¿Qué es una carta de amonestación?
Una carta de amonestación es un documento escrito mediante el cual el empleador advierte formalmente a un trabajador sobre una falta o incumplimiento de sus obligaciones laborales.
Su propósito principal no es sancionar de manera definitiva, sino corregir conductas y prevenir que la situación se repita.
A diferencia de una amonestación verbal, que es una llamada de atención oral y sin registro oficial, la carta de amonestación por escrito queda registrada en el expediente laboral del colaborador y puede ser considerada en futuras evaluaciones de desempeño o procesos disciplinarios más graves.
Este instrumento forma parte del sistema de sanciones disciplinarias de la empresa y, para ser válido legalmente, debe estar respaldado por el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Marco legal: ¿qué dice el Código del Trabajo?
El procedimiento disciplinario de amonestación en Chile tiene base legal en el artículo 154, número 10, del Código del Trabajo.
Dicha norma establece que el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, que es obligatorio para empresas con 10 o más trabajadores permanentes, deben quedar claramente definidas las sanciones aplicables frente a las infracciones de las obligaciones que este mismo documento contempla.
Según la Dirección del Trabajo (DT), las únicas sanciones permitidas son la amonestación verbal o escrita y la multa de hasta el 25% de la remuneración diaria del trabajador infractor.
Esto significa que, si el reglamento interno de orden higiene y seguridad no contempla expresamente la amonestación, el empleador no está facultado para aplicarla.
Una carta emitida sin ese respaldo puede ser fácilmente desestimada ante la Inspección del Trabajo o en tribunales.
Por eso, antes de emitir una carta de amonestación, es fundamental revisar que el reglamento interno esté vigente, sea conocido por todos los trabajadores y contemple la conducta impropia en cuestión como causal de sanción.
Si necesitas entender mejor las obligaciones del empleador y empleado en el marco del contrato de trabajo, te recomendamos revisar este artículo sobre el contrato a plazo fijo, donde se explican los derechos y deberes de cada parte en la relación laboral.
Tipos de amonestación laboral
El Código del Trabajo y el reglamento interno permiten aplicar distintos tipos de sanción según la gravedad de la falta cometida.
A continuación, los principales:
Amonestación verbal
Es la forma más leve de llamada de atención. El jefe o el área de Recursos Humanos reprende al trabajador de manera oral, sin emitir un documento formal.
Sirve como primer aviso ante faltas menores, como un atraso aislado o un descuido puntual.
Aunque no genera un registro oficial en el expediente del colaborador, la empresa puede registrarlo internamente.
Amonestación escrita o carta de amonestación
Es la medida más formal dentro del procedimiento disciplinario. Se entrega al trabajador personalmente o mediante carta certificada al domicilio registrado en su contrato de trabajo.
Queda archivada en el historial laboral del colaborador y puede utilizarse como antecedente en futuras decisiones.
Este tipo de amonestación para trabajadores tiene mayor peso administrativo y puede influir en procesos de desvinculación si la conducta se reitera.
Multa
Solo procede en casos de atrasos reiterados o daños menores causados a la empresa. No puede superar el 25% de la remuneración diaria del infractor. (Fuente)
¿Cuándo corresponde aplicar una carta de amonestación?
Las cartas de amonestación suelen utilizarse cuando un trabajador incurre en conductas que contravienen las disposiciones fijadas en el reglamento interno de la empresa.
Algunos de los casos más frecuentes son:
- Atrasos e impuntualidad reiterada sin justificación válida
- Faltas injustificadas o ausencias sin aviso
- Incumplimiento de las disposiciones del reglamento de higiene y seguridad en el trabajo
- Bajo rendimiento intencional o disminución deliberada del desempeño
- Conductas impropias como insultos, malos tratos o falta de respeto hacia compañeros o superiores
- Indisciplina o desobediencia a instrucciones del empleador
- Negativa a cumplir procedimientos establecidos, como el marcaje de asistencia
- Abuso de confianza en el manejo de recursos o información de la empresa
Es importante que la amonestación laboral sea proporcional a la falta cometida. No toda infracción merece una carta escrita de inmediato; en muchos casos, una conversación directa o una amonestación verbal es el paso previo adecuado.
Gestionar correctamente el control de asistencia es clave para documentar atrasos y ausencias.
Elementos de una carta de amonestación
Para que una carta de amonestación sea válida y tenga valor legal, debe contener los siguientes elementos:
- Identificación de las partes: Nombre completo y RUT tanto del trabajador como del empleador o representante legal de la empresa. También debe indicarse el cargo que ocupa el colaborador.
