¿Cuál es el plazo para facturar una guía de despacho en Chile?

Fernanda Lesmes

Escrito por Fernanda Lesmes

Soy Chief Officer Revenue en Nubox; egresada de Uniempresarial en la carrera de Business Administration and Management; actualmente estoy desarrollando un programa de Organizational Leadership en Stanford University

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Las guías de despacho son obligatorias en su emisión, ya que son parte de la documentación tributaria que se debe utilizar en cualquier transacción comercial. Este documento, que se convirtió en obligatorio en 2020, permite asegurar la entrega de mercancías o productos. 

Se debe apelar a su uso para darle seguridad al desplazamiento de bienes, es decir, demostrar que la mercadería está siendo comprada y no es robada, en caso que exista una fiscalización durante su traslado. 

La guía de despacho también permite asegurar las entregas al receptor para posteriormente generar el proceso de facturación y verificar que los productos entregados correspondan a los que se van a facturar. El comprador será el encargado de firmarla para dejar constancia de su recepción conforme o disconforme, un paso obligatorio para poner fin a la transacción. 

Recuerda que las guías de despacho se asocian a las ventas, por lo cual  es importante tener en cuenta que  las ventas de bienes y servicios se encuentra normada en el Decreto de Ley N°825 de 1974.

Si aún no conoces los plazos para facturar una guía de despacho, no te preocupes, que acá te lo explicamos todo. ¡Continúa leyendo!

¿Cuál es el plazo para facturar una guía de despacho?

El plazo para facturar una guía de despacho será hasta el décimo día del mes siguiente desde el momento que se han realizado las operaciones. Estas siempre deben señalar el período tributario en el que se realizaron dichas operaciones

Para los efectos de facturación asociada a la guía de despacho, es importante que sepas que esta se encuentra normada en el Artículo 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, la cual se complementa con la Circular N° 103, de 1979.

Recuerda que las guías de despacho son de carácter obligatorio. Sin embargo, las partes pueden acordar postergar la generación de facturación. Esto se relaciona a la Ley de Pago a 30 Días. No olvides que también son obligatorias en caso de traslado de bienes que no estén destinados para la venta. 

Particularidades de la facturación de una guía de despacho

Recuerda que la guía de despacho es un documento tributario, el cual también puede ser electrónico y el software que tu empresa tenga también debe considerarlo como tal.

Ahora bien, acá te dejamos algunas particularidades que se pueden enfrentar al momento de generar una facturación electrónica de acuerdo a una guía de despacho:

  1. La emisión de una guía de despacho electrónica es obligatoria desde que la reforma tributaria indica.
  2. Los sectores como silvoagropecuario (forestales), pesca artesanal, pequeña minería y pirquineros, podrán seguir emitiendo dicha documentación en formato manual (papel).
  3. También, en los casos anteriores, para la guía de despacho se podrá optar por un mecanismo mixto, según indica la REX N°8 del 17 de enero del 2020.
  4. Las guías de despacho siempre deben ser firmadas por el receptor, para dar fe de que recibió los productos. Sin embargo, en caso que no se haya enviado un producto y la guía lo contemplaba, se debe dejar constancia en el libro de guías, para no cometer errores en la facturación.
  5. Si se facturó y hubo errores en la facturación, te recomendamos revisar  un artículo que escribimos sobre ¿Cuál es el plazo para anular una guía de despacho en Chile?
  6. La no emisión de una guía de despacho oportuna, ya sea en el caso de traslado de mercaderías, y que deban facturarse o no, está sancionada bajo el Artículo N°97 N°10 del Código tributario. 
¿Qué es una guía de despacho electrónica?

¿Qué empresas están obligadas a exhibir guías de despacho y cuáles no?

Las empresas que tienen la obligación de exhibir guías de despachos o facturas para el traslado de mercaderías son:

  • Empresas de productos industriales
  • Empresas de productos agrícolas.
  • Empresas mineras
  • Empresas de productos de mar.
  • Empresas de materias primas o insumos no utilizados.
  • Empresas de cualquier otro bien corporal mueble.
Las empresas que tienen la obligación de presentar una guía de despacho y no necesariamente la factura, ya que se considera para el traslado de bienes muebles no constituidos para venta, son:
  • Servicios de almacenaje y custodia.
  • Servicios de embalajes.
  • Traslados de bienes para la producción.
  • Envío de especies a sucursales.
  • Traslado de bienes para el puerto de embarque.
  • Traslado de bienes importados desde el servicio de aduana.

Recuerda que éstas y muchas otras particularidades se alojan en la circular N°103 de 1979.

¿Cómo generar guía de despacho desde el Servicio de Impuestos Internos?

Si tu factura electrónica se asocia a una guía de despacho, lo primero que debes generar será la guía. Para ello, realiza los siguientes pasos en la plataforma del SII:

  1. En principio, debes contar con clave de acceso al Portal del SII.
  2. Ingresar al SII en los servicios en línea.
  3. Seleccionar facturación electrónica gratuita del SII.
  4. En el menú que se desplegó se debe ingresar a emisión de documentos tributarios electrónicos. 
  5. Elegir Guía de Despacho Electrónica.
  6. Autentificar la información.
  7. Ingresar los datos solicitados sin olvidar el Rut del receptor, para que este firme de forma electrónica al momento de aceptar el documento.  
  8. Revisar los datos ingresados para validar y enviar.
  9. Finalmente, en su emisión, podrás imprimir. La guía se envía de forma automática al SII para su despacho electrónico. 

Recuerda que este procedimiento varía de acuerdo al tipo de software que tenga la empresa, ya que no todas emiten guías o facturan a través del SII. 

¿Cómo generar una factura asociada a una guía de despacho desde el Servicio de Impuestos Internos?

Ya con la guía validada por el SII y despachada al receptor para su firma, se podrá generar su factura, y tendrás hasta el décimo día del mes siguiente desde el momento que se han realizado las operaciones y/o apelar a la Ley de pago en 30 días. 

Ahora bien, para generar la factura asociada a la guía emitida, se deben cumplir con los mismos pasos anteriores, hasta el punto 3. Luego, debes hacer lo siguiente:

  1. Elegir del menú desplegado “historial de DTE y respuesta a documentos recibidos.
  2. Seleccionar “ver documentos emitidos”
  3. Seleccionar la guía de despacho electrónica a facturar.
  4. Ingresar a “Facturar Guía”.
  5. Esta se completará automáticamente. 
  6. Validar y visualizar, luego de confirmar los datos ingresados.
  7. Finalmente, se debe firmar y enviar el documento al receptor.

Ahora que ya sabes más sobre la facturación de guía de despacho electrónico,  queremos contarte que Nubox cuenta con un Software de Facturación que te ayuda a emitir de forma rápida los documentos tributarios establecidos por la ley. Si quieres obtener información, puedes ponerte en contacto con uno de nuestros Ejecutivos Comerciales para que te ofrezcan toda la información que necesitas saber.

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