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Cómo mejorar la gestión del tiempo en una pyme
Cómo hacer crecer tu negocio | 3 min de lectura

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en una pyme?

Martina Jaramillo

Escrito por Martina Jaramillo

Head of Sales en Nubox Chile I Ayudo a las Pymes en su proceso de digitalización y crecimiento I Ingeniera Comercial

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El tiempo suele ser uno de los recursos más caros y preciados en todos los campos. Para una pequeña y mediana empresa, que debe lidiar con muchas urgencias, tareas y desafíos (normalmente con un capital humano escaso), es aún más valioso. ¿Cómo mejorar la gestión del tiempo de una pyme?

Para muchos emprendedores o dueños de su propia empresa, faltan horas del día para lograr terminar todo lo que tienen pendiente y cumplir sus metas esperadas. La gestión del tiempo en una pyme es esencial, ya que ayuda a mejorar la productividad y a ser más eficientes.

Incluso, según un reporte del Centro de Investigación de Emprendimiento y Desarrollo Económico en Gran Bretaña, las pymes del Reino Unido que administraban bien su tiempo eran más propensas a alcanzar mayores márgenes de crecimiento que aquellas que no poseían una buena gestión horaria. ¿Cómo lograr manejar mejor tu tiempo? Te damos las claves:

 

Nueva llamada a la acción

 

Establece objetivos claros 

Es importante ser preciso con los resultados, plazos, etapas y medios que requieren las actividades de la empresa. Esto permite que el equipo pueda comprender de manera concreta la visión de la compañía y saber cómo proceder a alcanzar las metas. Gardner y Mortensen señalan al Harvard Business Review que esta mirada a largo plazo facilita la eficiencia en el desarrollo de cualquier tarea.

 

Analiza los plazos 

Siendo el tiempo tan limitado dentro de una pyme, no es de extrañar que uno de sus principales problemas sea hacerse de un espacio para el análisis. Sin embargo, es importante tomarse el tiempo para estudiar cómo mejorar sus operaciones y comprender qué buenas prácticas hay en el mercado

Una buena autoevaluación es clave para identificar dónde se está perdiendo el tiempo, por qué sucede y qué se puede hacer al respecto por área, lugar, persona o tarea. Con un análisis más preciso de los plazos que toma completar las tareas, la empresa puede tener un punto de referencia con el que se pueda comparar en el futuro.

Define niveles de prioridad

Mejorar la gestión del tiempo en una pyme requiere de disciplina. No hay mejor ejemplo de rigor en este asunto que el uso de listas de chequeo. Es imposible guardar toda la secuencia de tareas, ideas o preocupaciones en la cabeza, y cualquier desorden en las tareas produce problemas de comunicación y desconcentración en los equipos de trabajo, lo que lleva a la ineficacia. Se recomienda  ordenar las tareas de manera estratégica, que los empleados comiencen trabajando en aquellas labores que se les exige más dedicación. Este foco permite disminuir el tiempo que pierden al culminar con una tarea secundaria y volver a concentrarse para realizar otra. 

Haz un seguimiento continuo

Es clave monitorear de manera frecuente el estado de avance de las tareas. Por un lado, permite verificar el cumplimiento de hitos y, por otro lado, corregir de manera oportuna cualquier problema en el camino. Al mismo tiempo, facilita la gestión de crisis y, con esto, el personal puede identificar de manera oportuna eventuales imprevistos que hubiesen consumido más tiempo del habitual.  

 

Software de gestión

 

Busca herramientas para apoyar el desarrollo de tareas

El uso de la tecnología puede ayudar a mejorar la gestión del tiempo en una pyme, pues permite automatizar el desarrollo de tareas manuales repetitivas y acompaña al empleado en su seguimiento. Por ejemplo, al apoyarse en un software especializado en contabilidad, factura electrónica o remuneraciones, es posible hacer balances y llenar los libros de manera más rápida y precisa. De igual manera, permite medir tiempos que antes no habrían sido capaces de calcular y obtener grados de avance de las metas.

 

Nueva llamada a la acción

 

Sé preciso

En ocasiones, el objetivo de una reunión de trabajo se reduce, simplemente, a convocar al equipo. Por este motivo, se recomienda realizarlas si es estrictamente necesario y si cumple con objetivos específicos, ya que implica que los asistentes deban dejar de realizar otras tareas.  Por lo mismo, se sugiere dirigir de manera más efectiva este tipo de actividades, que deben ser breves y focalizadas

Una reunión con una agenda o minuta precisa disminuye el tiempo en que el personal debe prepararla, reduce los tiempos muertos en estas sesiones y permite articular de manera más eficaz la información que se maneja allí, como actas y documentación, con tareas a seguir, roles y responsabilidades a asignar. 

Si una buena administración horaria implica un crecimiento más rápido, ¿por qué no priorizar la gestión del tiempo dentro de tu pyme?  Mejorar la gestión del tiempo en una empresa es cosa de ordenar el negocio según metas, objetivos y prioridades. Requiere de seguir simples pasos y arreglar detalles en las tareas diarias, como acotar reuniones, hacer seguimientos o aplicar softwares para acotar el tiempo invertido. 

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