- Relación detallada de los hechos: Este es el contenido de una carta de amonestación más importante. Debe describirse con precisión qué ocurrió: fecha, hora, lugar, testigos (si los hay) y cualquier evidencia que respalde los hechos. Cuanto más específica sea la descripción, más sólida será la carta como antecedente laboral.
- Norma o disposición infringida: Debe indicarse expresamente qué artículo del reglamento interno, del contrato de trabajo o del Código del Trabajo fue incumplido. Esto sustenta legalmente la medida disciplinaria.
- Sanción aplicada: Indicar claramente que se trata de una amonestación escrita que quedará registrada en el expediente del trabajador.
- Advertencia de consecuencias: Un error frecuente es omitir esta parte. La carta debe advertir expresamente que, de reiterarse la conducta infractora o de no producirse una mejora sustancial, se aplicarán medidas disciplinarias más severas, que pueden incluir la suspensión temporal, la multa o incluso el despido conforme al artículo 160 del Código del Trabajo.
- Firma y recepción: La carta debe ser firmada por el representante de la empresa (generalmente el área de Recursos Humanos o el empleador directo) y entregada al trabajador para su firma de recepción. Si el empleado rechaza firmar la carta, es importante dejar constancia de ello por escrito, ya sea en el mismo documento o mediante un acta anexa firmada por un testigo.
Ejemplo de carta de amonestación
A continuación, un ejemplo de carta de amonestación que puede servir como referencia para el departamento de recursos humanos:
[Ciudad], [Fecha]
Señor/a [Nombre completo del trabajador] [Cargo] [Nombre de la empresa]
Por medio de la presente, y en conformidad con lo establecido en el artículo [N°] del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de esta empresa, le comunicamos que con fecha [DD/MM/AAAA], a las [hora], usted incurrió en [descripción específica de la falta: por ejemplo, ausencia injustificada al puesto de trabajo sin previo aviso a su jefatura directa, contraviniendo lo dispuesto en el artículo [N°] del reglamento interno].
Lo anterior fue constatado por [nombre del supervisor o testigo], quedando debida constancia de los hechos.
En virtud de lo anterior, esta empresa le aplica una amonestación escrita, la cual quedará incorporada en su expediente laboral.
Se le advierte que, en caso de reincidencia o de no producirse una mejora en su comportamiento, esta empresa se reserva el derecho de aplicar medidas disciplinarias más severas, incluyendo las previstas en el artículo 160 del Código del Trabajo.
Se le insta a cumplir íntegramente con sus obligaciones laborales y a actuar en conformidad con las normas de este reglamento interno.
Firma empleador o representante: _______________________
Firma trabajador (en señal de recepción): _______________________
En caso de negativa a firmar: se deja constancia de que la carta fue entregada personalmente con fecha [DD/MM/AAAA] en presencia de [nombre del testigo].
¿Cómo emitir una carta de amonestación paso a paso?
Recapitulando en clave operativa, así puedes estructurar tu propio sistema para emitir una carta de amonestación:
- Verifica que cuentas con un reglamento interno actualizado y conocido por los trabajadores, donde estén definidas las sanciones, el procedimiento disciplinario de amonestación y las obligaciones de cada cargo.
- Confirma que la conducta observada encaja en una de las faltas descritas en el reglamento o en el contrato de trabajo y que existe base normativa para sancionar.
- Reúne evidencia de los hechos (registro de control de asistencia, correos, reportes de desempeño, informes de seguridad, testimonios).
- Define si corresponde una amonestación verbal o una carta de amonestación por escrito, considerando la gravedad, la frecuencia y el historial del trabajador.
- Redacta la carta incluyendo todos los elementos de una carta de amonestación: datos, hechos, normas infringidas, sanción, advertencia.
- Entrega la carta al colaborador y deja constancia de su recepción, aún cuando no quiera firmar.
- Registra el documento en el expediente laboral y actualiza tu sistema de RRHH o software de nómina, de modo que el historial disciplinario quede disponible para futuras decisiones.
Consejos para escribir una amonestación correctamente
El departamento de recursos humanos debe tener presente algunas recomendaciones al momento de redactar y aplicar este tipo de documento:
- Actúa oportunamente. La amonestación debe emitirse lo más cerca posible al momento en que ocurrió la falta. Dejar pasar mucho tiempo debilita su valor como antecedente.
- Sé específico y objetivo. Describe los hechos tal como ocurrieron, sin interpretaciones subjetivas. Evita adjetivos valorativos sobre el carácter del trabajador y enfócate en las conductas concretas.
- Conserva los respaldos. Guarda copia de la carta firmada, del acta de entrega (si aplica) y de cualquier evidencia que sustente los hechos. Estos documentos forman parte del historial laboral del colaborador y pueden ser determinantes en un eventual proceso ante la DT o los tribunales.
