Costos fijos y variables: la métrica crucial en tiempos de crisis

En tiempos de crisis, vigilar métricas tiene una mayor importancia, especialmente cuando se trata de los costos fijos y variables.

Entre otras cosas, seguir de cerca estos indicadores es fundamental para cuidar la rentabilidad y la liquidez de las empresas con el fin de evitar riesgos que pueden llegar a traducirse en la paralización del negocio.

Para empezar, antes de profundizar en la importancia y los beneficios de medir los costos fijos y variables, primero veamos en qué consisten los mismos y en qué se diferencian.

¡Lee hasta el final! Pero antes, recuerda que si quieres seguir aprendiendo sobre la gestión de negocios en momentos adversos, te recomendamos leer el ebook "Claves para gestionar tu negocio en tiempos de crisis".

¿Qué son los costos fijos?

Todas las empresas —y, también, las familias— cuentan con costos fijos: nos referimos a aquellos gastos que son constantes y que permiten cubrir necesidades y servicios indispensables.

Muchas veces, estos costos permanecen invariables en el corto plazo, es decir, no aumentan o disminuyen significativamente en cuestión de semanas o meses ni dependen de factores como la productividad y la época del año.

Entre los costos fijos de un negocio encontramos los siguientes:

• arriendo de locales comerciales, depósitos y otras instalaciones;

• pago de primas de seguro;

• pagos de nóminas;

• recibos de servicios de teléfono, internet, luz y agua;

• impuestos inmobiliarios;

• algunos impuestos o tributos.

No obstante, cuando transcurren largos periodos de tiempo, estos costos sí pueden variar, ya que son impactados por situaciones del entorno y del mercado.

¿Qué son los costos variables?

Estos costos son aquellos que suelen cambiar de manera constante, generalmente acorde al volumen de producción y a las características o dinámicas de la actividad económica. A su vez, estos gastos no siempre son previsibles, sino que pueden surgir a partir de diversas eventualidades.

Entre este tipo de costos encontramos ejemplos como:

• comisiones sobre ventas;

• ciertos impuestos, como los generales y anuales que dependen del nivel de utilidades;

• recursos energéticos como el combustible;

• costos de distribución;

• costos de almacenamiento;

• mantenimiento y reposición de maquinaria;

• materia prima directa.

Tomando en cuenta esto, podemos ver que un negocio de cualquier industria experimentará aumento de sus costos variables si incrementa la productividad.

Por ejemplo, si una fábrica de calzado deportivo se expande y abre nuevas plantas y unidades de producción, incrementará su nivel de gastos en materia prima y distribución.

Asimismo, esta fábrica se enfrenta a costos variables que muchas veces no se anticipan, como reparaciones en sus maquinarias y gastos extra generados por accidentes y eventos no deseados.

Entonces, ¿En qué se diferencian estas métricas?

¡Bien! Como ves, tanto las grandes empresas y contribuyentes como las PyMEs se enfrentan a dos tipos de costos fundamentales: fijos y variables, los cuales —de acuerdo a lo dicho hasta ahora— podemos concluir que se diferencian en estos aspectos: 

Nivel de variación

Mientras que los costos fijos normalmente mantienen los montos, al menos por breves periodos de tiempo, los variables pueden aumentar o disminuir de manera frecuente, ya que dependen directamente de los niveles de productividad.

Frecuencia de tiempo

Los costos fijos deben pagarse dentro de periodos de tiempo preestablecidos y constantes: muchos de estos se cubren de manera semanal, quincenal o mensual.

En tanto, los costos variables no siempre tienen una frecuencia de tiempo específica.

Previsibilidad

La gestión contable aborda estos costos de forma distinta: los fijos se registran sistemáticamente porque son esenciales y permanentes, mientras que los variables no son tan sencillos de pronosticar, por lo cual es necesario esperar a que estos aparezcan para incluirlos en la información financiera.

En otras palabras, una empresa puede hacer un estado financiero proyectado incluyendo —de manera precisa y concreta— todos los costos fijos que deberá pagar durante cierto periodo de tiempo.

En el caso de los costos variables, simplemente hará una estimación de los mismos porque no es posible determinar los montos exactos de estos gastos. 

¡Llegamos a la hora de la verdad!

Ya descritos los costos fijos y variables, veamos algunas razones concretas por las cuales representan una métrica valiosa para los tiempos de crisis:

Previene el colapso del flujo de caja

Vigilar los costos fijos y variables y comparar los mismos con el nivel de ventas e ingresos es sinónimo de control del flujo de caja.

De esa forma, si se detectan tendencias que puedan convertirse en el colapso de la liquidez, se puede tomar decisiones a tiempo, como por ejemplo, una agresiva reducción de ciertos gastos.

Evidentemente, esto cobra una importancia especial en tiempos de crisis, ya que las empresas deben proteger su capital de trabajo para no paralizar sus funciones y superar el contexto adverso.

Ayuda a determinar los niveles de ingreso ideales

Por supuesto, saber cuántos son tus costos totales —sumando los fijos y variables— te permitirá determinar cuántos ingresos necesitas generar para cubrir los mismos y, además, tener un atractivo margen de utilidad.

Como consecuencia, al vigilar esta métrica podrás trazar objetivos claros en cuanto al nivel de ingresos esperado y emprender las acciones necesarias para alcanzarlo.

Facilita una política de precios coherentes

En tiempos de crisis, establecer precios atractivos que resistan el paso del tiempo es una forma de llamar la atención de los consumidores y fidelizarlos.

Por el contrario, una política de precios incoherente que varíe constantemente tiene un efecto negativo, pues suma más incertidumbre a los usuarios que ya enfrentan dificultades a raíz de la crisis.

Por suerte, gracias al análisis de tus costos fijos y variables tendrás la posibilidad de establecer precios coherentes para tus productos y servicios, los cuales —además de ser atractivos para el consumidor— te garantizarán los márgenes de utilidad necesarios. 

¡Llegamos al final! Ya sabes todo sobre los costos fijos y variables y la importancia de vigilarlos de cerca, valorándolos como una métrica clave en tiempos de crisis.