales, herramientas.
• Costos externos: publicaciones pagadas en portales, servicios de consultoras, pruebas psicolaborales, etc.

Una aproximación sencilla es calcular el costo total del proceso y dividirlo por la cantidad de contrataciones realizadas en un periodo, para obtener un costo por contratación. También puedes relacionar estos costos con resultados del negocio (por ejemplo, aumento de ventas o mejora de productividad) para estimar el retorno de la inversión.

Otros aspectos que debes conocer

Hay algo que debes definir cuando evalúas la efectividad del proceso: ¿Buscas personal porque tu PyME está creciendo o porque la rotación del personal es constante?

Cuando la búsqueda de talento se da debido a que los trabajadores abandonan pronto tu empresa, entonces definitivamente algo está fallando.

En este caso necesitas una evaluación profunda de la técnica que usas para encontrar empleados, de los salarios, oportunidades de desarrollo para los empleados, del clima organizacional... y quizás tengas que considerar los servicios de un experto en recursos humanos para atacar de raíz el problema.

Para profundizar en estos temas, en este artículo te explicamos cuáles son los procesos clave de la gestión de personas y cómo implementarlos en tu negocio.

Departamento de Recursos Humanos: ¿Vale la pena tenerlo?

En ocasiones para las PyMEs no es sencillo estructurar un departamento de Recursos Humanos, toda vez que esto requiere de inversión económica y tiempo.

Si tienes la oportunidad de ampliar tu pequeña empresa, no dudes en considerar contar con los servicios de, por lo menos, un profesional en el área.

¿Quieres saber por qué es tan importante un departamento de Recursos Humanos? ¡Veamos!

La principal función de este departamento es ayudar a lograr los objetivos de la empresa elaborando estrategias que optimicen la productividad.

El éxito de la organización está estrechamente ligado al esfuerzo de cada uno de sus integrantes y en RRHH se encargan de encontrar el talento capaz de comprometerse lo suficiente como para alcanzar las metas.

Un especialista en recursos humanos te ayudará a:

• Planificar estrategias y evaluaciones para reclutar al mejor personal.
• Aportar conocimientos para estructurar políticas salariales.
• Fomentar buenas relaciones laborales entre los integrantes de un equipo.
• Analizar cada uno de los departamentos y puestos para crear el perfil deseado de sus integrantes.

Contar con la experiencia de un especialista en recursos humanos es tener apoyo para transmitir eficientemente la cultura empresarial a tus empleados.

Si quieres profundizar en cómo administrar a tu equipo más allá de la contratación, revisa esta guía sobre gestión de personal.

Preguntas frecuentes sobre el proceso de reclutamiento para una PyME

¿Cuánto debería durar un proceso de reclutamiento en una PyME?

Depende del tipo de cargo, pero para roles administrativos o comerciales suele ser razonable un plazo de entre 2 y 4 semanas, considerando publicación, entrevistas y decisión. Para perfiles técnicos o altamente especializados, el plazo puede extenderse varias semanas más.

¿Cómo puede una PyME competir por talento frente a empresas grandes?

Aunque quizá no puedas igualar todos los beneficios de una gran empresa, sí puedes destacar ventajas como cercanía con los líderes, mayor autonomía, impacto directo en los resultados y ambientes de trabajo más flexibles. Comunicar bien estos atributos es clave para atraer candidatos.

¿Qué errores comunes debería evitar una PyME al reclutar?

Algunos errores frecuentes son: no definir bien el perfil del cargo, publicar ofertas poco claras, alargar demasiado el proceso, no dar feedback a los candidatos y no formalizar bien las condiciones laborales desde el inicio.