- Respeta el principio de proporcionalidad. La sanción debe ser adecuada a la gravedad de la infracción. Aplicar una carta de amonestación escrita por una falta menor que debió resolverse con una conversación puede ser contraproducente para el ambiente laboral.
- Verifica el reglamento interno. Antes de emitir cualquier carta de amonestación, confirma que la conducta que se va a sancionar esté contemplada como causal en el reglamento de orden, higiene y seguridad de tu empresa.
Mantener los documentos laborales organizados y actualizados es parte de una gestión de personas ordenada.
¿Cuántas cartas de amonestación se necesitan para despedir a un trabajador?
Esta es una de las preguntas más frecuentes tanto para empleadores como para trabajadores. El Código del Trabajo chileno no establece ningún número de cartas como requisito previo ni como causal de despido.
Lo que realmente determina si un despido es procedente no es la cantidad de amonestaciones acumuladas, sino la gravedad de la falta y su reiteración.
El artículo 160 del Código del Trabajo contempla causales de término inmediato del contrato, como el incumplimiento grave de las obligaciones laborales, y lo que los tribunales evalúan es si la conducta del trabajador justifica esa medida, con independencia de cuántas cartas haya recibido antes.
Dicho esto, las cartas de amonestación sí cumplen un rol importante: son antecedente y prueba.
Si un trabajador ha sido formalmente advertido por escrito sobre una conducta y la repite, ese historial documentado fortalece la posición del empleador al momento de fundamentar un despido.
En ese sentido, no es el número lo que importa, sino que quede demostrado que la empresa actuó con transparencia, advirtió las consecuencias y el colaborador persistió en la infracción.
En términos prácticos, cuanto más documentado esté el historial de incumplimientos, más sólida será la causal de despido.
Por eso, las cartas de amonestación cumplen también una función probatoria importante para el empleador.
Si la situación llega al punto del término de la relación laboral, te recomendamos el artículo sobre causales de despido sin indemnización.
El rol de los Recursos Humanos y la tecnología en la gestión disciplinaria
El área de Recursos Humanos tiene un papel central en la correcta aplicación del procedimiento disciplinario de amonestación: desde verificar que el reglamento interno esté actualizado, hasta redactar la carta, coordinar su entrega y archivar los respaldos correspondientes.
En empresas con varios colaboradores, llevar un control ordenado de los expedientes laborales, los contratos, los documentos de recepción y las cartas de amonestación puede volverse una tarea compleja si se hace de forma manual.
Soluciones como el Software de Remuneraciones de Nubox permiten centralizar la gestión de documentos laborales, emitir contratos y finiquitos electrónicos, y mantener el historial de cada funcionario organizado y accesible, facilitando el trabajo del departamento de RRHH y reduciendo el riesgo de errores que podrían tener consecuencias legales.
Preguntas frecuentes sobre la carta de amonestación
¿Cómo se envía una carta de amonestación?
La carta de amonestación puede entregarse de dos formas: personalmente al trabajador en su lugar de trabajo, dejando constancia de la fecha y solicitando su firma de recepción, o mediante carta certificada enviada al domicilio que el colaborador tiene registrado en su contrato de trabajo. La entrega personal es la opción más recomendable porque garantiza que el trabajador recibe el documento de inmediato y permite registrar su reacción ante la notificación. Si el trabajador se niega a firmar, se debe dejar constancia de ello en la misma carta o en un acta anexa, idealmente con la presencia de un testigo.
¿El trabajador está obligado a firmar una carta de amonestación?
No. La firma del trabajador es voluntaria y solo acredita la recepción del documento, no la aceptación de los hechos. El colaborador puede firmar con la leyenda "recibo conforme, sin aceptar los hechos descritos". Si se niega a firmar, la empresa debe dejar constancia de ello con un testigo.
¿Cuánto tiempo permanece una carta de amonestación en el expediente del trabajador?
La legislación chilena no establece un plazo de caducidad para las cartas de amonestación en el expediente laboral. Sin embargo, su relevancia como antecedente disminuye si han transcurrido muchos meses desde que fue emitida y no ha habido reincidencia.
Aplicar la carta de amonestación correctamente, respetando el marco legal del Código del Trabajo y los procedimientos establecidos en el reglamento interno de orden higiene y seguridad, es esencial para que tenga validez y cumpla su propósito.
Si eres dueño de negocio o trabajas en RRHH, asegúrate de tener un reglamento interno actualizado, de actuar con proporcionalidad y oportunidad al aplicar sanciones, y de conservar siempre los respaldos documentales necesarios.
Una gestión disciplinaria bien ejecutada no solo protege a la empresa: también contribuye a construir un ambiente laboral más justo y transparente para todos.
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