Libro de honorarios: ¿qué es y cómo se hace?

El libro de honorarios es uno de los instrumentos contables indispensable para la salud financiera de tu empresa, porque te permite llevar un registro confiable de los servicios independientes recibidos en un lapso de tiempo.

Gracias a este registro tienes a la mano, de forma ordenada y transparente, la documentación que respalda la contratación y uso de profesionales o servicios autónomos.

Es importante que sepas diferenciar entre la boleta y el libro de honorarios: La boleta la emiten las personas naturales que prestan servicios profesionales y el libro de honorarios lo elabora la empresa para tener orden de las boletas que recibe.

Para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMES) la emisión de esta documentación no tiene que convertirse en un dolor de cabeza si estás conectado a la digitalización empresarial.

Por eso, aquí te explicamos lo que necesitas saber para mantenerte al día con este trámite financiero.

¿Qué es una boleta de honorarios?

Se trata de un documento tributario Electrónico (BTE) que se utiliza para reflejar y respaldar pagos de servicios esporádicos realizados de forma independiente.

Es un trámite que deben emitir los contribuyentes con el inicio de actividades de segunda categoría de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, como, profesionales, sociedades profesionales y personas que ejecutan actividades lucrativas.

El objetivo de la boleta de honorarios es avalar los pagos de profesionales independientes. En caso de que el prestador del servicio no esté en la capacidad de emitir la boleta, es la empresa la encargada de cumplir con el trámite.

Por ley, es indispensable que cumpla con una serie de características específicas que mencionamos a continuación:

• Numeración correlativa
• Información del contribuyente
• Fecha de emisión
• Datos del cliente
• Naturaleza y monto del honorario.

La boleta se emite a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (SII) en el momento que se realiza la remuneración. En otras palabras, cuando el dinero ingresa al patrimonio del contribuyente. Puede ser a través de:

• Pago efectivo;
• abono en cuenta;
• puesta a disposición del interesado.

¿Qué es el libro de honorarios?

Es una herramienta tributaria en la que se reflejan las boletas de honorarios que emite y recibe la empresa en un periodo determinado de tiempo.

Resulta clave en la salud financiera de las organizaciones, porque permite llevar un control detallado y transparente del flujo de dinero relacionado con el pago de servicios profesionales autónomos.

Como instrumento contable, son los profesionales encargados de la administración de la empresa los responsables de elaborarlo.

Aunque requiere cumplir con una serie de características, no es un trámite complicado cuando se cuenta con un software de gestión que esté diseñado para minimizar errores e incidencias financieras.

Formato de libro de honorarios: ¿qué debe incluir?

Un libro donde se registran las boletas de honorarios funciona de forma similar a un libro de facturas. En este instrumento financiero se respaldan los pagos relacionados con honorarios profesionales.

Debe contar con estas características:

• Mes y año del libro
• Fecha de emisión de la boleta
• Nombre del profesional emisor de la boleta
• Registro Único Tributario (RUT) del prestador de servicios
• Información detallada de la prestación de servicios a honorarios
• Monto bruto de la prestación de servicios a honorarios
• Impuesto retenido
• Monto a pagar por los servicios.

En el libro, cada boleta debe estar reflejada en el orden cronológico de la emisión.

¿Cómo llevar el libro de honorarios?

El proceso contable de las empresas requiere llevar libros de diferentes transacciones, como compras, ventas, remuneraciones y con los honorarios no es distinto.

Esto, no solo permite estar al día con el fisco, sino que también contribuye a entender lo que sucede dentro de tu negocio de una forma transparente y simple. De allí que, realizar una buena gestión al momento de registrar las boletas es fundamental.

La digitalización hace que el proceso sea sencillo y confiable. Los softwares de gestión como el de Nubox, que permite centralizar las boletas recibidas, es una opción que ayuda cumplir con las exigencias del Servicio de Impuestos Internos y actualizar los registros financieros de la compañía.

Además, es de gran ayuda que mantengas al día el registro contable y de servicios, porque de esta manera tienes la seguridad de que el libro se encuentra actualizado.

¿Necesitas asistencia para elaborar el libro de honorarios? Toma en cuenta los siguientes consejos:

• Utiliza un software que te permita llevar las finanzas de tu empresa.
• Recopila y guarda de forma ordenada todas las boletas que hayas recibido en un lapso de tiempo determinado.
• Conserva la documentación que pruebe el pago de los servicios recibidos, como, facturas y tickets.
• La información, también debes reflejarla en el libro diario de contabilidad.
• Comprueba y revisa las boletas antes de asentarlas.

Si cuentas con herramientas contables actualizadas, es un proceso que no requiere de mayor esfuerzo y te ayudará a mantener la salud financiera de la organización.

¿Cómo funciona el pago por honorarios?

Uno de los aspectos que caracteriza al mercado laboral de Chile es el aumento de personas que trabajan por cuenta propia.

Según datos de la Corporación de Investigación, Estudio y Desarrollo de la Seguridad Social (Ciedess) se estima que más de 2.8 millones de ciudadanos trabajan bajo esta modalidad.

El pago de honorarios y mantener un registro de ellos, le da formalidad a la prestación de sus servicios. Posee una serie de características como:

• Quien presta el servicio no forma parte de la nómina de la empresa y el cobro se realiza a través de una factura.
• El vínculo laboral no es subordinado, porque se trata de la prestación de un servicio profesional autónomo.
• Aunque se refiere a trabajos independientes, todos los ingresos poseen obligaciones fiscales que deben cumplirse.

Como te has podido dar cuenta, se trata de un trámite simple y automatizado que no genera inconvenientes al momento de realizarlo.

Para hacer el proceso aún más sencillo, te invitamos a conocer Nubox PyME, una herramienta de gestión de negocios atendiendo las necesidades de las empresas modernas.