Diferencias con los métodos tradicionales

A diferencia de los tradicionales relojes control instalados en las oficinas, las soluciones remotas utilizan la tecnología para facilitar el registro de asistencia desde cualquier lugar. 

Esto incluye opciones como:

  • Dispositivos móviles con conexión a internet.
  • Sistemas con GPS para validar ubicaciones.
  • Plataformas en línea que integran datos en tiempo real.

Estos sistemas no solo eliminan la necesidad de instalaciones físicas complejas, sino que también mejoran la eficiencia y el acceso a los datos.

Herramientas y soluciones para el control de asistencia en remoto

Las empresas en Chile tienen a su disposición una amplia variedad de herramientas para gestionar la asistencia de sus colaboradores. 

Aquí te presentamos algunas de las más utilizadas:

Software de control de asistencia

Un buen software de control permite un registro detallado de las marcaciones de los trabajadores. 

Muchas opciones están disponibles en la nube, lo que facilita el acceso desde cualquier lugar y dispositivo. 

Además, integran funciones como:

  • Generación de informes automáticos.
  • Seguimiento de ausencias y tareas pendientes.
  • Integración con sistemas de recursos humanos para optimizar los procesos.

Ejemplos de estos sistemas incluyen plataformas con aplicaciones móviles que permiten a los trabajadores reportar su entrada y salida en tiempo real.

Aplicaciones móviles con GPS

Estas soluciones son ideales para equipos híbridos y trabajadores de campo. 

Permiten la marcación de horarios desde cualquier lugar, utilizando la ubicación mediante GPS para garantizar el cumplimiento de las jornadas. 

Estas herramientas suelen incluir:

  • Verificación de la ubicación al momento del registro.
  • Alertas para evitar atrasos o ausencias no justificadas.
  • Acceso a información en tiempo real por parte de los supervisores.

Reloj control de asistencia digital

Aunque los tradicionales relojes de control todavía se usan en algunas oficinas, las versiones digitales están diseñadas para el teletrabajo. 

Estos dispositivos funcionan como controladores remotos conectados a una plataforma central, ofreciendo beneficios como:

  • Sincronización automática con sistemas en la nube.
  • Gestión de horarios en equipos distribuidos.
  • Registro seguro con tarjetas, huellas dactilares o códigos de acceso.

Soluciones personalizadas

Algunas empresas optan por desarrollar herramientas a medida que respondan a sus necesidades específicas. 

Estas soluciones permiten integrar el control de asistencia con otros sistemas de gestión, mejorando la eficiencia a nivel general.

Beneficios del control de asistencia en remoto

Implementar un sistema de control de asistencia remoto trae múltiples beneficios tanto para las empresas como para los trabajadores:

Para las empresas

  • Mejora el cumplimiento de las normativas laborales exigidas por la Dirección del Trabajo.
  • Optimiza la gestión del personal al contar con datos precisos en tiempo real.
  • Reduce los costos asociados al uso de infraestructura física.
  • Facilita la gestión de recursos al generar informes detallados sobre la puntualidad y el desempeño de los colaboradores.

Para los trabajadores

  • Permite mayor flexibilidad en la forma de marcar sus horarios.
  • Reduce la necesidad de desplazamientos innecesarios al lugar de trabajo.
  • Brinda confianza al garantizar que sus marcaciones y horas trabajadas están correctamente registradas.

Implementación de un sistema de control de asistencia

La implementación de un sistema de control de asistencia en remoto requiere planificación y análisis de las necesidades de la empresa. 

Aquí te compartimos los pasos esenciales:

Evaluar las necesidades

Determina si necesitas un sistema para teletrabajo, para equipos híbridos o para gestionar a trabajadores en terreno. Esto definirá el tipo de herramienta a utilizar.

Seleccionar la plataforma adecuada

Elige una solución que ofrezca un buen balance entre funcionalidad, facilidad de uso y costo. Las plataformas basadas en la nube suelen ser más accesibles y escalables.

Capacitar a los colaboradores

Es fundamental enseñar a los empleados el uso correcto del sistema o herramienta seleccionada. Asegúrate de que sepan cómo realizar sus marcaciones y consultar sus horarios.

Monitorear y ajustar

Una vez implementado el sistema, realiza un seguimiento continuo para identificar posibles problemas y realizar ajustes. Esto garantizará que el sistema cumpla con las expectativas de la empresa y los trabajadores.

Cómo elegir el mejor sistema

Al momento de seleccionar un sistema, considera las siguientes opciones y características:

  • Acceso remoto desde diferentes dispositivos.
  • Compatibilidad con la infraestructura tecnológica de tu empresa.
  • Funciones avanzadas como seguimiento por GPS, generación de informes y alertas.
  • Soporte técnico confiable para resolver cualquier consulta.

Cumplimiento y regulaciones en Chile

En Chile, la Dirección del Trabajo establece lineamientos para garantizar el cumplimiento de las jornadas laborales, incluso en contextos de teletrabajo. 

Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de registro de asistencia cumplan con estos requisitos para evitar sanciones.

La transformación digital del trabajo en Chile continúa evolucionando, y los sistemas de control de asistencia deben adaptarse a estas nuevas realidades. 

Con las herramientas adecuadas y una implementación consciente, puedes mantener la coordinación y productividad de cada equipo, incluso cuando sus miembros trabajan desde ubicaciones distintas, y así convertir el desafío del control de asistencia remoto en una oportunidad para mejorar la gestión y eficiencia de tu organización.

Nubox: Impulsando la gestión eficiente de las pymes

Nubox es una plataforma integral diseñada para optimizar la administración de pequeñas y medianas empresas (pymes) en Chile. 

Ofrece soluciones digitales que abarcan desde la facturación electrónica hasta la contabilidad y gestión de remuneraciones, permitiendo a las empresas centralizar y automatizar procesos clave. 

Al utilizar Nubox, las pymes pueden emitir documentos tributarios electrónicos, llevar un control financiero preciso y cumplir con las obligaciones legales de manera eficiente. 

Además, Nubox proporciona herramientas que facilitan la toma de decisiones informadas, gracias a reportes en tiempo real y una visión completa del estado financiero del negocio. 

Su interfaz intuitiva y soporte constante aseguran una implementación sin complicaciones, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa. 

Al integrar Nubox en su operación diaria, las pymes pueden enfocarse en su crecimiento y desarrollo, dejando en manos de expertos la gestión administrativa y contable.